SMS, e-mails, des échanges précieux pour l'entreprise, pour son fonctionnement comme en cas de litige. N'en perdez pas une miette !

Les outils de communication se sont multipliés. Recueils de précieuses informations, ils doivent être pris en compte par les logiciels de gestion de l'information.

En 2023, 43% des entreprises sondées pour le baromètre Archimag 2023 étaient équipées d’un outil de Gestion Électronique de Documents (GED). Mais prennent-ils en compte les e-mails, les SMS, les échanges par chat ? Loin d’être anodins, ces contenus ont toute leur importance, regorgeant de précieuses informations, dans le corps de l’e-mail comme dans les pièce jointes.

Alors comment exploiter ces données ?

Nos modes de communication ont changé, nos outils doivent évoluer avec eux pour une maîtrise totale de l’information. Les solutions les plus évoluées l’ont compris et permettent aux utilisateurs d’archiver tous les échanges, qu’ils soient e-mails, SMS, chats, ou réunions virtuelles (via leurs comptes-rendus).

Une recherche d’information accélérée

Grâce à l'intégration des échanges dans une gestion documentaire centralisée, la recherche d'informations est considérablement accélérée. Finies les recherches fastidieuses dans les conversations avec ses interlocuteurs pour retrouver le moment où ils nous ont donné les détails nécessaires au traitement de leurs dossiers. Cette fonctionnalité est particulièrement utile car elle permet de gagner un temps précieux, tout en facilitant le suivi des échanges avec nos interlocuteurs.

Avec les échanges intégrés dans une gestion documentaire centralisée, quelques mots clés dans le moteur de recherche permettent de retrouver instantanément les données concernées, avec un lien vers le ou les documents où il en est question, qu’il s’agisse d’un e-mail, d’une pièce jointe, d’un SMS, d’un compte-rendu de réunion, ou d’un échange par chat. Cela facilite grandement la consultation et le référencement des informations, contribuant ainsi à une meilleure organisation et gestion des dossiers.

Plus aucune information perdue

En archivant tous ces échanges, plus aucune information n’est perdue, même si peu d’attention lui a été prêtée d’un premier abord. Cette fonctionnalité s'avère extrêmement pratique pour retrouver une information oubliée et pour avancer avec précision sur un dossier. 

En plus de prévenir les pertes d'informations et de faciliter la gestion des dossiers, en cas de litige, disposer d'un historique complet de tous les échanges permet de prouver sa bonne foi de manière irréfutable. Ainsi, l'archivage de tous les échanges offre une sécurité supplémentaire, ne laissant aucune place aux interprétations erronées et aux malentendus. 
Il s'agit d'un véritable atout pour tous les professionnels soucieux de préserver leur intégrité et leur crédibilité.

Un partage facilité

Bien que le transfert d'un e-mail ou d'un SMS soit simple, partager un point de discussion dans un chat peut s'avérer plus difficile. Cependant, grâce à une gestion documentaire centralisée, cette difficulté peut être surmontée. L’intégration des échanges dans cette gestion documentaire facilite le partage des informations avec ses collègues ou partenaires. De plus, des droits d'accès peuvent être attribués, permettant ainsi un contrôle sur les personnes autorisées à visualiser les informations. Cela favorise également la collaboration en permettant à chaque individu de travailler simultanément sur sa partie d'un dossier, améliorant ainsi l'efficacité de l'équipe.

La possibilité de travailler simultanément sur un même dossier ou projet est un avantage considérable en termes d'efficacité. Chacun peut se concentrer sur sa partie sans attendre que les autres aient terminé. Cela permet de gagner un temps précieux et d'éviter les retards dans la réalisation des tâches.

En utilisant une gestion documentaire centralisée, les échanges peuvent être facilement consultés par tous les acteurs impliqués dans un projet. Cela permet une meilleure communication et évite les erreurs de transmission. De plus, cela favorise la transparence et l'accessibilité des informations, ce qui est essentiel dans un environnement de travail collaboratif.

Un stockage optimisé

Dans une entreprise, il est essentiel d'avoir une gestion efficace des e-mails afin de garantir une source unique d'information et d'économiser de l'espace de stockage. Cette pratique consiste à n'archiver chaque e-mail qu'une seule et unique fois, même s'il y a plusieurs destinataires. Ainsi, une fois qu'un e-mail a été enregistré dans les archives, il ne peut être archivé à nouveau par une seconde personne.

Cette approche présente de nombreux avantages, notamment celui de maintenir une cohérence des données au sein de l'entreprise. En ayant une seule version archivée de chaque e-mail, il n'y a pas de risque de confusion ou de doublons, ce qui simplifie considérablement la recherche et la récupération des informations nécessaires.

Synchronisation

Le smartphone est devenu un outil essentiel pour le travail, offrant désormais la possibilité de se connecter à un outil de gestion documentaire et d'accéder aux documents dans leur dernière version. Cela permet aux professionnels de rester à jour et de travailler de manière efficace, même en déplacement. En intégrant les applications d'entreprise sur les smartphones, les collaborateurs nomades peuvent avoir toutes les fonctionnalités dont ils ont besoin à portée de main, ce qui facilite grandement leur travail. En outre, en intégrant les e-mails et les SMS à la gestion documentaire, les professionnels peuvent accéder rapidement à l'information et améliorer leur efficacité opérationnelle.

Cette évolution technologique offre de nombreux avantages aux entreprises. Les collaborateurs nomades peuvent facilement consulter et modifier des documents, en évitant ainsi les retards et les erreurs liées aux versions obsolètes. De plus, l'intégration des e-mails et des SMS à la gestion documentaire permet une meilleure communication et une réponse plus rapide aux demandes. Également, lorsqu'un document est modifié, une notification peut être envoyée instantanément aux personnes concernées, ce qui facilite la collaboration et améliore la productivité de toute l'équipe. L’envoi de SMS à partir de son outil de GED est possible en le connectant à un outil spécifique de communication mobile.

En outre, l'utilisation du smartphone comme outil de travail permet aux collaborateurs nomades de rester connectés avec l'entreprise à tout moment. Cela leur donne la possibilité de répondre rapidement aux demandes des clients ou d'autres collègues, même lorsqu'ils sont en déplacement. En ayant accès aux applications d'entreprise sur leur smartphone, les professionnels peuvent effectuer des tâches urgentes ou résoudre des problèmes sans avoir à attendre d'être devant leur ordinateur. Cela améliore la réactivité de l'entreprise et renforce ses relations avec les clients.