L'heure est venue de populariser et de démystifier les technologies d'entreprise

Dans un environnement économique de plus en plus difficile, le choix de vos outils au travail peut faire la différence entre le succès et l'échec.

Imaginez que vous débutiez à un nouveau poste. Comme vous travaillez en mode hybride, votre premier jour se fera à distance. Vous ouvrez le carton contenant votre smartphone et votre PC portable professionnels, et vous êtes prêts pour démarrer votre journée. Et là, vous constatez qu’à l’intérieur se trouvent un téléphone Nokia 3310 et un PC fonctionnant sur Windows 95. Nous savons tous à quel point ce scénario absurde serait inacceptable. Comment travailler efficacement avec des outils datant de plusieurs décennies ? Aucune entreprise n’aurait intérêt à procéder de la sorte, ne serait-ce que pour une question de bon sens. L’objectif de toute organisation est de fournir à ses équipes les outils nécessaires pour produire efficacement des résultats, plutôt que de les ralentir.

Pourtant, en ce qui concerne les logiciels utilisés (e-mails, feuilles de calcul et documents hors ligne), les entreprises sont souvent coincées dans le passé. Leurs employés passent trop de temps sur des outils qui n’ont pas bénéficié d’une mise à jour digne de ce nom depuis le lancement du premier iPhone. Cette dépendance à des logiciels vieux de plusieurs décennies freine les entreprises. À l’avenir, il leur faudra investir dans des outils leur permettant de démocratiser l’accès à ce que les nouvelles technologies ont de mieux à offrir : automatisation, intelligence artificielle, workflows personnalisés et intégrations. Ces termes ne sont pas tirés d’un roman d’anticipation : il s’agit de composants clés du QG numérique dont toutes les entreprises ont besoin aujourd’hui. Comment peuvent-elles se libérer des anciens logiciels qui freinent l’innovation, et tirer pleinement parti de ce QG numérique ? 

Accepter que l’ère des e-mails est révolue 

Le premier e-mail a été envoyé en 1971. Un demi-siècle plus tard, l’heure est venue d’accepter que cette technologie a fait son temps. Pourquoi ? Parce que ce type de messagerie fonctionne en silos et manque de transparence (pensez à la facilité avec laquelle on peut être accidentellement oublié dans une chaîne d’e-mails importante). De plus, les e-mails sont mal sécurisés (94 % des logiciels malveillants sont livrés via de telles plateformes). Et enfin, ils nous ralentissent, tout simplement. Chercher dans une boîte de réception, partir à la recherche de pièces jointes, filtrer le courrier indésirable... tout cela nous détourne des tâches les plus impliquantes et importantes.

Les outils traditionnels tels que les e-mails ou les feuilles de calcul ne sont pas adaptés à la réalité du monde professionnel contemporain. À l’heure où les processus sont plus dispersés, transverses et flexibles que jamais, ce mode de communication est loin d’être optimal. Selon une enquête publiée récemment par OpinionWay, 31 % des salariés français seraient prêts à changer d’employeur s’ils étaient contraints de retourner travailler exclusivement au bureau, et 75 % d’entre eux pensent que le modèle hybride positionne favorablement leur entreprise par rapport à la concurrence. Le modèle hybride et le télétravail étant désormais la norme, les employés ont besoin d’outils leur permettant de se connecter aisément, qu’ils soient chez eux, au bureau, ou n’importe où. 

En mettant en place un QG numérique homogène et garantissant la transparence des communications, les organisations peuvent dire au revoir aux silos et à la lenteur inhérents aux e-mails. Avec des messageries s’appuyant sur des canaux, les conversations sont organisées autour de projets, d’équipes ou de thèmes. Il est alors plus facile de trouver des informations et de partager rapidement des idées. Si l’abandon de l’e-mail est la première étape vers la popularisation des choix technologiques d’une organisation, l’étape suivante consiste à tirer profit d’un QG numérique intégré. 

Intégrer, intégrer, intégrer 

Un autre avantage de l’abandon des logiciels cloisonnés au profit d’un QG numérique est la possibilité d’intégrer des outils. Qu’il s’agisse de récupérer des mises à jour en temps réel de GitHub dans une plateforme de messagerie collaborative par canaux, ou de pouvoir lancer une réunion Zoom en un seul clic en réponse à un message urgent, les intégrations sont la clé de l’agilité au sein du QG numérique. 

En passant moins de temps à basculer d'une application à l'autre et en ayant accès aux informations directement dans le canal, il est plus facile de résoudre les problèmes et de relever les défis. En outre, les mises à jour étant centralisées (plutôt que d’être dispersées sur une multitude d’applications), le risque de reproduire inutilement des efforts sur un même projet est diminué et la visibilité offerte permet d’éviter les faux départs.

Aircall, une société française spécialisée dans les solutions de téléphonie d’entreprise dans le cloud, offre d’ailleurs un bon exemple des avantages potentiels d’un QG numérique. Pour compenser le fait que ses commerciaux ne sont pas toujours au bureau pour célébrer la signature d’un contrat, l’éditeur a choisi d’intégrer Troops à son QG numérique. L’entreprise peut ainsi envoyer automatiquement des alertes dans des espaces dédiés à ce type d’occasions. Aircall fait ainsi d’une pierre deux coups, en rationalisant ses processus tout en renforçant la cohésion de ses équipes.

Prenons également l’exemple de Cityscoot, qui a profité de l’intégration de ses outils pour accélérer ses activités. L’entreprise, qui gère plus de 7 000 scooters en location, a mis en place « CityHelp », grâce auquel le personnel soignant bénéficie d’un accès gratuit à son service de transport à raison de 30 minutes par jour. La société a développé cette fonctionnalité en 24 heures dans son QG numérique, et s’en est servie pour recevoir et approuver les demandes. Le personnel soignant devait simplement envoyer des preuves de son activité via Typeform, et l’intégration de Zapier for Slack a permis d’acheminer leurs réponses dans un canal dédié.

L’automatisation au service de l’ensemble de l’entreprise

L’automatisation peut faire bien plus que faciliter l’envoi d’alertes instantanées directement dans des canaux plutôt que sur une variété d’applications à consulter manuellement. Grâce aux progrès effectués dans les domaines des technologies low-code et no code (qui simplifient la conception de workflows automatisés sans connaissances techniques), tous les employés peuvent réduire leur part de tâches routinières ou répétitives, et gagner du temps en s’appuyant sur un véritable QG numérique. 

Qu'il s'agisse de collecter des informations lors du processus d'intégration, d'affecter instantanément une personne à la révision d'un travail ou d'apporter de nouvelles idées, les automatisations peuvent permettre de réaliser de nouveaux gains de productivité dans les activités quotidiennes. Les responsables informatiques reconnaissent ce potentiel, et 92 % d’entre eux voient l’utilisation d’outils low-code par les utilisateurs métiers d’un bon œil. Il est temps pour les organisations d'investir dans les solutions qui mettent la puissance de l'automatisation entre les mains de leurs équipes.

Si les organisations se libèrent des technologies obsolètes, elles peuvent doter chaque employé d'un QG numérique qui rationalise le travail. Grâce à un accès démocratisé aux intégrations et aux automatisations, les équipes peuvent travailler plus intelligemment et de façon optimale. Elles ont ainsi le temps de se concentrer sur les tâches les plus importantes, et peuvent dire au revoir à la frustration provoquée par leurs boîtes de réception.