Une digital workplace 100% free se révèle dans le sillage du Covid

Une digital workplace 100% free se révèle dans le sillage du Covid Une plateforme open source désormais très complète se dessine pour outiller le travail à distance. Au programme : intranet social, suite de productivité, team messaging, visioconférence...

La montée en puissance du télétravail poussée par les mesures de confinement du premier semestre 2020 remet sur le devant de la scène toute une pléiade d'applications de communication et de collaboration open source. En cherchant bien, une start-up, voire une entreprise de taille moyenne, peut bâtir une digital workplace complète en s'adossant à ces briques issues du logiciel libre. Celle qui a été, et de loin, la plus mise en avant pendant la phase de confinement étant Jitsi. Cette application de visioconférence, sous licence Apache 2.0, intègre les principales fonctionnalités d'un outil de visio digne de ce nom. Au programme : partage d'écran, de présentations, système d'invitation par URL personnalisée, co-édition de document (via Etherpad), chat, accès par téléphone, chiffrement (SIP et XMPP), etc. 

Sur son site web, le projet open source propose d'utiliser Jitsi en mode cloud. Là encore, le service est gratuit. Accessible en mode web et doté d'applications Android et iOS, l'environnement vidéo peut évidemment être téléchargé et installé sur le serveur de son choix, sur un cloud public ou privé, permettant du même coup la maîtrise de sa localisation. Comment Jitsi est-il financé ? Son développement est porté par l'américain 8x8 qui l'intègre à sa digital workplace en mode SaaS Vitual Office qui, elle, est payante. En parallèle, Jitsi bénéficie d'une communauté de quelque 300 développeurs indépendants qui contribuent à l'évolution de son code source. Last but not least, c'est un Français qui en est à l'origine : Emil Ivov. Originaire de Bulgarie, il gagne la France pour poursuivre ses étude à Strasbourg avant d'être naturalisé français. En 2018, il confie le pilotage de Jitsi à 8x8 avant de passer outre-Atlantique.

"Mattermost donne la possibilité de contrôler toutes les lignes de code de la plateforme et les data"

Aux côtés de Jitsi dans la visioconférence, Mattermost a, lui, su imposer sa marque dans le team messaging open source. Cet éditeur, également californien, a levé mi-2019 50 millions de dollars. Son ambition ? Proposer une alternative solide à Slack et Microsoft Teams. A l'instar d'un fournisseur open source traditionnel, Mattermost met en avant une édition communautaire, gratuite. Dotée d'apps Android, iOS, Windows, Mac et Linux complémentant son interface web, elle répond aux besoins conversationnels des petites équipes. Disponible en français, "elle donne la possibilité de contrôler toutes les lignes de code de la plateforme et les data", note Lecko dans son baromètre 2020 "Etat de l'Art de la Transformation des Organisations".

Déployable sur site ou dans le cloud tout comme Jitsi, cette solution n'impose aucune limitation en termes de volumes d'utilisateurs ou de contenus archivés, ni en termes de données stockées à la différence de la version gratuite de Slack par exemple (lire la description complète sur le site du provider).

Jitsi s'intègre à Mattermost

Sans surprise, Mattermost est très loin de faire le poids face à Slack en termes d'intégrations tierces. Ce dernier en compte pas moins de 2 000 dans sa marketplace, contre 45 pour Mattermost. Du coup, la start-up a choisi de se centrer sur des extensions très orientées développement, avec des plugins pour Ansible, Bitbucket, Docker, GitHub, GitLab, Jenkins, Jira, Trello... Point fort intéressant, Mattermost propose un plugin Jitsi qui permet de lancer des visio depuis ses canaux de conversation. Avec cette première passerelle, un premier niveau de digital workplace open source cohérente commence à se dessiner. 

Pour des besoins plus avancées, Mattermost met en avant deux déclinaisons commerciales (E10 et E20), à partir de 39 euros par utilisateur et par mois. Elles donnent accès à des fonctions de gestion des politique d'accès et des permissions, d'authentification LDAP et Active Directory, et des services de support avancées (voir le tableau comparatif sur le site de Mattermost).

Reste à savoir quelle suite de productivité choisir pour compléter l'édifice. "Avec son édition communautaire, sous licence GNU AGPL v.3, OnlyOffice est un concurrent open source sérieux à Office 365 pour l'édition en ligne et sur PC des documents bureautiques", estime Thomas Poinsot, consultant chez Spectrum Groupe. Et Bastien Le Lann, directeur et partenaire chez Lecko de préciser : "Cette offre a l'avantage d'éditer tous les formats de fichiers d'Office, ce qui permet de s'abstraire des contraintes de compatibilité." 

