Périscolaire : c'est l'heure de la digitalisation
Selon le nombre d'administrés, certaines mairies et collectivités n'ont pas eu d'autres choix que de digitaliser les inscriptions aux temps périscolaires. Au contraire, d'autres collectivités continuent de les traiter en format papier.
Simplifier les démarches d’inscriptions
Aujourd’hui, les collectivités veulent simplifier les démarches d’inscriptions, et ce, pour répondre à plusieurs objectifs. Tout d’abord, centraliser l’envoi et la réception des dossiers sur un seul et unique canal, afin de limiter la perte d’informations. Puis, éviter les déplacements et pertes de temps pour les parents. Les horaires d’ouverture du secrétariat sont très contraignants pour les administrés. Enfin, simplifier le paiement. Les paiements par chèque et/ou espèces constituent une procédure à part entière et du temps de gestion de la part des agents. Par ailleurs, cette volonté qui émerge de la part des collectivités est soumise à une contrainte légale. En 2021, le Trésor Public impose que toutes les collectivités, doté d’un service périscolaire ou extrascolaire, mettent en place un service de paiement dématérialisé.
Dématérialiser les inscriptions aux prestations
Conscients de ces challenges, les éditeurs de logiciels ont développé des "Portails Famille" sous forme d’outils digitaux aux multiples facettes. En premier lieu, il s’agit d’un outil de réservation et de paiement en ligne. Les administrés disposent d’un espace privilégié pour consulter les disponibilités, inscrire leurs enfants aux créneaux souhaités ainsi que réaliser leur paiement par carte bancaire. En somme, cela ressemble fortement au site de réservation en ligne du e-commerce, appliqué au domaine de la prestation de service.
En second lieu, le Portail Famille est un outil d’échanges entre les collectivités et les administrés. En effet, en plus des inscriptions aux activités, le portail permet le stockage de documents. D’un côté les parents gèrent directement les dépôts de documents nécessaires et autres renseignements sur l’espace en ligne : coordonnées, justificatifs d’absences, certificats médicaux, modifications de situation familiale, etc. De l’autre, la collectivité met à disposition de ses administrés des documents personnels type factures, informations génériques sur le fonctionnement du périscolaire, attestations, etc.
Unifier le processus d’inscription pour le plus grand confort des parents
Ces solutions digitales simplifient le processus des inscriptions aux activités périscolaires pour les collectivités et les administrés. Du côté des collectivités, le Portail Famille est un outil structurant. En centralisant toutes les inscriptions et paiements sur un seul et même canal, ce type d’outil représente un gain de temps considérable. De plus, un portail famille étant totalement automatisé, il impose une rigueur aux administrés. Par exemple, les délais d’inscriptions fixés à l’avance doivent être respectés.
En termes de communication, avec le stockage des documents en ligne, la collectivité améliore la traçabilité des échanges avec les parents. Les relations sont simplifiées. Du côté des parents, le confort est énorme. Ils ne dépendent plus des horaires d’ouverture du secrétariat et réalisent toutes leurs opérations à distance. Ils connaissent exactement les places disponibles au périscolaire et peuvent s’adapter en fonction. La dématérialisation permet de réaliser l’inscription et le paiement par carte bancaire en une seule fois. Oublier les longs échanges de mails, les déplacements en vain, car il y a un document manquant, la réalisation de chèque ou le retrait d’espèce. Quel gain de temps !