L’amélioration continue en couplant le Lean Six Sigma et une solution de modélisation des processus
A l’heure de la course à la performance, les entreprises cherchent à construire leurs projets d’amélioration autour d’une méthodologie structurante et éprouvée. Pour mutualiser les coûts, l’adoption d’une solution de modélisation devient un facteur de succès.
Quel est l'apport des solutions de modélisation pour les entreprises dans une démarche LSS ?
Avant de détailler l'intérêt d'une solution de modélisation support d'une démarche de Lean Six Sigma, il est à noter que l'optimisation des processus, au travers d'une méthodologie Lean Six Sigma, est l'accomplissement de tout projet de Cartographie des processus. En effet, ces derniers visent à modéliser le fonctionnement (le plus souvent existant) et l'organisation de l'entreprise. Après avoir documenté, capitalisé et sécurisé ses processus dans un référentiel d'entreprise, la suite logique est d'exploiter ses informations pour améliorer et optimiser la chaine de valeur et l'organisation. L'amélioration continue dictée par une démarche Lean Six Sigma est donc l'aboutissement d'une approche Business Process Analysis puisqu'elle tend à structurer et concrétiser l'optimisation de l'entreprise.
De la même manière, une solution de modélisation outille idéalement l'approche Lean Six Sigma. En effet, voici quelques facteurs clés de succès d'une démarche Lean Six Sigma, grandement facilités par le support d'une solution de modélisation :
1. Garantir la mise à jour des informations recueillies et gérées lors de l'étude et l'optimisation d'un processus
La plupart des sociétés se lançant dans une démarche Lean Six Sigma peinent à transformer leur projet en démarche. L'une des raisons de ce constat est que l'ensemble des livrables du projet sont réalisés sous des formats bureautiques très difficile à maintenir.
Cartographier le processus étudié dans une solution de modélisation et alimenter un Référentiel permet de générer l'ensemble de la documentation à la demande, mais surtout de bénéficier d'une source unique, cohérente et homogène de données rendant la mise à jour aisée. Les différents interlocuteurs pourront donc mutualiser leurs efforts et articuler leur montée en compétence et maturité autour d'une plateforme commune.
En résumé, le support d'une solution de modélisation assurera la pérennité de la démarche Lean Six Sigma et facilitera son implantation dans la culture d'Entreprise.
Lean Six Sigma et le Développement Durable
En chassant les gaspillages tels que la surproduction, les déplacements inutiles, la mauvaise utilisation des ressources, la mauvaise gestion des stocks, le Lean Six Sigma s'intègre parfaitement dans une démarche de Développement Durable . A ce titre, une Notation des sociétés selon leur niveau d'amélioration de leur processus pourra mettre à disposition un critère de sélection des fournisseurs et sous-traitants.
Le Lean Six Sigma fort de ses 40 ans reste plus que jamais un outil performant pour répondre aux problématiques les plus récentes de nos entreprises.
Pour appliquer cette orientation développement durable à la démarche même du Lean Six Sigma, le couplage avec un outil de modélisation permet de remplacer les classiques livrables bureautiques par un site intranet dynamique.
2. Communiquer autour des livrables de la démarche
Souvent hétérogènes et sous différents formats, il est difficile de communiquer un message cohérent au-delà de la communication sur un projet particulier.
Le Référentiel assure l'homogénéité à la fois des représentations graphiques mais également du vocabulaire de la démarche et garantit ainsi une communication cohérente pour l'ensemble des initiatives Lean Six Sigma. En prime, la solution de modélisation vous permet de publier le contenu du référentiel. La création du matériel de communication est donc concrètement réalisée par l'outil.
3. Faciliter l'adoption de la démarche par les équipes
En réduisant l'effort de modélisation et de production des livrables de la démarche DMAIC (Acronyme de la méthodologie Lean Six Sigma : Définir, Mesurer, Analyser, Améliorer, Contrôler), le support outillé de la démarche sera un facteur clé de transformation d'un projet Lean Six Sigma en démarche d'amélioration continue.
- Un outil commun et structurant l'ensemble des initiatives
Le SIPOC est réalisé dans le référentiel et permet de cadrer le périmètre et l'environnement du process étudié. Chaque carte de processus détaillé sera modélisée dans le référentiel (ou reprendra une modernisation existante).
- Réutilisation facilitée du travail d'autrui
Chacun peut mettre à jour ou réutiliser le travail d'un autre projet ce qui permet de gagner du temps et de mutualiser les efforts.
