Un webmail sécurisé et fiable pour les collaborateurs nomades et distants
Le webmail se veut une alternative fiable et économique aux clients lourds, stimulant la productivité des collaborateurs, des partenaires, voire des clients.
Les contraintes des clients email lourds
Le client lourd est le principal choix de ceux qui veulent accéder à leur messagerie. Outlook de Microsoft et Lotus Notes d'IBM comptent parmi ces clients lourds les plus en vogue sur le marché actuel. En tant qu'application installée sur les PC portables des utilisateurs, ces outils proposent de très nombreuses fonctionnalités d'accès à l'email. Ils assurent l'envoi et la récupération des messages électroniques et offrent des fonctionnalités évoluées de gestion des messages, même en mode hors ligne.
Ces clients lourds intègrent, pour nombre d'entre eux, des fonctionnalités collaboratives évoluées de type visioconférence, mais cette richesse fonctionnelle ne dissimule pas le fait que ces logiciels ne sont pas adaptés à toutes les catégories d'utilisateurs, si on considère des critères de coûts, de maintenance et de flexibilité.
Un coût non optimisé
La majorité des utilisateurs ont opté pour les clients email lourds lorsqu'ils sont à leur bureau. Ces clients de messagerie proposent certes des fonctions utiles en matière de gestion des emails et assurent notamment l'intégration avec des outils collaboratifs et de gestion des dossiers locaux. Néanmoins, ils s'avèrent peu pratiques pour les collaborateurs qui ne disposent pas de PC dédiés ou qui consultent leur messagerie à distance.
Cette typologie d'utilisateurs pourrait en effet se voir privée d'accès à la messagerie ou d'utilisation de ces fonctionnalités de communication évoluées. D'autre part, l'adoption de clients lourds par ces collaborateurs implique des charges supplémentaires (paiement de licences et du support technique) alors que les fonctionnalités produit ne sont que partiellement utilisées.
Une maintenance fastidieuse
Les clients lourds sont déployés sur l'ensemble des machines clients et nécessitent une administration permanente. La mise à jour de ces logiciels, non obligatoire, est néanmoins vivement conseillée à la sortie d'une nouvelle version, pour circonscrire d'éventuels bugs ou installer des patchs de sécurité.
Cette procédure doit être réalisée à l'échelle de chaque machine client, ce qui implique le plus souvent une mise à jour individuelle de chacune d'entre elle, un processus particulièrement chronophage et donc coûteux. La gestion centralisée de ces mises à jour reste possible, notamment à l'aide de scripts dédiés, mais cette approche ne peut être exhaustive puisque les PC portables non connectés au réseau, car en déplacement par exemple, devront être mis à jour individuellement.
La compatibilité des postes de travail révèle également une problématique de maintenance chez ces clients lourds. Chaque poste de travail client doit en effet disposer d'une version du système d'exploitation adaptée avec le client de messagerie.
Une version d'un client lourd est susceptible d'être compatible à plusieurs versions du système d'exploitation et vice-versa et une entreprise tentera dans la mesure du possible d'homogénéiser les versions du système d'exploitation pour juguler les problématiques de compatibilité. Cette tâche requiert une forte mobilisation de la part des administrateurs. Enfin, l'installation de clients lourds sur des postes clients est susceptible de générer des problématiques de compatibilité avec les applications déjà installées.
Une flexibilité limitée
L'hétérogénéité des utilisateurs souligne quelques difficultés à utiliser un même client lourd pour leur messagerie. Ces clients de messagerie, installés sur des machines individuelles , ne sont pas adaptés aux collaborateurs dépourvus de PC personnels ou ceux affectés à des sites distants (personnel des points de vente, équipes médicales qui ne disposent pas toujours d'un équipement personnel, ou encore employés d'entrepôts utilisateurs de kiosques PC partagés).
En l'absence de toute machine dédiée, ces collaborateurs doivent avoir leur profil utilisateur installé sur toutes les machines clientes ou devront, ce qui est peu pratique, se contenter d'utiliser un seul poste.
De plus, lorsque des utilisateurs nomades, tels que des agents immobiliers ou d'assurance, sont équipés à titre personnel, ils ne bénéficient pas de toutes les fonctionnalités pour accéder à la messagerie d'entreprise, compte tenu de l'activation de pare-feu et de mécanismes de sécurité déployés par les directions informatiques pour protéger le réseau d'entreprise. Une problématique et des carences qui impactent également les télétravailleurs.
Les avantages du Webmail
Le Webmail constitue une réponse pertinente aux principales déficiences des clients lourds. Cette application, installée sur un serveur central, est accessible via un simple navigateur web et se passe de logiciel de messagerie et d'identifiants personnels sur les postes clients : le Webmail s'ouvre ainsi à toutes les catégories d'utilisateurs. Il est déployé de manière autonome ou en complément d'une architecture email composée de clients lourds.
