Comparer les coûts entre licence globale et SaaS : pas si simple

Aujourd’hui, une entreprise qui déploie une infrastructure logicielle a le choix entre plusieurs paradigmes, voire une combinaison maison. Si le SaaS et le cloud computing sont les modèles qui font le plus parler, ils ne représentent pas toujours la meilleure option pour toutes les structures.

De nombreux facteurs régissent une décision aussi importante que le choix d’un logiciel  pour une entreprise. Le coût est bien entendu l’un des critères déterminants. Cependant, si le SaaS offre des tarifs très compétitifs face aux achats de licences et le déploiement sur site, la comparaison n’est pas toujours aussi simple. Les solutions externalisées comportent un certain nombre de frais annexes qui peuvent saler la note à l’entrée ou sur le long terme. En réalité, la comparaison licence contre abonnement est trop simpliste pour évaluer le coût global d’un logiciel. Il convient de prendre en compte un certain nombre de facteurs trop souvent négligés. La répartition des coûts est différente mais ne plaide pas toujours en faveur de l’externalisation, surtout dans le cadre d’applications professionnelles utilisées à grande échelle.

Licence globale vs abonnement
En ce qui concerne les coûts directs, le SaaS tient bien souvent la dragée haute au déploiement sur site. Il offre une disponibilité rapide voir immédiate contre un tarif réparti sur la période d’utilisation, proportionnel au nombre d’utilisateurs, aux fonctions activées ou à d’autres paramètres eux-mêmes relatifs à l’activité générale de l’entreprise. Le modèle économique de la licence, en revanche, implique une dépense conséquente dès le déploiement, mais fixe ou presque. Toutefois, dans le cas de solutions destinées à être utilisées sur du long terme sans évoluer de manière importante, la licence illimitée et globale peut s’avérer nettement plus rentable. 

Coûts de migration
Autre coût direct à prendre en compte lors du choix : les ressources, matérielles et humaines engagées dans le projet de migration vers une autre solution. Bien entendu, ils interviennent dans le cadre de n’importe quel projet mais peuvent varier d’une entreprise à l’autre et engendrer des frais supplémentaires avec une solution SaaS. En particulier si l’infrastructure technique et les ressources humaines sont jusqu’alors rodées à d’autres paradigmes. 

RH et formation
Un projet SaaS peut également générer des coûts supplémentaires de manière indirecte.  En premier lieu du côté du personnel technique, qui peut nécessiter une formation particulière et, en même temps,  être plus souvent sollicité par les utilisateurs finaux. Si les outils externalisés sont par essence plus faciles à prendre en main et à gérer, ils requièrent tout de même, s’ils sont nouveaux, une période d’apprentissage qui n’existe pas nécessairement avec des solutions plus traditionnelles. Le temps d’adaptation aura inéluctablement des répercutions sur la productivité et sur le confort de travail. 

Personnalisation et intégration
Un des revers de la médaille de la simplicité des applications en mode SaaS est sans conteste la faible marge qu’elles offrent parfois en termes de personnalisation. Que ce soit pour des raisons esthétiques ou fonctionnelles, elles peuvent s’avérer plus difficiles voir impossibles à intégrer à l’identité visuelle ou aux processus de l’entreprise. Modifier l’ergonomie, utiliser d’éventuelles interfaces de programmation, ou créer des passerelles pour échanger des données avec d’autres applications, peut s’avérer cher en temps et en argent.
Pire encore, si la personnalisation est impossible, l’optimisation des processus de travail et donc la productivité peuvent être détériorées. En outre, le modèle SaaS rend difficile le contrôle des mises à jour puisqu’elles sont propagées par le fournisseur. Or elles peuvent endommager des passerelles mises en place ou altérer l’expérience utilisateur et la productivité générale. 

Mise à jour de l’infrastructure réseau
C’est intrinsèque au concept, les solutions SaaS requièrent pour fonctionner une connexion réseau permanente, stable et un débit conséquent ou tout du moins supérieur dans bien des cas à une utilisation plus traditionnelle. Leur déploiement peut entrainer une augmentation du trafic, particulièrement entre le réseau interne et internet. L’utilisation d’une solution SaaS doit donc se faire en accord avec les possibilités offertes, en termes techniques et tarifaires, par les opérateurs télécoms, puisque la réactivité globale de l’application et donc la productivité sera affectée par le débit proposé. Le volume de données transféré doit impérativement être considéré. 

Sécurité et continuité
Un des freins majeurs à l’utilisation du cloud computing en entreprise est le questionnement autour de la sécurité et de la continuité.  Premièrement, certaines organisations sont astreintes à des normes de protection des données qu’il peut être difficile de respecter dans le cadre de l’utilisation de solutions SaaS. Leur maintien peut entrainer l’addition de systèmes de sécurités à la solution SaaS et générer des dépenses supplémentaires.
Deuxièmement, mais plus important encore, les offres SaaS posent le problème de la continuité de l’activité en cas de défaillance du fournisseur. Nombreuses sont les applications SaaS qui conservent toutes les données utilisateurs dans des formats monolithiques et propriétaires sans assurer  une portabilité ou des possibilités d’exportations. La mise en place de passerelles ou de systèmes de conservation des données dans un format plus universel peut parfois se faire mais a un prix.
Enfin, l’hypothèse la plus extrême mais absolument réaliste est celle où l’application dont le support est arrêté n’a tout simplement pas d’alternative possible, ce qui oblige l’entreprise à revoir ses processus de travail en profondeur. Dans ce cas précis, inutile de préciser que le déploiement sur site présente des avantages incommensurables puisque une application locale peut fonctionner indépendamment de la survie de son fournisseur.