Désormais au devant de la scène, la vidéoconférence soutient les priorités de transformation des entreprises

A cette époque l'année dernière, qui aurait pu prévoir que la visioconférence allait exploser et devenir essentielle à notre mode de vie et de travail ? Néanmoins, sur la base de ce que j'observe déjà chez nos clients et sur le marché en général, je vois déjà trois tendances bien engagées.

Lorsqu’une plateforme brûle, la transformation numérique prend un caractère d’urgence

Les entreprises dont les programmes de transformation numérique sont au point mort vont mettre les bouchées doubles. Même si la plupart ont élaboré de solides scénarios de transformation numérique, certaines n'ont pas ressenti l'urgence de dépasser le stade de la planification. Les premières à avoir innové dans le numérique avec des systèmes de communications unifiées robustes se sont montrées si résilientes qu'elles ont fait une transition quasi instantanée vers le télétravail et les événements virtuels. Les autres se sont empressées de rattraper leur retard, non seulement dans la mise en œuvre de la technologie, mais aussi dans l’introduction de nouveaux processus et l’adaptation de leur culture d‘entreprise. En ce sens, la Covid-19 est devenue la première "plateforme en feu" de la transformation numérique. Cette année de crise a insufflé une réelle urgence à innover en matière d'agilité, de flexibilité et de résilience. La communication unifiée, composante si essentielle à la flexibilité du travail, devient une priorité absolue des programmes de transformation des entreprises. Heureusement, il n'est plus nécessaire de choisir entre flexibilité et sécurité. Les entreprises bien avisées insisteront sur les deux.

Priorité absolue aux outils de communication internes plus sophistiqués

Compte tenu de l’adoption massive du travail à distance, les organisations vont travailler d’arrache-pied pour mener à maturité leurs programmes de communication interne devenue essentielle. Il est désormais évident que les stratégies de réunion doivent être revues. Chacun commence à se sentir épuisé de participer à trop de réunions virtuelles, tout comme c’était déjà le cas avec les réunions en personne. Cela s'explique en grande partie par un "présentéisme virtuel", qui s’explique par une insécurité professionnelle accrue et le désir d’être vu pour être impliqué et perçu comme apportant une valeur ajoutée.

Pour y remédier, les entreprises vont communiquer et former leur personnel sur de nouvelles techniques de prévention du burnout, en assurant à la fois la productivité et le bien-être des employés. Une tactique, que certains adopteront probablement, consiste à modifier les structures organisationnelles pour démocratiser la communication et améliorer sa fluidité. Les grandes hiérarchies verticales qui reposent sur la transmission d’information en cascade deviennent très inefficaces dans un contexte de bureaux virtuels et entraînent une surcharge de réunions. Chez BlueJeans, notre propre hiérarchie est devenue très horizontale et comprend désormais dix collaborateurs en liaison directe avec notre CEO au lieu de deux précédemment.

La tendance est à l’organisation d’un plus grand nombre de réunions et d'événements virtuels pour les employés. Cependant, cela supprime le précieux bavardage à la machine à café. Pour compenser ces échanges aussi informels que privilégiés, les fournisseurs d’outils de communication unifiée offrent davantage de fonctions permettant de lancer des discussions rapides et impromptues. À une autre échelle, les entreprises organisent aujourd’hui davantage de rassemblements internes pour tenir les employés informés de l’activité, les impliquer et répondre à leurs questions. Sans aucun doute, la vidéoconférence va contribuer à assurer des programmes de communication interne de plus en plus sophistiqués et compatibles avec une variété de formats au-delà de la réunion standard. Les fonctions de réunion intelligentes, telles que les tableaux blancs et les annotations, sont idéales pour les sessions de brainstorming créatives ; les identifiants personnels de réunion facilitent les moments de convivialité ; et les transcriptions intelligentes qui enregistrent les points forts d’une réunion et les actions à entreprendre rassurent les absents sujets au syndrome Fomo (ou fear of missing out).

Des événements virtuels vont perdurer et seront appréciés à leur juste valeur

Ceux qui sont assez âgés pour se souvenir des débuts des événements en ligne de la fin du début des années 2000 se rappellent de grandes attentes, puis de grandes déceptions dues à l’insuffisance de la bande passante Internet, au manque de fonctionnalité et de sécurité. La crise de cette année a fait renaitre les événements virtuels dynamisés par d'énormes progrès dans tous les domaines clés énumérés ci-dessus. Et si les événements virtuels ne remplaceront jamais l'expérience du présentiel, ils ont apporté de nombreux avantages inattendus et uniques. C'est pourquoi, ils ne seront plus comparés aux événements en personne et seront jugés sur la valeur de leurs bénéfices spécifiques. Quels sont ces atouts ? Avant tout, les technologies de communication vidéo ont démocratisé les événements virtuels de plusieurs manières significatives. Tout d'abord, elles ont ouvert les événements à un plus grand nombre de personnes partout dans le monde. Salesforce, par exemple, a attiré 80 000 participants à son premier événement virtuel World Tour à Sydney, l'événement en présentiel initial ne devant en attirer que 15 000. 

La démocratisation des événements dépasse le simple nombre des participants. Bien souvent, nombreux sont ceux qui souhaiteraient assister à diverses manifestations et doivent céder leur place à des collègues plus séniors ou à des commerciaux, qui d’ailleurs n’ont pas toujours accès à tous les espaces ou à toutes les sessions, telles que des conférences inspirantes ou des ateliers populaires.

Enfin, les événements virtuels facilitent l’implication des personnes plus introverties qui n'osent pas poser de questions, mettre en avant leurs idées et aller à la rencontre des autres lors d'événements en présentiel. Un client m'a fait part de son expérience lors de la réunion annuelle virtuelle de son entreprise, qui comprenait des séances d'idéation en petits groupes. Étonnamment, elle a constaté des idées plus nombreuses et de meilleure qualité, notamment de la part des personnes habituellement réservées qui se sentaient plus à l'aise pour apporter leur contribution souvent pertinente.

J'ai toutes les raisons de croire que lorsque des événements en présentiel (a priori) réapparaîtront progressivement partout dans le monde, les entreprises maintiendront des événements virtuels afin de continuer à impliquer des particpants dans plus de pays, dans plus de fonctions et de tous types de personnalité. Ces événements feront de plus en plus partie d'une stratégie intégrée d'événements en présentiel et virtuels et seront évalués à leur juste valeur.