Comment bien organiser les congés payés de vos salariés ?

Pour un dirigeant d’une petite entreprise, l’arrivée de l’été et des beaux jours s’accompagnent souvent d’une problématique délicate : organiser les départs en congés payés des salariés. 

A défaut d’accord conventionnel stipulant le contraire, le choix des dates de départ en congé revient à l’employeur. Il doit néanmoins prendre en compte le droit à la santé ainsi qu’au respect de la vie familiale d’un travailleur. Cela peut s’avérer délicat, notamment en période estivale, lorsqu’une grande partie des salariés d’une TPE ou d’une petite PME souhaite partir en vacances au même moment.

Un salarié, qu’il soit en CDD ou en CDI, à temps plein ou à temps partiel, quel que soit son secteur d’activité, a le droit à des jours de congé payé, sous réserve de l’accord préalable de son employeur. Le calcul est simple : un travailleur se voit octroyer 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail, ce qui correspond à 30 jours ouvrables, soit 5 semaines par an. 

Des dérogations sont possibles dans la convention collective, mais uniquement dans un sens qui serait plus favorable au travailleur : le salarié peut avoir plus de congés payés que ce que prévoit la loi, mais pas moins.

Afin d’avoir le droit de prendre des congés payés au cours d’une année donnée, un salarié doit cependant avoir travaillé pendant un minimum d’un mois durant la période de référence, qui s’étend, sauf stipulation contraire dans la convention collective, du 1er juin de l’année N-1 au 31 mai de l’année N. Autrement dit, un salarié embauché le 1er février 2016 aura effectué deux mois de travail, ce qui correspond à cinq jours de congés qu’il pourra prendre pendant la période du 1er juin 2016 au 31 mai 2017.

S’agissant des stagiaires, une convention de stage de plus de deux mois doit, depuis 2014, obligatoirement inclure une période de congé, même s’il n’y a aucune obligation de rémunération des congés pris par un stagiaire. Pour plus d’informations sur la nouvelle réglementation du contrat de stage, cliquez ici.

Un chef d'entreprise peut tout à fait refuser la demande de congé d’un salarié, dès lors que vous avez une raison valable (par exemple, la réception d’une commande exceptionnelle), mais le salarié devra être en mesure de prendre ses 5 semaines dans l’année. 

Sauf si la convention collective prévoit des règles spécifiques en la matière, vous pouvez déterminer vous-même les périodes durant lesquelles vos salariés pourront prendre leurs congés. Seule contrainte : les salariés doivent prendre leur congé principal, c’est-à-dire entre 12 et 24 jours ouvrables, pendant la période du 1er mai au 31 octobre. 

 

Dans l’hypothèse spécifique d’un salarié qui a décidé de quitter l’entreprise, vous ne pouvez pas vous opposer à ce qu’il prenne un congé payé dont les dates ont été fixées avant son préavis de démission ou sa demande de rupture conventionnelle. En revanche, vous n’avez pas d’obligation d’accepter une demande de congé postérieure au préavis.

Il est possible, si l’entreprise ferme durant une certaine période, d’imposer à ses salariés de prendre leur congé principal. 

Si un salarié n’a pas travaillé assez longtemps au sein de la société de sorte qu’il n’a pas cumulé assez de jours de congé pour couvrir la période de fermeture, il pourra être éligible au chômage partiel. A titre d’exemple, si vous avez embauché un salarié le 1er avril et que votre entreprise ferme entre le 1er et le 15 août, ses quatre mois d’ancienneté ne lui permettront d’acquérir que 10 jours de congé sur les 15 jours de fermeture.

Un départ groupé en congés payés peut nécessiter une réorganisation temporaire de l’organisation de l’entreprise, de manière à assurer la continuité de l’activité. Il est dans ce cadre possible d’embaucher un ou plusieurs salariés dans le cadre d’un CDD ou de missions d’intérim pendant la durée des absences.