L'applicatif métier et mobile, un accélérateur business pour les TPE-PME à l'ère du tout numérique
Pour les TPE-PME, les défis sont nombreux. A court terme et dans le contexte de confinements à répétition, elles doivent assurer la continuité de leurs activités en permettant aux salariés de disposer de tous les outils nécessaires à leur métier.
Les TPE-PME ne peuvent plus faire l’impasse d’une transformation pour s’adapter à une nouvelle donne digitale. Derrière ce terme si galvaudé, "transformation", se cache avant tout la dématérialisation des processus métiers de l’entreprise. La crise sanitaire a accéléré et continue d’accélérer l’éclatement du lieu de travail et l’adoption du travail à distance, même pour certains métiers que l’on pensait sédentaires.
Pour les TPE-PME, les défis sont nombreux. A court terme et dans ce contexte de confinements à répétition, elles doivent assurer la continuité de leurs activités en permettant aux salariés de disposer de tous les outils nécessaires à leur métier. L’autre enjeu, renforcé par l’incertitude économique, est financier : il est indispensable pour une entreprise d’éliminer tous les coûts qui peuvent l’être, la dématérialisation en fait partie. Si l’on prend l’exemple de la dématérialisation des factures, il faut savoir qu’une entreprise peut économiser jusqu’à 14 euros par facture en coût de traitement. Sur des milliers de factures, le gain est majeur.
A moyen terme, l’enjeu sera de capitaliser sur la digitalisation entamée en marche forcée et de l’étendre afin d’en tirer des bénéfices tangibles. Et cela repose en grande partie sur les applications mobiles d’entreprise.
Les applications mobiles : un tremplin vers la digitalisation des processus métiers
Avant la crise sanitaire, nous parlions déjà de l’ère du mobile first et la question n’était plus de savoir si les entreprises devaient mener un projet de mobilité mais plutôt comment le mener. Plus d’un salarié d’une PME sur deux était nomade[1], une tendance qui ne va cesser de se renforcer et à laquelle s’ajoute le défi de la dématérialisation de certains processus, alors que de nombreux salariés privilégient le télétravail.
Ces nouvelles façons de travailler engendrent naturellement pour les entreprises des besoins en mobilité et en continuité d’activité. Les entreprises ont bien compris l’intérêt de proposer des applications à valeur ajoutée à leurs salariés, pour répondre à ce besoin de mobilité et accroître la productivité des équipes.
L’association d’une application métier et d’un périphérique mobile managé et sécurisé s’inscrit parfaitement dans cette stratégie avec de véritables gains de productivité à la clé, a fortiori si elle est associée à une digitalisation plus globale.
Les bonnes pratiques pour réussir un projet applicatif
Lorsque l’on parle de transformation numérique, toutes les entreprises ne sont pas au même stade. La définition et le déploiement d’un projet applicatif métier doit donc passer par une réflexion personnalisée et un état des lieux permettant de tenir compte de la maturité de l’entreprise.
Ensuite, tout projet doit intégrer trois étapes indispensables à son succès, les deux premières pouvant être franchies en quelques jours ou semaines grâce aux technologies SaaS notamment. Ces étapes sont les suivantes :
- La conception : cette étape consiste à identifier, tester et valider la solution adaptée aux besoins de l’entreprise. Il convient, pour l’entreprise, de répondre à plusieurs questions : quels sont les mobiles les plus adaptés aux besoins des collaborateurs ? Quelles sont les applications connues de l’entreprise qui lui permettrait d’optimiser ses processus ? De réduire ses coûts ? Au moment de la conception et du choix de la solution, et avant de démarrer la deuxième étape, il est important de s’interroger sur la modélisation du processus.
- Le déploiement : une fois le choix de la solution effectué, l’entreprise entre dans la phase de déploiement, de sécurisation et d’accompagnement du changement. Si besoin, ce déploiement peut d’abord être testé avec un nombre limité de collaborateurs avant d’être généralisé ;
- La formation et le support : cette dernière étape est clé pour assurer le succès d’un projet de transformation et se déroule en un temps de plus en plus court grâce à l’explosion des usages mobiles et numériques dans la sphère privée et l’émergence de la dématérialisation au quotidien (billets de train, rendez-vous médicaux, etc.). Elle consiste à former et assister les utilisateurs dans la prise en main des nouvelles applications.
Enfin, l’entreprise doit impliquer très tôt – voire dès le début – son équipe informatique afin de s’assurer que l’application ou les applications ne mettront pas en péril la sécurité des données de l’entreprise. Cela permet également d’intégrer l’application dans un projet global de transformation de l’entreprise.
Faire une note de frais à distance, accéder au catalogue produit et lancer une commande client en un clic, déclencher une alerte pour assurer la sécurité d’un travailleur isolé, numériser totalement la saisie de dossiers clients… sont autant de processus métier qui, dématérialisés, permettent aux entreprises et aux salariés de gagner en flexibilité et en productivité. Pour l’entreprise, le bénéfice en sécurité est également à prendre en compte. Une fois la mise en conformité RGPD considérée dans le choix de la plateforme, la circulation, la validation et le stockage de l’information peuvent être automatisés.
Pour les entreprises, il convient ensuite d’élargir l’usage de ces applications et de répondre aux besoins métiers de ses salariés afin de stimuler leur engagement. Cela passe par un accompagnement à chaque étape du projet applicatif et de la transformation numérique.
L’accompagnement sera d’autant plus clé alors que les entreprises intègrent de plus en plus les technologies avancées pour améliorer leurs applications professionnelles, comme l’intelligence artificielle, la réalité virtuelle ou augmentée, l’IoT ou encore l’analyse de données. Leur rôle est alors d’accompagner le changement pour leurs collaborateurs, elles gagneront ainsi leur adhésion, leur fidélité et leur engagement.
[1] Source : Baromètre Novascope Business - Vague de Décembre 2017 - Présentation du 3 Avril 2018 - Enov Research