Face au Covid, le CEA fusionne 6 000 salariés dans une digital workplace
Dès le coup d'envoi des premières mesures de confinement en mars 2020, le Commissariat à l'énergie atomique et aux énergies alternatives (CEA) s'attelle à déployer une solution permettant le travail collaboratif : une digital workplace. Objectif du CEA : s'équiper d'une plateforme collaborative à l'état de l'art pour fluidifier et dynamiser les équipes, tout en répondant au contexte du télétravail. Des enjeux clés pour cet établissement public de recherche de plus de 20 000 salariés avec le statut d'opérateur d'importance vitale. Réparti sur neuf centres à travers la France, le CEA couvre quatre domaines : la défense et la sécurité, les énergies bas carbone, la recherche technologique pour l'industrie, ainsi que la recherche fondamentale dans les sciences de la matière et de la vie.
Un an après, les indicateurs de résultat du projet sont spectaculaires. Ouverte à partir de juillet 2020 à un nombre croissant de collaborateurs, la plateforme compte à ce jour 6 000 utilisateurs actifs. Au dernier pointage, pas moins de 1 300 groupes de travail y ont été créés, dont une majorité porte sur les activités de recherche. En termes de flux de collaboration, elle enregistre chaque mois 750 nouvelles publications, 100 000 messages échangés par chat et 800 événements créés. La solution choisie ? TalkSpirit. Aux côtés de sa gestion de groupes et de son fil d'actualités, le CEA a également recours à son environnement de coédition de documents. Une fonctionnalité qui, sur le modèle de Quip (une suite de productivité en ligne acquise par Salesforce en 2016), permet d'intervenir à plusieurs sur un même fichier avec la possibilité d'échanger par messagerie instantanée en parallèle.
Mot d'ordre : do it yourself
Depuis juillet dernier, le CEA a convié 7 000 salariés à rejoindre la plateforme. Principal mot d'ordre : do it yourself. "Les utilisateurs sont libres de créer des groupes et d'envoyer des invitations à d'autres qui n'ont pas encore rallié la plateforme. L'outil est suffisamment intuitif pour que ça fonctionne", souligne Céline Massy, architecte de la transformation numérique du système d'information et adjointe au DSI. En fonction des projets et des appétences du terrain, des groupes voient le jour dans divers domaines, des activités de recherche jusqu'à la transformation numérique, et sont rejoints par de nouveaux venus. "Un groupe peut d'ailleurs s'ouvrir à des partenaires scientifiques du CEA, comme le CNRS ou l'IRSN (Institut de radioprotection et de sûreté nucléaire, ndlr)", ajoute Céline Massy. Sponsor du projet, la direction générale figure parmi les tous premiers acteurs à adopter l'application.
En termes d'intégration, une passerelle est lancée vers le système interne du CEA pour contrôler les accès à TalkSpirit. Une connexion native à la GED est également envisagée. Dans un tout autre domaine, le CEA attend avec impatience la connexion de la plateforme à Microsoft Outlook qu'il utilise à la fois comme messagerie et calendrier. Une évolution inscrite dans la feuille de route de l'éditeur
D'abord Microsoft Teams
Suite à l'entrée en vigueur du premier confinement le 15 mars 2020, le CEA ne se tourne pas immédiatement vers TalkSpirit. Dans les mois qui précèdent la pandémie, plusieurs solutions de digital workplace avaient été benchmarkées par la DSI. Parmi elles figurent les messageries d'équipe américaines Slack (depuis en cours d'acquisition par Salesforce), Microsoft Teams et Mattermost, mais aussi des applications françaises : le logiciel de gestion de projet Wimi... et TalkSpirit. En vue d'outiller les télétravailleurs, Microsoft vient alors tout juste de lancer une offre gratuite de Teams pour 2 500 utilisateurs sur une période 6 mois. Le CEA saisit la balle au bond pour lancer un premier test. Le 25 mars 2020, Teams est ouvert aux salariés qui se révèlent très vite convaincus.
"L'offre de Microsoft répondait à l'urgence de la situation. Mais nos contraintes nous empêchent d'adopter une telle solution à long terme"
Pourquoi alors ce revirement vers TalkSpirit ? "L'offre de Microsoft répondait à l'urgence de la situation. Mais nos contraintes nous empêchent d'adopter une telle solution à long terme", argue Céline Massy. Raison invoquée : la confidentialité des informations échangées. Même s'il localise les données de Teams dans l'Hexagone pour les clients facturés en France, Microsoft n'en reste pas moins un acteur originaire des Etats-Unis, et donc soumis au Cloud Act. Une loi fédérale qui permet à l'administration du pays, sur la base d'un simple mandat de justice, d'accéder à des données stockées par une société américaine quelle que soit leur localisation dans le monde. "Ce qui est inacceptable pour le CEA", reconnaît l'adjointe au DSI, avant d'ajouter : "La seule voie possible aurait été d'héberger Teams sur un cloud privé, mais ce n'était pas possible en délais contraints."
Cap sur 10 000 utilisateurs
A l'issue de la première phase de confinement, le CEA remet donc cartes sur table. Sans surprise, les français TalkSpirit et Wimi sont sélectionnés en short list. Le premier l'emporte du fait de son ergonomie et d'une couverture fonctionnelle plus étendue en matière de collaboration. Elément clés pour le CEA, la coédition de documents, par exemple, n'est pas proposée par Wimi. Sous juridiction française et conforme au RGPD, TalkSpirit est hébergé par OVHCloud dans l'Hexagone. "Le changement d'application s'est traduit au départ par une baisse du niveau de satisfaction qui s'est assez vite rétabli", constate Céline Massy. Principale différence avec Teams : alors que l'outil de Microsoft prend en charge des visioconférences jusqu'à 1 000 participants, TalkSpirit se limite à des visio de 12 utilisateurs simultanés. Le CEA a donc décidé de continuer à faire appel à Skype for Business pour ses meetings à distance. Côté webinar, la star open source du domaine, Jitsi, est étudiée comme alternative parmi d'autres.
Pour la suite, le CEA compte étendre encore l'adoption de TalkSpirit dans ses rangs. L'ambition ? Atteindre les 10 000 utilisateurs d'ici la fin de l'année.