Traitement de texte et tableur en mode web, coédition de contenu en ligne, suivi de modifications et de versions, commentaires, chat intégré, animations… Disponible en ligne et sous forme d'applications (Android, iOS, Linux et Windows), OnlyOffice couvre dans sa community edition la même palette fonctionnelle que ses formules payantes. Principales différences : l'édition communautaire n'inclut pas les mises jour et surtout ne prend en charge que 20 connexions simultanées. Pour déverrouiller ce plafond de verre, il faudra débourser 935 euros. Une enveloppe qui inclut une licence à vie pour un déploiement sur un serveur unique, ainsi qu'un an de maintenance et de mises à jour.

OnlyOffice face à G Suite et Office 365

Comparatif d'OnlyOffice avec G Suite, Office 365 et Zoho (tableau issu du Benchmark 2020 de Spectrum Group sur les offres collaboratives. © Spectrum Group

Mais OnlyOffice ne s'arrête pas là. Y compris dans sa version gratuite, la suite inclut mail, agenda partagé, gestion électronique de documents (GED), gestion de projet et espaces communautaires. "Quant à ses APIs, elles sont disponibles et documentées, ce qui permet de customiser l'environnement de travail avec des développements spécifiques et de l'intégrer au système d'information", complète Bastien Le Lann.

"OnlyOffice a tendance à nous ramener dans les années 2000 sur le plan du collaboratif"

OnlyOffice serait-elle la suite de productivité open source parfaite ? "Pas si vite", répond Thomas Poinsot. "Malheureusement, la solution a tendance à nous ramener dans les années 2 000 sur le plan du collaboratif. Rien n'est à redire sur la gestion documentaire, classique, mais bien fournie fonctionnellement. L'outil de gestion de projet est, lui, largement à la hauteur du marché, mais garde une interface "à l'ancienne" peu engageante. "Là où le bât blesse, c'est sur la brique communautaire qui propose la notion très vintage de forum, aux côtés de modules complètement cloisonnés : blogs, wiki, signets, etc.", regrette Thomas Poinsot "On est loin de l'efficacité et de l'ergonomie des réseaux sociaux d'entreprise qui ont pourtant déjà soufflé une douzaine de bougies." 

OnlyOffice s'intègre via un connecteur à l'outil open source de stockage et de partage de fichiers NexCloud, lui-aussi sous licence GNU AGPLv3. Un pont qui permettra de créer et modifier un document depuis NexCloud via l'environnement d'édition d'OnlyOffice. Sur le papier, la version communautaire de NexCloud n'affiche aucune limite en termes d'utilisateurs connectés simultanément, ni de fonctionnalités. "De quoi créer une GED, à façon, chez soi avec des processus métier spécialisés comme on pourrait le faire avec un Alfresco", analyse Bastien Le Lann chez Lecko. Si OnlyOffice n'est pas équipé de passerelles vers Jitsi ou Mattermost, NexCloud vient combler ce manque pour ce dernier. Un plugin Mattermost existe en effet pour NexCloud permettant de bénéficier de l'application de team messaging dans l'outil de stockage de fichiers. Dans ses versions payantes (elles-aussi sous GNU AGPLv3), NexCloud s'accompagne d'un service de support, de maintenance et d'aide à la migration. 

eXo Platform coiffe le tout d'un intranet social

Certes bien outillé sur l'édition documentaire et la GED, OnlyOffice gagnera à être complété d'un réseau social d'entreprise. "Dans l'univers open source, Exo Platform peut jouer ce rôle", estime Arnaud Rayrole, directeur général de Lecko. Une solution d'autant plus intéressante qu'elle intègre OnlyOffice comme brique bureautique. 

Conçu comme un environnement collaboratif "tout en un", Exo Platform se classe dans la catégorie des intranets sociaux. Aux côtés de son réseau social d'entreprise associant fil d'activités et gestion de communautés, il embarque un CMS pour créer et diffuser du contenu RH ou corporate. Mais aussi un environnement de gestion de projet, un outil de visioconférence (intégrable avec Jitsi). Sans oublier une logique de gamification pour promouvoir l'engagement des collaborateurs, combinant systèmes de points, badges, kudos... "eXo Platform, par son caractère open source, a su séduire les DSI qui craignent de devenir techniquement dépendants des grands providers SaaS, dont Microsoft", constate-t-on chez Lecko. Sous licence LGPL, l'édition communautaire d'eXo Platform repose sur la même base de code que les versions payantes de la solution. Comme attendu, ces dernières donnent accès à un service de support technique tout en offrant des configurations plus packagées. 

Au total, ces différentes briques open source dessinent les contours d'une digital workplace open source plutôt robuste et finalement assez bien intégrée.