La synchronisation de vos données : un outil de management à part entière

La synchronisation est une technologie permettant d’accéder à un contenu numérique depuis plusieurs endroits. Elle permet un travail collaboratif, depuis plusieurs lieux et à plusieurs personnes différentes. Car les modifications sont automatiquement transposées.

La synchronisation est une technologie permettant d’accéder à un contenu numérique depuis plusieurs endroits. Elle peut se faire de façon automatique ou manuelle, depuis un poste source vers un autre emplacement de stockage, via un réseau en local ou via internet.
La synchronisation permet également le travail collaboratif, depuis plusieurs lieux et à plusieurs personnes différentes. Les modifications effectuées sont alors automatiquement transposées en lieu et place de la précédente version. Il existe pour cela, des applications spécifiques vous permettant d’avoir accès à ce type de fonctionnement.

Que pouvez-vous synchroniser ?
- Vos contacts, vos calendriers, vos mails,
- vos SMS et vos MMS, des applications, des vidéos,
- Vos documents, vos notes, vos livres, vos photos,
- Vos contenus musicaux (musique, livres, audio, podcasts, sonneries,...).

Intérêts & inconvénients de la synchronisation

1) Intérêts:

- Convient  à une utilisation professionnelle et personnelle.
- Répond aux besoins croissants de mobilité des salariés.
- Accès à vos informations quels que soient le lieu et le support (ordinateur, téléphone, télévision,…).
- Après paramétrage, l’utilisation de la synchronisation est simple, rapide et ne nécessite pas de connaissance technique.
-   Possibilité de partage de vos informations entre personnes habilitées.

2) Inconvénients:

- Lors de travaux effectués en mode hors connexion, les modifications effectuées ne seront prises en compte qu’une fois la connexion internet rétablie.
- L’externalisation des informations nécessite une sécurité accrue.
- Plusieurs personnes n’accèdent pas au même fichier simultanément.

Quelques outils qui permettent de synchroniser. De plus en plus d’applications spécifiques se créent autour de la synchronisation. Voici quelques Applications utiles et fiables, compatibles sous  Mac et Windows:

 1) Evernote : transforme votre téléphone portable en « bloc note ».  Vous pourrez alors enregistrer divers formats de documents, qui accompagneront vos prises de notes. Ces informations sont diffusables ou bien synchronisables sur votre PC, le site te web d’Evernote ou bien votre mobile.

2) Dropbox : est une  solution de stockage en ligne qui permet de sauvegarder, synchroniser et de partager vos fichiers et dossiers. Solution ergonomique et facile d’utilisation, qui convient à une utilisation professionnelle et personnelle.
3) GoodSync : est un outil de sauvegarde et de synchronisation de vos contacts Outlook. GoodSync est un très bon outil professionnel, présentant un très bon rapport qualité/prix, qui après configuration travaille sans que l’utilisateur ait besoin d’intervenir.

Quelques exemples de synchronisation

• La synchronisation spécifique au stockage de données, l’exemple de Dropbox
Les plateformes de sauvegarde en ligne sécurisées, accessibles depuis une simple connexion internet,  permettent de stocker en ligne vos documents, e-mails,…. Il est alors  possible d’utiliser ceci depuis n’importe quel appareil (Smartphone, PC, Mac, tablette,…).L’objectif est de passer aisément d’un appareil à un autre sans avoir à se soucier de la compatibilité, puisque les applications se dédouanent du système d’exploitation pour stocker vos données.

• La synchronisation spécifique aux Smartpone set aux tablettes
La synchronisation des appareils portables comme les téléphones passe obligatoirement par des applications qui leur sont propres, selon le système d’exploitation utilisé par la marque de l’appareil.
Une fois connectés, ces appareils peuvent transmettre et recevoir des données vers l’ordinateur (contacts, agenda, SMS, e-mails). Les appareils mobiles constituent ainsi des pseudo-disques durs externes. Ce type de synchronisation est possible en liaison filaire, Wifi, Bluetooth, ou 3G en fonction de la configuration et du type d’appareil.

• La synchronisation d’éléments depuis les moteurs de recherche, l’exemple de Google Apps
Les informations comme, vos mots de passe, l’historique de vos navigations internet, vos marques pages,…, peuvent être synchronisées via votre navigateur avec votre téléphone portable ou votre ordinateur. Vous n’avez plus à vous soucier de leur conservation. Ce type de  sauvegarde d’informations est rendu possible grâce à la sauvegarde réalisée par le serveur de données du navigateur.
Il est aussi possible de procéder à des sauvegardes de vos documents de traitement de textes grâce à votre navigateur en ligne. La synchronisation est réalisée de façon automatique ou manuelle, en fonction des préférences,  au fur et à mesure des modifications. Les documents synchronisés peuvent être partagés et modifiés, par plusieurs utilisateurs, et  en même temps.

• La synchronisation des données avec des logiciels
Il est possible de réaliser sur des outils de gestion de la relation client (CRM), de messagerie et de partage de calendriers,..., des synchronisations de données via ces logiciels et ainsi, exploiter ces dernières depuis un appareil fixe ou mobile. La synchronisation, dans ce cas, permet de travailler en mode hors connexion (non connecté au serveur de stockage de données). Une fois qu’une connexion est disponible, les informations rajoutées sont mises à jour et intégrées automatiquement.

La synchronisation et la sécurité. La synchronisation minimise le risque de perte de données en dupliquant celles-ci sur votre poste de travail et un serveur internet, un NAS ou un autre poste.
Par contre, l’externalisation de vos informations peut créer un « trou de sécurité », si elle est mal paramétrée. En effet, en cas d’absence de sécurité, il serait possible à une personne mal intentionnée d’accéder à vos données.