Dématérialisation des appels d’offres: de la théorie à la pratique

De nouveaux dispositifs encadrent petit à petit la réponse aux appels d’offres ouverte aujourd’hui à la dématérialisation. Mais la procédure reste encore à apprivoiser pour nombre d’acteurs du marché.

La législation française a rendu possible la dématérialisation des appels d’offres par l’encadrement d’un dispositif juridique adapté. Depuis le 1er janvier 2012, l’acheteur public a même l’obligation d'accepter les candidatures transmises par voie électronique pour les marché d’un montant supérieur à 90KE HT (décret n°2008-1334 du 17 décembre 2008 – article 64).
Mais si la mise en ligne et le retrait des appels d’offres par voie électronique entrent progressivement dans les mœurs, beaucoup d’entreprises sont encore réticentes à opter pour une réponse à candidature dématérialisée : le poids de la tradition et le manque de confiance en l’électronique ne valent pas un bon vieil accusé de réception de la poste. Certains dirigeants, dans la plupart de PME, ne veulent pas que leurs salariés usent de cette voie.
Pourtant, deux modes de transmission des réponses sont possibles et évidemment totalement fiables, plus mêmes que le traditionnel envoi ou dépôt physique des réponses aux appels d’offre car soumis à moins d’aléas : l’envoi par messagerie électronique ou via une plateforme adaptée, le mode opératoire reste le même quelque soit la transmission choisie.

Les avantages de la dématérialisation
Le recours à une plateforme spécialisée présente pourtant des avantages certains. C’est un exercice guidé et assisté assurant la transmission des réponses en toute sécurité : identification par certificat, signature électronique des documents, chiffrement des données, transfert du dossier et horodatage, réception d’une preuve de dépôt !
Les entreprises adhérant au système de dématérialisation disposent également d’un avantage concurrentiel : les offres déposées par les acheteurs sont immédiatement consultables en ligne. Mieux, les plateformes les plus performantes sont dotées de systèmes d’alerte permettant aux entreprises d’être informées presque instantanément de la publication d’appels d’offres en rapport avec leur secteur. Enfin, l’entreprise candidate s’exonère des frais d’envoi, transmet plus rapidement sa réponse et bénéficie d’une confidentialité accrue.
Encore une certaine réticence des entreprises. Cependant quelques contraintes freinent encore les candidats lorsqu’ils ne se heurtent pas aux réticences des acheteurs. Des obstacles auxquels ces derniers ne sont pas familiarisés. 
Ainsi, l’envoi électronique nécessite d’apprivoiser la procédure et d’appréhender toutes les étapes pour authentifier et sécuriser sa réponse. De plus, il est important de ne pas sous-estimer les détails de téléchargement des documents, souvent lourds. Entre autres subtilités, la réglementation en vigueur impose à l’entreprise de se munir d’un certificat électronique délivré par des organismes habilités et de signer électroniquement l’intégralité des documents envoyés. Des outils de signature sont maintenant intégrés à la plupart des plateformes de dématérialisation, sans quoi l’entreprise devra s’équiper elle même du logiciel ad hoc.

Un législateur facilitateur. La complexité apparente de la démarche et le flou entourant la question de la signature électronique ont empêché certaines entreprises de se porter candidates aux appels d’offre exigeant une réponse électronique. Pour faciliter les choses, la Direction des Affaires Juridiques a récemment ouvert un projet d’arrêté sur la signature électronique. Le projet vise à affirmer la liberté de choix d’un outil de signature, à la condition qu’il soit conforme aux normes et que soit fourni un moyen de vérification gratuit de la signature et du certificat.
Ne reste plus en suspens que la question de la dématérialisation complète du processus, puisqu’il est encore nécessaire aux acheteurs de re-matérialiser certains documents afin d’achever la procédure.