Application mobile d'Office : le test du JDN
En baptisant Office, son application mobile unifiée sous Android et iOS, Microsoft a fait le choix de la simplicité. Lancée en préversion en novembre dernier et en disponibilité générale en février, Office concentre, de fait, la quintessence de sa célèbre suite collaborative. Pour la première fois, elle réunit, en une seule interface, le triptyque vedette de la suite de productivité de Microsoft : Word, Excel et PowerPoint.
Une interface confuse de prime abord
En situation de mobilité, l'utilisateur n'a plus à basculer d'une application à l'autre et l'espace de stockage requis pour l'installer (prévoir quand même 377 Mo sous iOS) est inférieur à l'installation des versions mobiles des applications Office prises indépendamment. Bien sûr, elle se greffe nativement à OneDrive, l'espace en ligne de stockage de fichiers de Microsoft, mais elle peut aussi se connecter à des services tiers équivalents comme Box, Dropbox, Google Drive et iCloud.
De prime abord, l'écran d'accueil d'Office paraît confus. On y retrouve les documents poussés depuis son PC dans son espace OneDrive par ordre chronologique, les fichiers Word en tête, les feuilles Excel, les présentations PowerPoint ou les PDF étant relégués en fin de scroll. Le moteur de recherche n'est pas non plus très intuitif. S'il permet de sélectionner le type de fichier et l'emplacement (en local sur le terminal ou dans le cloud), le filtrage chronologique se limite aux fichiers modifiés au cours des dernières 24 heures. Il est conseillé d'utiliser l'affichage par dossiers afin de retrouver l'arborescence de votre espace OneDrive personnel ou professionnel.
IA et dématérialisation
Une fois le document ouvert, Office fournit les fonctionnalités attendues pour la mise en page, l'insertion ou la révision. La saisie de texte pouvant être ardue depuis un écran tactile, tout particulièrement sur un smartphone, il est possible de troquer le mode clavier pour la saisie vocale proposée par Google ou Samsung. Dans les prochains mois, selon un billet de blog, Microsoft proposera son propre mode de dictée vocale permettant d'ajouter la ponctuation ou de modifier le format du texte par commandes vocales.
Microsoft prévoit également de simplifier la manipulation d'une feuille Excel en proposant un affichage au format "carte" (Excel Cards View) permettant d'éditer des cellules sans que celles-ci ne s'étendent au-delà des limites de l'écran. Enfin, un mode assisté dans PowerPoint générera automatiquement la mise en forme et l'iconographie les plus appropriés en fonction du texte saisi.
L'intérêt de l'application Office ne se limite pas au volet collaboratif, elle tire son originalité de de toute une série de fonctionnalités de productivité baptisées "Actions". Microsoft a notamment intégré à Office sa technologie de reconnaissance optique de caractères Office Lens conçue pour convertir une image en texte ou en feuille de calcul. A partir de la photo d'un article, l'IA va en extraire le texte et le copier dans le presse-papiers. Idem pour un tableau scanné qui sera converti en une feuille Excel dynamique. Avec, bien sûr, les limites habituelles de l'exercice, le résultat dépendant grandement de la qualité de l'image source.
Office permet aussi de convertir un document en PDF, de transformer une image numérisée au format PDF ou d'ajouter une signature à un fichier PDF. La signature peut être importée sous forme d'image ou apposée de façon manuscrite, le doigt sur l'écran tactile. L'application intègre également un scanneur de codes QR pour ouvrir un lien ou un fichier. Dans la même logique, Office autorise le partage de documents avec une personne située à proximité pour peu que cette dernière ait activé une application de transfert sans contact telle Quick Share de Samsung ou AirDrop d'Apple. Le partage peut se faire plus traditionnellement via une messagerie ou une messagerie instantanée.
Une application encore jeune
Enfin, Office permet de coupler son terminal mobile à son ordinateur pour envoyer ou recevoir des fichiers et, ce, dans les deux sens. Il suffit pour cela d'accéder au site transfer.office.com depuis son ordinateur et de scanner sur son mobile le QR code généré à l'écran.
Si l'application Office est téléchargeable gratuitement, elle nécessite une connexion à un compte Microsoft ou à un service de stockage tiers pour accéder et stocker des documents dans le cloud. Un abonnement à Office 365 permet, par ailleurs, de débloquer des fonctionnalités comme la mise en forme avancée dans Word, la personnalisation des tableaux croisés dynamiques dans Excel ou l'insertion d'objets graphiques WordArt.
Avec Office, Microsoft propose enfin une application mobile unifiant les différents logiciels de sa suite star. Une initiative attendue de longue date par ses utilisateurs qui devaient jongler jusque-là entre les briques. Certes, elle souffre encore de nombreuses imperfections. Mais l'application est encore jeune. Via son mécanisme de mise à jour régulier, par internet, Microsoft devrait pouvoir combler ses points faibles assez rapidement.