Booster les performances de son entreprise avec zéro budget

Pour devenir agiles et améliorer leur productivité, les entreprises doivent revoir la gestion de leur budget informatique. En s’appuyant sur les atouts du cloud, elles rationalisent les coûts IT.

Dans un monde où la concurrence est très forte, les entreprises doivent renforcer leur productivité et gagner en efficacité. La satisfaction des clients étant la priorité des métiers, l’IT doit être proactive et configurée de façon à améliorer les processus en s’appuyant sur des solutions innovantes. C’est l’une des clés majeures de la transformation numérique.

Avec le concept ancien du Budget Base Zéro (BBZ), l’IT faisait table rase du passé pour reconstruire uniquement ce dont elle avait besoin. Aujourd’hui, cette logique évolue vers le concept du Zéro Budget (ZB) qui profite des nouvelles technologies pour accélérer les processus tout en optimisant les coûts. Avec le ZB, l’entreprise n’achète plus des actifs IT, elle variabilise ses dépenses en évoluant vers une logique de "pay per use". L’offre est standardisée par différents modèles : le SaaS (Software as a Service), le cloud public ou encore le SDN (Software defined networking).

"A la quête des coûts"

Le recours à ces technologies permet d’envisager des économies substantielles, quelles que soient la taille et l’activité de l’entreprise. Pour réussir l’une des étapes majeures de leur transformation digitale, les PME s’abonneront à des solutions en ligne ; elles n’auront plus besoin de payer de multiples licences et de gérer la maintenance matérielle et logicielle (déploiement des mises à jour réglementaires, correctifs de sécurité…). Pour les grands comptes, c’est un peu plus difficile car ils sont pénalisés par une inertie plus forte. Néanmoins, certaines banques en Espagne ont franchi le pas en migrant toute leur bureautique dans le cloud (Google Apps). En France, des industriels et des sociétés de services ont entamé cette démarche également pour leur production informatique.

Pour réussir cette mutation, la gestion des budgets informatiques doit être adaptée. Il ne faut pas hésiter à recourir à des solutions radicales. Par exemple, le remplacement de la téléphonie IP et de l’incontournable autocommutateur par une flotte de smartphones. Cette décision permet de réaliser d’importantes économies tout en améliorant la productivité des collaborateurs qui peuvent répondre plus rapidement aux clients. Autre exemple : le stockage des données dans le data center de l’entreprise. En migrant vers une plateforme de stockage dans le cloud, l’entreprise bénéficie d’un service plus performant et plus flexible.

Se fixer des indicateurs de performance

Ce nouveau paradigme permet également de dégager des ressources pour créer de nouvelles activités et valeurs ajoutées. C’est d’ores et déjà le cas avec les back-offices bancaires ou d’assurance qui sont externalisés et maintenant robotisés (RPA pour Robotic Process Automation). Il permet également de contenir les besoins des métiers tout en anticipant la demande pour ne pas être débordé par le Shadow IT. La rationalisation et la standardisation sont renforcées afin de tirer profit des solutions offertes par le marché (cloudification vers les fournisseurs AWS, MS, OVH…). Ce paradigme est aussi une opportunité de réduction des coûts : dès la fin d’amortissement des matériels, l’entreprise peut changer complètement de technologie (notre exemple de la téléphonie fixe vs mobile). Enfin, il permet l’évitement de la Software assurance après l’amortissement des licences, mais attention à bien être en mesure de justifier le retour du budget l’année suivante…

En particulier, la méthode du ZB, permet l’étalonnage par rapport aux pairs de son marché (secteur ou concurrence) sur "l’Échelle de Richter" des coûts informatiques versus le chiffre d’affaires de l’entreprise (de 1 % pour le retail à 6 % pour les banques et les services financiers), c’est une réplique au séisme du BBZ. Il impose de s’appuyer sur deux grandes catégories d’indicateurs de performance.

Premièrement, les KPI de performance de l’IT lui-même. Il y a en particulier ceux concernant les métiers des infrastructures (datacenter, postes de travail, réseaux). Ces indicateurs sont basés sur les tableaux de bord issus des CMDB* et des outils de mesures de l’activité et de la qualité de service. La performance de l’IT doit être également mesurée au niveau du développement des applicatifs (développement et maintenance applicative) avec des indicateurs basés sur un PMS (Performance Management System).

Deuxième famille d’indicateurs, ceux adaptés aux métiers afin de mesurer la valeur que l’informatique apporte aux Business Units grâce à un jeu de KPI :

• Délai/coût de production des services ou produits ;
• Délai/coût de facturation des services ou produits ;
• Délai/coût de consolidation des résultats…

Ces KPI peuvent être un mix des coûts internes des processus métier et des coûts IT associés afin de mettre en évidence l’impact potentiel que pourrait avoir un investissement IT pour faire baisser le coût de tel ou tel processus.

Anticiper le Zéro Budget

Avec ces tableaux de bord, l’entreprise contrôle précisément ses abonnements alors qu’auparavant elle gérait le cycle de vie de ses actifs. Il s’agit de passer d’une logique CAPEX (investissements) à une logique OPEX (coûts de fonctionnement).

Le Zéro Budget (ZB) permet de booster les performances de l’entreprise en réduisant ce qui peut l’être grâce aux nouvelles technologies IT. Encore faut-il avoir anticipé cette démarche en ayant vérifié en interne que l’ensemble des coûts IT est bien collecté et sous contrôle. Cela implique de vérifier qu’il n’y a pas de Shadow IT dans les BU et que la cartographie du SI est complète et à jour. Le ZB implique aussi de définir un rétroplanning passant d’abord par le contrôle puis par l’optimisation et la simplification de l’ensemble des sources de coûts (infrastructure et applications métier et utilisateur) pour aboutir à la logique d’OPEX. Mais cette démarche ne peut réussir sans une relation forte entre les équipes relations commerciales de l’IT et les représentants des BU. Cette implication des différentes équipes permettra de rationaliser les besoins des métiers de plus en plus soumis à la pression de leur marché, leur imposant un time to market de plus en plus court et la multiplication de solutions agiles à des problématiques de concurrence.

Enfin, il est nécessaire de revoir régulièrement les contrats ainsi obtenus avec ces nouveaux fournisseurs de solutions cloud. En particulier, il est important d’une part, de renforcer les mécanismes de négociations pour obtenir des tarifs plus attractifs par exemple dans le cas d’une tacite reconduction (discount ou remise) et d’autre part de constituer une structure de gestion des contrats qui veillera à instaurer dans les contrats une clause de benchmark, pour le réalignement sur les prix du marché, et une autre concernant une réduction automatique annuelle des tarifs.

*CMDB pour Configuration Management DataBase