La VDI soutient l’efficacité IT dans les universités

Comment les universités peuvent-elles délivrer les ressources IT nécessaires au meilleur coût pour satisfaire les exigences croissantes des étudiants ? Elles doivent améliorer l’efficacité et la rentabilité de leur infrastructure IT.

Les universités éprouvent de plus en plus de difficultés à maintenir leur budget IT tout en fournissant aux étudiants l’accès aux outils informatiques dont ils ont besoin pour réussir. Si la suppression de la ponction de 100 millions d’euros sur le budget universitaire de 2016 a été annoncée, celle-ci n’est pas suffisante pour combler les baisses de financement (gel des contributions de l’Etat depuis 2010) et couvrir les éventuels frais à venir, comme l’entretien des locaux, mais également faire face aux demandes croissantes d’inscriptions d’étudiants qui s’élevaient à 65 000 dossiers supplémentaires à la rentrée 2015.

Aujourd’hui, les départements IT des universités déplorent surtout le manque d’accès et de flexibilité. Les étudiants veulent pouvoir utiliser les applications spécifiques à leur formation sur un nombre croissant de terminaux déployés sur de vastes campus. Faire la queue pour utiliser un des PCs de la bibliothèque, un dispositif souvent rare et cher, frustre les étudiants et ce surtout quand les délais imposés sont serrés. De nombreux établissements optent donc désormais pour la virtualisation des postes de travail, également appelée VDI (Virtual Desktop Infrastructure). Les postes de travail des utilisateurs tournent alors dans une machine virtuelle hébergée sur un serveur dans le datacenter. Ce système économique présente de nombreux avantages pour les étudiants, les enseignants et les administrateurs.

Un fort potentiel en termes de confort et de mobilité

Avec la virtualisation des clients, l’IT devient accessible partout et sur n’importe quel terminal. Quand un étudiant se connecte à un ordinateur, le système est capable de lui fournir une sélection de logiciels et de services dont il a besoin en fonction de son rôle utilisateur. Les applications sont également utilisables sur des terminaux personnels, y compris les smartphones et les tablettes, assurant une mobilité maximum.

Ce système présente de nombreux bénéfices, telle que la récupération rapide des supports de cours pouvant être adaptés à distance et utilisés dans les amphithéâtres, pendant l’intercours par exemple, pour limiter les temps d’attente et la confusion. Etudiants et enseignants ont ainsi tous accès aux contenus où qu’ils se trouvent et sur le terminal de leur choix. 

Le confort et la flexibilité peuvent également s’étendre aux impressions en mode ‘follow-me’, complément idéal de l’accessibilité en tout lieu permise par la virtualisation des clients. Les étudiants et enseignants peuvent imprimer leur travail sur l’imprimante la plus proche, sécurisés par l’utilisation de cartes à puce qui les identifient.

Les équipes IT des universités sont confrontées à un autre problème : la nécessité d’intervenir sur des postes de travail au sein de campus immenses. La virtualisation induit le redéploiement de logiciels à distance depuis le datacenter et les outils de diagnostic intégrés facilitent les interventions de dépannage sur des appareils hors portée. Les temps d’arrêt sont réduits et les problèmes résolus plus rapidement, de même que la gestion des correctifs et le provisionnement dynamique des applications et des données utilisateurs, si bien que les appels au service d’assistance de moins en moins nombreux permettant au personnel IT de se consacrer à des tâches plus stratégiques. Les temps d’installation et de maintenance du matériel sont également réduits et les réductions de charges de travail du support continu peuvent atteindre 80%.

Les migrations vers de nouveaux systèmes d’exploitation, de Windows XP à Windows 7 ou de Windows 7 à Windows 10, peuvent poser d’énormes difficultés aux universités. Souvent, les établissements utilisent les applications spécialisées de petits développeurs qui vont mettre du temps à fournir des versions compatibles avec le nouveau système d’exploitation. Prenons l’exemple d’une université dont les logiciels spécialisés ne sont pas compatibles avec le nouveau système d’exploitation. Si les logiciels spécialisés imposés et celui de gestion des bâtiments indispensables pour le bon fonctionnement  de l’établissement sont incompatibles avec Windows 7, en optant pour la virtualisation, l’université peut déployer ces applications dans des environnements dédiés et isolés, ce qui lui permet de boucler sa migration à temps avec une charge de travail réduite pour l’équipe IT.

Découpler matériel et logiciel

Il est souvent impossible pour les étudiants d’avoir accès à des applications spécialisées, surtout celles utilisées pour la recherche, dans plusieurs lieux : un inconvénient de taille pour les universités qui ont payé cher ces licences logiciels. Avec les systèmes IT préexistants, ces logiciels onéreux sont liés à des machines physiques, mais si l’université fait le choix de la virtualisation, les étudiants et le personnel y ont librement accès tout en respectant strictement les modalités de licence. La virtualisation leur permet donc d’accéder aux applications où qu’ils soient et sur n’importe quel terminal, sur le campus, chez eux ou même en déplacement.

Un niveau de sécurité optimal au sein d’un environnement délétère

Enfin, avantage non négligeable : la virtualisation renforce la sécurité. Les équipes IT doivent souvent superviser des machines individuelles disparates réparties sur de grands campus, qui rendent les mises à jour de sécurité difficiles à installer et à surveiller. L’approche VDI harmonise et accélère l’application des mises à jour de sécurité puisqu’elles sont déployées depuis un même endroit. Grâce à la centralisation des données, les projets de recherche des utilisateurs sont protégés des tentatives de piratage ou des menaces pour la sécurité, ce qui permet aux équipes IT de travailler plus sereinement.

Les universités doivent faire face à des conditions en perpétuelle évolution et ce à tous les niveaux : marché, réglementation, technologie numérique et contexte mondial. La virtualisation des clients leur permet d’instaurer une expérience d’apprentissage mobile, agile, engageante et tournée vers le futur, tout en étant à la fois sécurisée, flexible et simple à administrer. Cette solution est économiquement bénéfique tant pour les établissements d’enseignement que pour l’ensemble de leurs équipes IT.