Sept postes à digitaliser dans votre direction financière
Tout le monde n'a pas vécu la généralisation du télétravail de la même façon. Surtout les directions administratives et financières (DAF), qui, au premier confinement, se sont retrouvées avec des outils pas toujours adaptés. Soit parce qu'ils n'étaient pas disponibles dans le cloud, soit parce qu'ils nécessitent tout de même des processus manuels. Dans l'étude "Priorités du directeur financier en 2021" de PwC, 33% des DAF indiquent que la principale difficulté de la mise en place du télétravail est liée au manque de digitalisation de leurs processus. D'après une étude du cabinet Bearing Point publiée fin 2020, les directeurs financiers français évaluent leur maturité digitale à seulement 4,6/10.
Il existe pourtant aujourd'hui tout une myriade d'outils qui permettent d'automatiser de nombreuses taches de la direction financière, et in fine, de lui redonner un rôle plus stratégique au sein de l'entreprise. Le JDN a dressé une liste non exhaustive des process qui peuvent être simplifiés et des solutions innovantes correspondantes (Cliquez sur un logo pour vous rendre sur le site de la solution).
Le paiement fournisseur
Le problème : Payer quelqu'un, ça semble simple. Mais pas dans le monde des entreprises. Entre la forte utilisation des chèques, le rapprochement de la facture ou encore la (longue) chaîne de validation d'un paiement, on est bien loin du paiement en un clic, popularisé par Amazon.
Les solutions : Des plateformes qui permettent de régler en quelques clics en carte bancaire, virement ou prélèvement. Dans certains cas, il n'est même pas demandé de fournir un Iban, un simple mail suffit. Des intégrations avec de gros logiciels comptables comme Sage, Quickbooks ou encore Xero sont souvent disponibles.
Le recouvrement des factures
Le problème : Réclamer de l'argent à son client n'est jamais très agréable. Sans compter que si c'est mal fait, vous prenez le risque de briser la relation avec votre client. Le recouvrement de créances prend du temps, surtout si vous avez beaucoup de réclamations à effectuer, mais permet de récupérer du chiffre d'affaires, et donc d'améliorer votre trésorerie.
Les solutions : Il existe des logiciels de relance depuis la nuit des temps informatiques. Pour résumer, ils envoient des relances automatisées via le canal le plus approprié, et, ce au bon moment. Au fil du temps, les solutions ont ajouté des modules de scoring prédictif du comportement d'un client, des rapports de solvabilité ou encore du paiement. Le JDN a d'ailleurs publié un comparatif des start-up spécialisées dans le recouvrement de factures.
La gestion des dépenses professionnelles
Le problème : Faire circuler la carte bancaire d'une entreprise de mains en mains, en voilà une très mauvaise idée. Entre les risques de perte, de vol ou de piratage, vous allez être servis. Et impossible de savoir qui utilise la carte bancaire. Mais le contraire est aussi extrême : mettre la carte bancaire dans les mains d'un seul responsable équivaut à créer un poste dédié, qui consisterait principalement à saisir des montants.
Les solutions : Des applications (mobiles et desktop) permettent de mettre à disposition des cartes physiques et virtuelles aux salariés qui ont besoin d'effectuer des dépenses. Il est possible de personnaliser les cartes (montants plafonnés par exemple) et de mettre en place des processus de validation des dépenses. Le tout est souvent agrégé sur un tableau de bord en temps réel et exportable vers un logiciel comptable.
La gestion de la trésorerie
Le problème : Les logiciels de gestion de trésorerie ne sont évidemment pas nouveaux. On trouve des fonctions dédiées au sein de tous les progiciels de gestion intégrés (ERP). Mais ces grosses machines peuvent être difficile à installer et appréhender. Peu ergonomiques et pas à jour, ils ne permettent pas vraiment de réaliser des budgets prévisionnels précis.
Les solutions : Les nouveaux outils permettent de se connecter à ses comptes bancaires pour savoir en temps réel où en est sa trésorerie. Grâce à ce temps réel, il est également possible de définir des catégories d'encaissement et de décaissement, effectuer des rapprochements bancaires automatiques et ainsi mieux prévoir sa trésorerie. Ils s'installent très facilement et permettent de prendre des décisions en un clin d'œil.
La vérification des virements
Le problème : La fraude au virement bancaire est un fléau qui s'est intensifié avec la généralisation du télétravail. Vous pensez régler un fournisseur, qui a indiqué avoir changé de RIB, mais c'est en réalité un arnaqueur. Pour éviter de tomber dans le panneau, il est difficile de vérifier les coordonnées bancaires de tous vos fournisseurs manuellement, sans faire d'erreur.
Les solutions : Quelques jeunes sociétés spécialisées sur ce domaine permettent de contrôler en quelques minutes l'ensemble des données bancaires de fournisseurs et de détecter les éventuelles erreurs et anomalies. Ce qui permet de nettoyer dans le même temps régulièrement sa base fournisseurs. Tous les membres d'une équipe peuvent tout contrôler au sein d'une même interface
Le reporting financier
Le problème : Quand on parle de reporting, on pense souvent à Excel et à tous les tableaux qu'il faut croiser, interpréter et harmoniser pour faire ressortir les données. Au final, beaucoup de reporting manuel qui fait perdre du temps et augmente les risques d'erreur. Sans compter qu'avec la multiplication des sources d'informations, il devient de plus en plus difficile de tout centraliser.
Les solutions : De nouveaux outils permettent d'extraire et de centraliser toutes les données nécessaires en quelques minutes voire secondes, ce qui alimente automatiquement les rapports (états financiers mensuels, rapports annuels…). Le résultat est très dynamique. A noter que ces solutions s'intègrent souvent à Microsoft Office (et donc Excel).
Audit et contrôle comptable
Le problème : Les erreurs comptables peuvent coûter très chères. Faire appel à un cabinet d'audit externe, aussi. Mais ce poste de dépenses est indispensable puisque la loi Sapin 2 oblige les entreprises à mettre en œuvre un dispositif de contrôle comptable pour lutter contre la fraude.
Les solutions : Plusieurs solutions permettent de détecter en continu les erreurs dans les comptes d'une entreprise et de les corriger avant la clôture des comptes, quel que soit son ERP ou son logiciel comptable. Elles sont aussi valables pour les sociétés qui ont des filiales et comparent les résultats de plusieurs entités. Outre les données comptables, elles peuvent aussi s'alimenter de données analytiques afin d'affiner les analyses.
Rappel : lorsque vous cliquez sur un logo, vous êtes redirigé directement vers le site de la solution en question.