Le futur des environnements de travail

Au cours des dernières années, les entreprises ont modifié leur façon de concevoir l’espace de travail : les bureaux individuels sont devenus de grands « open spaces » et, chaque employé possède plusieurs équipements, alors qu’auparavant un téléphone et un bureau suffisaient.

La révolution mobile progresse et les entreprises cherchent à s’adapter aux évolutions technologiques dont les impacts sont considérables, modifiant radicalement la façon dont elles fonctionnent, sont gérées et gouvernées.
Les équipements, les applications mobiles et les services en Cloud sont autant de nouveaux défis à relever pour les équipes informatiques; ils représentent aussi une grande source de complications pour les équipes en question. Il faut se rendre à l’évidence : nous sommes en train de migrer d’une époque où l’informatique était rare et complexe à une ère où elle est omniprésente et simplifiée.
Les tendances globales comme le BYOD, la consumérisation de l’informatique et la mobilité modifient en profondeur les possibilités des employés et leurs attentes en termes d’espace de travail. Bientôt le BYOD ne sera plus une tendance mais sera devenu la norme que personne n’imaginera remettre en question.
C’est bel et bien cette frontière floue entre les technologies grand public et professionnelles qui façonne cette transformation. Les contours des espaces de travail sont de plus en plus poreux et à mesure que la virtualisation se démocratise, les employés ne sont plus cantonnés à leur seul bureau. L’employé moderne utilise son téléphone portable pour vérifier ses emails dans les transports pour aller travailler, son ordinateur portable au bureau et sa tablette pour les rendez-vous à l’extérieur.

Dans l’esprit de nombreux employés, un bureau physique n’est plus obligatoire

Les entreprises se doivent d’intégrer rapidement cette idée. Une nouvelle étude intitulée Le futur du travail : comment les entreprises peuvent-elles s’adapter et continuer à progresser dans les nouveaux environnements et modes de travail ? a révélé que 90 % des managers interrogés déclarent que leurs employés sont davantage productifs lorsque ceux-ci peuvent décider quand, où et comment travailler. Pour que les employés travaillent et collaborent correctement au quotidien, il convient de maîtriser comment et quand ils accèdent aux outils, aux applications et aux données pour remplir leur mission et apporter toute leur productivité à l’entreprise.
Les utilisateurs veulent pouvoir accéder à des ressources pertinentes via des appareils adaptés, et ce, à n’importe quel moment et de n’importe quel endroit. De la même façon, si  l’entreprise tarde à répondre, alors, les employés prendront d’eux-mêmes des initiatives.
Le rapport d’Unisys sur la consumérisation de l’informatique a montré que 17 % des employés sont prescripteurs des innovations technologiques, et que 71 % d’entre eux utilisent des applications non supportées pour communiquer avec les clients, les partenaires ou les fournisseurs.  Pour la sécurité de l’entreprise et la préservation de sa productivité maximale, les entreprises doivent gérer cette transition vers le télétravail plutôt que d’autoriser les employés à le faire par eux-mêmes.
Par exemple :

• Comment les employés échangent-ils ?
  
• Quel type d’informations s’échangent-ils ou devraient-ils pouvoir échanger ?
• Quel support doivent-ils recevoir ?
  
• Comment connecter les différents équipements ?
• A quels systèmes sont-ils autorisés à se connecter ?

Accélérer cette transition vers du travail « à la demande » est la mission intrinsèque  des systèmes en mode « Cloud », que ce soit à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. Les systèmes en « Cloud »permettent d’optimiser les mises à jour, le provisioning et la sécurité. Ils permettent également aux employés travaillant à distance d’avoir accès aux mêmes données et ressources disponibles que les collaborateurs basés sur site. La flexibilité apportée par le « Cloud » séduira à la fois particulièrement les entreprises payant des loyers de plus en plus élevés mais aussi également les collaborateurs, issus de la « génération Y » et bientôt de la  « génération Z », toujours plus au fait des nouvelles technologies.
Cette tendance a accru la pression pesant sur les équipes informatiques : celles-ci doivent désormais supporter des utilisateurs disposant de nombreux moyens de partager l’information. L’informatique n’est plus uniquement un complément de l’entreprise, et ne peut plus se contenter d’apporter des services de support de base : elle est désormais intrinsèquement liée à l’expérience utilisateur et à la satisfaction globale des employés. Par conséquent, une approche unique et uniformisée n’est tout simplement plus envisageable. Pour répondre aux besoins spécifiques de certains secteurs de l’entreprise, ou de profils d’utilisateurs, il sera nécessaire de mettre en place des services virtualisés personnalisés. Ceci permettra ainsi d’assurer une productivité maximale à l’entreprise.

La personnalisation virtuelle est déjà une réalité dans les services partagés hautement évolutifs.
Les utilisateurs accèdent ainsi aux services de support technique de n’importe où et à n’importe quel moment. Ils bénéficient également d’analyses  statistiques intégrées et détaillées capables d’anticiper et de solutionner les problèmes, avant même qu’ils n’impactent l’utilisateur. Résultat : moins d’incidents, une résolution plus rapide et une productivité accrue, le tout grâce à une technologie avancée de supervision de l’expérience utilisateur.
Les avantages à laisser des employés ou des partenaires se connecter de façon plus productive vont au-delà de ce l’on peut imaginer. Cela peut notamment aider à mettre des produits plus rapidement sur le marché (permettre certains achats via le mobile plutôt que via un poste de travail standard peut considérablement accélérer les processus en éliminant l’attente de validation des approbateurs  lorsqu’ils ne sont pas au bureau), à proposer de nouveaux procédés aux collaborateurs (est-ce que je peux envoyer un document vers l’imprimante depuis mon téléphone à distance ?), et à mobiliser les bonnes personnes et le bon savoir-faire pour mettre en place de nouveaux projets (comment trouver, au sein de mon entreprise, des spécialistes avec lesquels je ne suis pas forcément en contact ?).

Prenons le concept même du bureau et du rôle qu’il est censé jouer. Son objectif initial était de créer un environnement dans lequel les employés peuvent  avoir accès aux ressources nécessaires à l’accomplissement de leur métier. Maintenant que les ressources (les technologies et les données) sont mobiles, l’environnement de travail doit faire de même. Ces dix dernières années, alors que les employés sont devenus de plus en plus mobiles, le bureau est resté largement statique. Malgré tout, ceci est en train de changer.
La société LiquidSpace qui loue, à l’heure, des bureaux dans le monde entier représente l’avenir.
La société considère le bureau comme une entité virtuelle, de la même façon que le Cloud, qui en est son pilier technologique. Il nous faut cependant retenir des leçons du passé.
Les évolutions passées de l’environnement professionnel, comme l’open space, n’ont pas toujours été synonymes de satisfaction pour les employés ou même d’augmentation de la productivité. La prochaine étape, l’espace de travail virtualisé, peut tout à fait rendre une entreprise plus agile, mais à la condition que les responsables informatiques en charge des solutions offertes aux employés (soit, en d’autres termes, de la productivité) comprennent la façon dont les employés utilisent leurs équipements et comment celle-ci évolue au cours de la journée, en fonction de leurs préférences, qu’ils utilisent un smartphone dans le train, une tablette pour un rendez-vous client ou un PC portable pour travailler de chez eux. 
Les bureaux du futur ne reposeront plus sur des coûts physiques (la location de locaux ou d’équipements) mais sur leur capacité à fonctionner dans un monde ultra-connecté, en permanence.
Ce modèle apportera un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle, et permettra ainsi aux employés de travailler de n’importe où, peu importe l’endroit, l’heure ou le dispositif utilisé.