Conférer une valeur probatoire à une image numérique sera le véritable « accélérateur » de la dématérialisation
Les marchés de la dématérialisation et de l’archivage électronique sont en pleine expansion dans les entreprises et les collectivités locales. Ce développement s’explique par l'arrivée de la génération Y et par le déploiement de nombreux services de confiance numérique.
La majorité des documents numériques sont ceux qui traitent des
relations entre l’entreprise et son écosystème.
Ils doivent faire l’objet d’une conservation durable parce qu’ils « engagent » l’entreprise. C’est ce que l’on appelle des
« documents de gestion »
qui concernent la gestion financière (factures, bons de commande, etc.), les
ressources humaines (e-bulletins de paie, contrats de travail, mise à disposition
de personnel intérimaire, etc.) ou encore les relations contractuelles.
Les secteurs qui ont mis en place les premiers des
solutions de dématérialisation et d’archivage sont, au sens large, le commerce,
la distribution et le secteur banque/assurance. On constate également que les
TPE/PME commencent sérieusement à s’y ouvrir, notamment grâce à la nouvelle
vague du « cloud computing » et aux solutions techniques déployées qui ne leur étaient pas
accessibles jusqu’à présent.
Plus de manipulation de document,
d’impression, de mise sous pli ou encore d’affranchissement : les
processus de dématérialisation et d’archivage permettent indéniablement de
faire des économies, de se libérer de certaines tâches administratives et
d’offrir une qualité de service renforcée.
À titre d’exemple, la ville de Paris, qui a commencé à dématérialiser ses
pièces justificatives de dépenses en septembre dernier, a divisé par 2 son
volume de photocopies. Quant au temps de traitement d’un dossier qui était en
général de 2 semaines, il est passé à moins de 6 jours !
À ce propos,
l’enquête réalisée par le cabinet Arthur D. Little révélait que 80 % des coûts
de traitement d’une facture sont dus à des process réalisés par du personnel,
la mise en place de processus de dématérialisation et d’archivage permettant de
diviser au moins par 2 ce pourcentage.
L’entreprise ou la
collectivité ont le choix pour dématérialiser, internaliser ou externaliser un
service de confiance. En externalisant, elles
pourront faire des économies grâce à la mutualisation des coûts. En effet,
elles partagent avec d’autres utilisateurs les coûts d’exploitation de la
plateforme. Il en est de même pour l’archivage : elles pourront faire appel à
un tiers de confiance archiveur.
En fin de cycle, le tiers de
confiance archiveur garantit une valeur probante aux documents confiés : l’utilisateur est ainsi assuré qu’il ne pourront
être modifiés. De plus, le coffre-fort électronique va garantir l’intégrité, la
confidentialité, la disponibilité en ligne et une durée de conservation intègre
grâce aux différents moyens techniques mis en place : horodatage, calcul
d’empreinte, scellement et indexation.
Paradoxalement, il est plus
facile d’apporter des éléments de preuve sur un document électronique que sur
un document papier. En effet, on ne connaît jamais de source sûre celui qui est
à l’origine de ce dernier, alors qu’il existe un certificat que l’on nomme
« signature électronique »
permettant d’authentifier de manière certaine l’auteur d’un document
électronique archivé.
Afin que les marchés de la
dématérialisation et de l’archivage poursuivent leur développement, il faudrait renforcer l’accès des TPE/PME
et petites collectivités aux différents services de dématérialisation, et
généraliser cet usage dans les autres types de structures.
Au niveau
jurisprudentiel, il faudrait donner la même valeur à un document numérisé qu’à
un document natif électronique, à la condition qu’on y applique le même niveau
de sécurité. Conférer une valeur probatoire à une image numérique sera dès lors
le véritable « accélérateur » de ces marchés.