5 règles d'or pour collaborer efficacement avec des freelances

Le freelancing explose en France depuis 2 ans. Il est essentiel pour les les organisations d'adapter leurs règles internes pour retirer tous les bénéfices d'une telle collaboration.

Alors que la tendance était déjà bien présente en France avant la pandémie, le freelancing explose depuis 2 ans. Ils sont aujourd’hui 1,2 million dans notre pays, un chiffre qui a progressé ces dernières années, avec 110 % de nouveaux indépendants en 10 ans. Pour les entreprises qui peinent à recruter des compétences clés, notamment Tech & data, le recours à ces prestataires externes représente une aubaine. Travailler avec un freelance, c’est gagner en expertise et en agilité. Cela peut aussi avoir un impact extrêmement positif sur l’organisation, car son arrivée s’accompagne souvent de nouvelles idées et méthodes, qui vont venir enrichir la culture de l’entreprise. Mais parce que les meilleurs sont aussi les plus demandés, il est essentiel pour les organisations d’adapter leurs règles internes pour retirer tous les bénéfices d’une telle collaboration.

Règle n°1 : déterminer clairement ses besoins

Si engager un freelance pour une mission peut sembler une excellente idée, il faudra bien s’assurer au préalable que cela répond à un besoin temporaire et clairement exprimé. Pour cela, l’entreprise prendra soin de rédiger un cahier des charges dans lequel le projet sera détaillé, précisant le budget à allouer à la mission. Tout cela définira la recherche du candidat idéal et posera les sujets de négociation, dès le premier contact. 

Règle n°2 : ne pas négliger les soft skills

Intégrer un freelance, c’est d’abord faire appel à une expertise pointue, que l’on ne maîtrise pas toujours en interne. S’entourer d’experts pour valider les compétences techniques attendues, pourra dès lors être utile. Par ailleurs, si l’embauche d’un freelance trouve moins d’enjeux dans la validation des compétences émotionnelles, les fameuses soft skills, celles-ci ne doivent cependant pas être négligées. Un freelance va travailler parfois pendant plusieurs mois avec les équipes internes. Il doit donc être challengé sur ses soft skills, afin de s’assurer que son profil est compatible avec la culture de l’entreprise. 

Règle n°3 : poser les bases d’une collaboration efficace

Popularisé ces dernières années, le onboarding, qui consiste à accompagner l’arrivée d’un nouveau collaborateur, est trop souvent négligé lors de l’intégration d’un freelance. Cette étape se révèle pourtant cruciale dans la réussite d’un projet, puisqu’elle va permettre à l’indépendant d’être plus confiant vis-à-vis de sa nouvelle mission, mais aussi de s’intégrer plus rapidement aux équipes en place. Ce processus commence en amont de la mission, avec les formalités contractuelles à prévoir. Elle se poursuit, juste avant l’arrivée du freelance, avec l’information aux équipes et la préparation du matériel qui sera mis à sa disposition. Planning, briefing et documentation technique lui seront distribués dès son arrivée. Les jours suivants, le manager organisera un entretien individuel avec le freelance pour fixer les objectifs et s’assurer que le début de la mission se déroule bien. Enfin, tout au long de cette phase, le freelance sera encouragé à poser un maximum de questions, afin de s’assurer qu’il a toutes les cartes en main pour mener à bien son projet.

Règle n°4 : impliquer le freelance dans la vie de l’entreprise

Il n’est pas rare de constater que beaucoup d’entreprises n’ont pas les codes ou la structure interne adaptés aux méthodes de travail d’un freelance, ce qui génère parfois des frustrations. Le processus d’intégration des freelances doit être renforcé grâce à des points réguliers et à une communication bien rythmée, sans oublier de les intégrer à la vie collective de l’entreprise. Plus il se sentira intégré, plus grande sera son implication. La collaboration devra nécessairement être inscrite dans une démarche co-créative plutôt que sous l’angle d’une simple prestation. Cette relation a tout du partenariat, qui s’inscrit dans un temps plus ou moins long. Il est donc crucial de proposer au freelance d’assister aux réunions d’équipe et de prendre part aux décisions rendues. Et bien sûr, parce que recruter un freelance, c’est mobiliser des compétences techniques spécifiques, il faudra lui faire confiance dès le départ, et le laisser s’organiser comme il en a l’habitude, sans oublier de lui fournir des instructions claires et compréhensibles. 

Règle n°5 : le offboarding pour écrire la suite de l’histoire

En opposition à l’onboarding, le offboarding marque la fin de la mission et accompagne le départ du freelance. Cette étape est tout aussi stratégique que la première, surtout si l’on envisage une future collaboration. C’est aussi une phase de transition qui facilite l’intégration d’un éventuel remplaçant. 7 étapes clés devront être traitées : l’information du départ du consultant au reste des équipes ; la valorisation du travail effectué et les remerciements ; l’organisation et la gestion de la passation ; la récupération d’un feedback constructif ; la clôture des aspects pratiques et administratifs. 

On l’aura compris, travailler avec un freelance nécessite pour l’entreprise d’adapter ses méthodologies de recrutement, de on et de offboarding, mais aussi de prendre en considération les particularités de ces travailleurs indépendants. La communication et l’esprit de collaboration seront les bases d’un travail fructueux et d’une relation de confiance.