Du « Scan to Archive » au « Scan to Process »
Si archiver reste évidemment une activité primordiale pour l’entreprise, désormais cet archivage se veut intelligent, en intégrant directement et simplement les informations papier dans les workflows numériques. C’est le début d’une nouvelle ère : celle du « Scan to Process ».
De plus en plus d’entreprises s’emparent, aujourd’hui, des nouveaux outils de dématérialisation et d’automatisation des process qui vont plus loin que le traditionnel « Scan to Archive », c’est-à-dire scanner pour archiver. Si archiver reste évidemment une activité primordiale pour l’entreprise, désormais cet archivage se veut intelligent, en intégrant directement et simplement les informations papier dans les workflows numériques. C’est le début d’une nouvelle ère : celle du « Scan to Process ».
Les fichiers, les
classeurs et les piles de documents font encore partie du paysage de
l'entreprise. Même si les factures, les reçus et les contrats peuvent être
systématiquement archivés, cela ne signifie pas qu'ils peuvent se prêter à une
recherche rapide ou à des processus numériques. Il suffit de vouloir extraire certaines
informations pour se rendre compte que c’est comme tenter de trouver une aiguille
dans une botte de foin. Si plusieurs personnes, même à partir d'endroits
différents, veulent accéder à une information au même moment, elles seront
confrontées à une situation classique de goulot d'étranglement.
C'est pourquoi, beaucoup d'entreprises,
de l'indépendant en passant par la
PME jusqu’à la multinationale, numérisent régulièrement leurs
documents papier. Le développement de l’utilisation de scanners de documents a
libéré l'information de sa prison de papier en la rendant disponible au format
numérique, avec tous les avantages que cela présente. Elle est consultable,
réutilisable, facile à copier et à traiter par voie électronique.
Plus encore, plutôt que
de scanner leurs documents à des fins de seul archivage, donc à la fin d'un
flux de travail, les entreprises dématérialisent à présent à des fins de
rationalisation des process. Ce nouveau paradigme s'appelle « Scan to
Process ».
La numérisation
évolue du « Scan to Archive » vers le « Scan to Process »,
d'un bout du flux de travail à l'intégration précoce dans les processus métier.
Aujourd'hui, la numérisation se fait au début des processus métier. Nous
entrons dans l'ère de la gestion de documents (DM) et la gestion de contenu
d'entreprise (ECM) qui sont la continuation logique du processus de
numérisation.
Ainsi,
par exemple, dans le cadre de la gestion de relations clients, un commercial
peut numériser rapidement les factures ou les devis (etc.) et les transmettre directement
à son logiciel de gestion de la relation client (CRM), en supprimant des étapes
et en évitant le stockage inutile de documents sur son ordinateur. Ce genre de
scénario est devenu monnaie courante dans de nombreux bureaux modernes.
L’utilisation d’outils de dématérialisation tels que les scanners, simplifie
ainsi grandement les processus en entreprise.
Le nouveau concept de
« Scan to Process » est une étape logique pour l'entreprise qui
recherche plus de qualité, plus d'efficacité et de rapidité, ainsi que l'optimisation
de ses processus métier. Plus l'information papier est intégrée en amont, et de
façon transparente dans la chaîne de processus numérique, plus le potentiel de
création de valeur augmente pour l'entreprise. Les coûts de traitement manuel des
données (tri, classement, stockage, transmission et récupération) diminuent,
les processus sont allégés, les professionnels peuvent plus facilement accéder
à la base de connaissances de l'entreprise, et la collaboration interservices
ou intergroupes s'améliore.
La pratique habituelle
consistant à numériser pour archiver peut encore satisfaire aux besoins
juridiques et comptables, mais pas plus. Le seul moyen, pour les entreprises, d'optimiser
leurs processus, est de s'adapter au « Scan to Process », tout en
intégrant l'archivage de leurs documents numérisés dans une seule étape. Le
concept est simple: il
s'agit de numériser de façon analogique des informations papier, rapidement et
facilement, en appuyant sur un bouton : une intégration en douceur, et en amont,
dans les processus métier qui optimise la valeur commerciale.
Au moment où les
entreprises ont besoin de réduire le coût de leurs processus métier pour
répondre aux défis de l'économie, l'approche « Scan to Process » s'annonce
comme une tendance forte dans les prochaines années. Pour la première fois, les
processus papier sont adaptés systématiquement aux opportunités de
l'infrastructure IT.