- Automatisation des livrables clés de la démarche tels que :
4. Améliorer la traçabilité de l'information
Au contraire de classiques livrables bureautiques, une démarche outillée vous apportera une traçabilité sur les propriétaires de telle ou telle information, les dates de dernière mise à jour et plus généralement, qui participe à la démarche et comment.
Pour conclure, le Lean Six Sigma est une démarche qui n'a plus à faire ses preuves. Cependant, elle reste trop souvent un sujet de spécialiste et a parfois du mal à se fondre dans les cultures d'Entreprise. La solution de modélisation sera à la fois le facilitateur et le catalyseur de la démarche et de son adoption par les organisations.
La méthodologie Lean Six Sigma
Le Lean Six Sigma est une méthodologie provenant de l'industrie alliant deux méthodes (Le Lean trouvant ses sources dans les usines de Toyota et le Six Sigma venant de Motorola). Depuis les années 70, cette méthode a prouvé son efficacité dans l'industrie et depuis peu, dans les services.
Les objectifs de la démarche Lean sont principalement la chasse aux gaspillages et la réduction des coûts. Le Six Sigma, quant à lui, est avant tout une méthode de management basée sur une démarche structurée et sa boîte à outils. Son principal objectif est l'amélioration de la capacité des processus en réduisant leur variabilité et leurs défauts.
En partant de ces deux méthodes, le Lean Six Sigma déploie l'excellence opérationnelle en déclinant l'amélioration de la Qualité, de l'efficacité (rapidité d'exécution, time to market ...) et la diminution des coûts.
La méthode est une démarche structurée articulée en 5 étapes :
- Définir : définir et quantifier les besoins du client
- Mesurer : mesurer les processus
- Analyser : analyser les causes réelles, les gaspillages
- Innover : identifier un pilote, planifier les projets d'amélioration
- Contrôler : déployer l'amélioration continue, mettre en place les tableaux visuels incluant les indicateurs de qualité
Le Lean Sigma est parfois qualifié de phénomène de mode. Avec la crise économique, un grand nomvre de projets Lean Six Sigma se focalisent sur l'aspect réducteur de la baisse des coûts et empêchent les entreprises de comprendre le véritable potentiel de la méthode. Le bénéfice majeur du Lean Six Sigma est en effet la mise en place au sein de l'entreprise d'une nouvelle manière d'appréhender le travail.
L'apport de la méthodologie Lean Six Sigma dans les entreprises
La déclinaison de la démarche au sein d'une entreprise apporte:
- Une meilleure organisation des structures
- Une implication des salariés dans l'amélioration de la chaîne de valeurs
- Des économies ou des marges supplémentaires
- Un suivi des processus de la structure
- Une démarche interne d'amélioration continue
Ces apports sont la résultante d'une méthodologie plaçant l'humain au coeur de la démarche. Le Lean Six Sigma est principalement un projet de conduite du changement et toute initiative se basant uniquement sur les outils statistiques sans prendre en compte les attentes des clients externes comme internes (les salariés) ne peut aboutir sur une réussite d'entreprise. On peut sans difficulté réduire les coûts, mais en se privant d'une démarche d'amélioration continue aucune organisation améliorée ne pourra être pérennisée.
Le Lean Six Sigma ne révolutionne pas l'entreprise, mais l'organise de manière continue. Deux approches existent : certaines démarches sont initiées par la direction de l'entreprise qui y voit alors un moyen de fédérer les équipes autour d'un projet unique, d'amener les équipes à travailler en meilleure collaboration, ces projets sont clairement identifiés par un nom aux consonances "marketing" qui permettra à l'entreprise de communiquer auprès de ses clients, fournisseurs, auditeurs, actionnaires. D'un autre côté, on trouve des démarches plus discrètes qui peuvent être initiées directement par les équipes opérationnelles et qui s'attachent dans un premier temps à optimiser un seul processus, puis fort de la réussite de l'optimisation et chiffres à l'appui, l'efficacité de la méthodologie est prouvée et déclinée ensuite à d'autres processus de l'entreprise. Chacune de ses approches présente un intérêt selon le degré de sensibilisation de la direction et des équipes, à décliner un projet d'entreprise engageant chacun dans une démarche d'amélioration continue.
Auteurs : Jérémie Dumond, Directeur Services France, Casewise et Florence Bourjij, Black Belt Lean Six Sigma, Torii Management Consulting.