Cette utilisation duale est à l'origine d'économies conséquentes pour les grandes entreprises multi-sites, avec des utilisateurs nomades ou distants, et dans des secteurs d'activité aussi divers que l'assurance, les franchises, le commerce de détail, l'immobilier ou encore les services de soins de santé. Dans ces contextes, le Webmail prend ainsi le large sur les clients lourds en matière de coûts, de maintenance ou encore de flexibilité.
Coûts maîtrisés
Les navigateurs web font partie de ces applications standards offertes par les systèmes d'exploitation ou sont en libre téléchargement sur le web. Ils allègent ainsi les factures d'achat en éliminant les coûts liés aux licences logicielles et au déploiement auprès des utilisateurs. La seule élimination des coûts de mise à jour permet aux entreprises d'économiser jusqu'à trois fois le coût lié aux clients de messagerie lourds.
Maintenance simplifiée
Les mises à jour des clients Webmail sont simples et peuvent être initiées par un administrateur. Le client email est en effet accessible via un navigateur et n'est pas installé sur les multiples postes de travail. Le navigateur, partie intégrante de l'arsenal applicatif des utilisateurs finaux, est souvent mis à jour par ces derniers eux-mêmes, ce qui allège davantage la charge de maintenance. Quant aux problématiques de compatibilité, elles sont gérées par l'éditeur du navigateur ou par des éditeurs tiers, et ne viennent pas creuser les coûts de maintenance.
Souplesse d'utilisation
Le Webmail est particulièrement intéressant pour les collaborateurs nomades qui accèdent à leur messagerie et à leurs données d'entreprises à partir de postes clients différents. Le Webmail stocke les profils utilisateurs sur le serveur et non sur le poste client et libère les utilisateurs de toute tâche de configuration. Ils se connectent simplement à une adresse URL et renseignent leur identifiant et mot de passe. La sécurité peut être renforcée grâce à l'utilisation du protocole HTTPS tandis que l'accès au Webmail s'effectue simplement via un navigateur connecté à Internet.
Le Webmail présente également de nombreux atouts pour les collaborateurs distants qui utilisent leur PC personnel. En effet, la synchronisation devient transparente puisque l'ensemble des messages est géré sur le serveur. Ainsi la suppression d'un message sera répercutée sur le serveur sans synchronisation manuelle ni automatique avec le client de messagerie.
Le Webmail offre aux utilisateurs nomades un accès simple et rapide à leur messagerie et saura séduire ceux qui utilisent conjointement leur client lourd et le Webmail, ce qui est le cas des télétravailleurs à temps partiel. Ces derniers bénéficient en effet d'outils pour gérer à distance leur email et de fonctionnalités et qui permettent de basculer simplement d'un mode à l'autre.
Certains Webmail proposent en sus des fonctionnalités d'agenda pour planifier et partager les tâches entre collaborateurs, tandis que les Webmails les plus évolués assureront également une synchronisation avec l'agenda de Microsoft Outlook pour faciliter la collaboration avec les collègues équipés de clients de messagerie lourds.
Les entreprises sont de plus en plus nombreuses à proposer à leurs partenaires des comptes de GRC (Gestion de la Relation Client) et autres applications d'entreprise. Ces applications sont souvent proposées sous forme de portail web. La fourniture de l'email à ces partenaires s'inscrit logiquement dans cette mise à disposition d'applications aux partenaires, l'email étant un vecteur de communication économique et rapide avec les partenaires ou un réseau de franchisés.
Le client Webmail constitue un moyen idéal et simple de communiquer avec cette communauté sans imposer de client email en particulier ou l'installation d'applications sujettes à maintenance. Les clients Webmail peuvent partager les ressources serveur et la structure d'annuaire ce qui permet de renforcer la sécurité et d'appliquer les règles d'entreprise vis-à-vis des partenaires.
Conclusion
Pour de nombreuses entreprises, le Webmail est source d'économies importantes grâce à la maîtrise de coûts de licence logicielle et à la simplification des tâches administrative. Les collaborateurs, qu'il s'agisse de travailleurs nomades, distants ou gérant leur temps entre leur bureau et le télétravail, se contentent d'un simple navigateur relié à Internet pour y accéder.
Le Webmail présente également de nombreux avantages pour communiquer rapidement avec les partenaires et autres entreprises faisant partie de l'écosystème d'une entreprise. Enfin, l'interface Webmail peut se personnaliser à la charte graphique d'entreprise et intégré à un portail regroupant les applications que l'entreprise souhaite mettre à disposition de ses partenaires.