Qui achète les séminaires d’entreprise ?

Il existe deux familles d’acheteurs de séminaires : l’acheteur dont c’est le métier et l’assistant de direction.

Le premier, chargé de l’achat des matières premières de l’entreprise, a notamment pour mission d’acheter son séminaire. Il est sensible au prix et attend un devis précis sur lequel il n’y aura pas, ou quasiment pas, de facturation en supplément. Il se divise lui-même en deux catégories : l’acheteur dans l’industrie du service, qui a souvent un budget à ne pas dépasser et qu’on orientera souvent vers un forfait all inclusive comprenant les nécessités de base d’un séminaire, avec un peu de superflu (canapés, cocktails, open-bar), et celui dans l’achat de produits ou de matières.
Pour ce dernier, acheter du séminaire est plus difficile. Son interlocuteur du lieu de séminaire va lui proposer un budget à bas coût comprenant les nécessités de base d’un séminaire, et agrémentera avec une proposition à tiroirs avec des options supplémentaires au choix (champagne, salles de sous-commission intégrées, menus plus élaborés).
La seconde famille d’acheteurs, ce sont les assistants de direction, chargés par leur Président d’organiser le séminaire. Cette mission leur est confiée car ils connaissent bien leur Président et vont choisir le séminaire en fonction de ses attentes. Ceux-ci ont besoin d’être rassurés et accompagnés pour faire leur achat, en particulier sur des questions davantage d’ordre anecdotique, comme l’emplacement de la chambre du Président à l’écart et au calme, plutôt que sur des points essentiels comme la salle, le matériel ou encore les horaires.
Aujourd’hui, il existe deux grands types de séminaires : les séminaires institutionnels pour lesquels les dates sont précises et la réservation se fait longtemps à l’avance, et la réunion réactive à une problématique donnée à l’entreprise, qui nécessite un séminaire à la dernière minute. Ce dernier est un nouveau phénomène croissant, et les acheteurs sont donc de plus en plus amenés à acheter un séminaire pour les dix ou quinze jours. 
Le lieu de séminaire va s’assurer de bien accompagner l’acheteur en lui demandant ce qui est essentiel pour son entreprise : le lieu, l’ambiance, l’espace, la présence de vert, les activités de team building…
Il va ensuite se renseigner sur les collaborateurs : l’âge moyen, le sexe, les envies, plutôt culturel, plutôt sportif. Il faut en effet avoir bien mesuré le public pour que le lieu choisi soit en adéquation avec les attentes : une entreprise étrangère qui arrive en France souhaitera aller à Paris, et non à la campagne, et des collaborateurs citadins auront plaisir d’être au vert pour se retrouver et se ressourcer.

Un autre critère à prendre en compte : le ou les messages à faire passer pendant le séminaire. Il ne doit pas en avoir trop d’un coup, deux maximum au risque de ne rien retenir du séminaire, quitte à refaire un séminaire plus tard dans l’année avec d’autres messages. Pour les séminaires de type lancements de produits, l’important sera de choisir un lieu de séminaire qui mette le plus le produit en avant, et propose une manière originale de le montrer. Le choix de la date et la durée du séjour est un point important.
Il faut toujours garder à l’idée qu’un séminaire qui n’est que travail ne portera pas ses fruits.
Un minimum de détente est primordial : activités de team building pour souder et motiver les équipes, ou simplement 2 heures d’open bar sur un thème défini ou une partie de jeu de société. Il est intéressant de choisir son activité en fonction du secteur de l’entreprise et des collaborateurs. L’activité sera ainsi plutôt physique si le public est jeune, plutôt sur de la réflexion intellectuelle ou artistique si l’entreprise est un cabinet d’architecture ou une banque. 48H de séminaire est donc la durée minimum conseillée.
Pour ce qui est du choix du jour, l’idéal est en début ou fin de semaine : du lundi au mercredi ou du mercredi au vendredi. Faire son séminaire un mercredi une journée coupe souvent la semaine de l’hôtelier, qui risque de faire payer la semaine entière. Commencer son séminaire le dimanche en fin d’après-midi peut être positif pour être bien opérationnel le lundi, mais c’est une pratique encore surtout anglo-saxonne et peu latine. Les séminaires le samedi sont quant à eux plutôt liés à de l’incentive, du séminaire récompense : après avoir travaillé le jeudi et vendredi, on réserve de la journée du samedi à des activités de détente, et c’est souvent le cas à la belle saison. Avoir des dates souples permet souvent d’obtenir des conditions tarifaires intéressantes car l’hôtelier peut proposer à l’organisateur une période creuse pour lui, à moindre coût.
Enfin, dernier point à considérer lors de l’achat d’un séminaire, anticiper les annulations de certains collaborateurs, phénomène fréquent, en sous-évaluant le nombre de réservations. Si le nombre de chambres réservées est inférieur au nombre de personnes, il sera toujours possible soit de trouver une chambre disponible dans le lieu, soit de loger la ou les personnes sans chambre à proximité.
Cela permet de contenir le budget et payer le moins de frais d’annulation possible.