Hôpital digital : ménage de printemps dans les documents médicaux !

Dans le secteur médical, l’imprimante reste incontournable. Les historiques médicaux, les formulaires d’admission et les ordonnances continuent d’être imprimés, scannés et stockés.

L’hôpital zéro papier : une nécessité avérée 

Une étude IDC de novembre 2016 constate que plus de 40% des établissements de santé dans le monde s’efforcent déjà de réduire leur consommation de papier, sans pour autant s’attendre à un changement sensible de leur situation dans les deux ans à venir. Il est pourtant important de souligner les enjeux économiques, environnementaux et de sécurité liés à cette migration technologique pour les hôpitaux. Le papier n’est pas seulement cher et peu pratique, il est aussi peu sûr : les imprimantes multifonctions (qui sont aussi les plus répandues dans les hôpitaux) sont en réalité des ordinateurs dotés d’une connexion au réseau. Cela les rend vulnérables face aux pirates et autres criminels de l’informatique désireux de s’accaparer les données sensibles de patients.

Reste à savoir pourquoi le papier subsiste. Cela pourrait s’expliquer par l’existence de systèmes de gestion documentaire différents entre les départements, mais aussi entre divers hôpitaux et autres institutions avec lesquelles ils interfèrent. De plus, les ordonnances et les documents de pharmacie échappent encore en grande partie à la numérisation. À peine 10% des hôpitaux contactés par l’étude IDC déclarent utiliser (partiellement) des ordonnances électroniques.

Outre la persistance des anciennes procédures de traitement de documents papier, le fax joue également un rôle de frein envers la numérisation des hôpitaux. Bien que la plupart des établissements soient conscients d’utiliser des techniques obsolètes, les processus de digitalisation sont souvent longs, et nécessitent un accompagnement. Les hôpitaux se retrouvent dans une situation très complexe et très encadrée ou le passage au « zéro papier » ne dépend parfois pas que de la volonté des professionnels de santé.

Digitaliser les procédures administratives pour alléger la transition vers le « zéro papier »

Le concept d’hôpital sans papier ne se limite pas au nombre de feuilles imprimées. Il concerne aussi les procédures de traitement des documents, dont l’imagerie, le scan et la conversion de documents non numériques. La rapidité y constitue un critère important : combien de temps faut-il pour transférer les informations relatives aux patients du papier vers un système numérique ? Quand ces informations deviennent-elles disponibles au sein de la plateforme de gestion des ressources numériques (Gestion de Contenus d’Entreprise, ECM) ?

Il existe déjà sur le marché des solutions qui permettent de transférer rapidement et en toute sécurité les documents papier vers un système ECM. Pour autant, celles-ci ne semblent pas percer, en raison de processus de numérisation qui interviennent sur plusieurs fronts : gestion de l’impression, scan, optimisation des procédures, programmes PDF et reconnaissance de documents mobile. Les avantages sautent aux yeux : moins de frais d’impression et moins d’imprimantes peu fiables, les documents d’admission et le dossier patient informatisé disponibles dès le départ, l’élaboration, la conversion, la modification et la protection de documents confidentiels en toute simplicité grâce aux programmes PDF, le cryptage de données personnelles... La liste des atouts est longue, mais l’accessibilité immédiate des informations constitue indéniablement l’avantage majeur.

L’efficacité d’une technologie réside bien souvent dans sa capacité à redonner du temps à ses utilisateurs. Dans le cas des hôpitaux, elle doit être en mesure de faciliter la vie du personnel hospitalier et lui permettre de passer plus de temps auprès des patients. Par exemple, lorsqu’un nouveau patient se présente aux urgences, le médecin doit pouvoir accéder le plus rapidement possible à toutes les informations le concernant : allergies, traitements médicamenteux ou encore nature des lésions. De la même façon, le médecin et son patient tireront pleinement profit des informations numériques que les urgentistes auront déjà introduites dans le système pendant le trajet en ambulance, qui seront dès lors immédiatement accessibles.

La reconnaissance vocale : un élément clé des stratégies « zéro papier » des établissements

Et si les médecins ou les infirmières n’avaient plus à utiliser les claviers et souris traditionnels pour saisir les informations digitales mais uniquement à les dicter ? C’est la promesse de la reconnaissance vocale, qui aujourd’hui retient toute l’attention des établissements de soins. Alors que les médecins passent quatre heures par jour devant un ordinateur pour renseigner les dossiers des patients [i], la reconnaissance vocale leur permet de réduire ce temps de façon significative. Une étude de l’hôpital universitaire de Düsseldorf a d’ailleurs démontré qu’elle permettait d’accélérer la gestion documentaire de 26%.[ii]

Parmi les autres avantages notables de la reconnaissance vocale, sa capacité à créer des documents plus complets (le personnel hospitalier pouvant se permettre d’entrer davantage dans les détails en un temps réduit) et plus rapidement. Par ailleurs, les nouvelles générations de reconnaissance vocale dotées de réseaux neuronaux (Deep Neural Networks) et de modèles statistiques complexes, permettent d’obtenir une très grande précision de reconnaissance de la voix humaine. Ces systèmes dépassent même, en termes d’efficacité, la capacité de compréhension qu’aurait un humain peu familiarisé avec le jargon médical.

Si la reconnaissance vocale et la gestion numérique des documents permettent de faire gagner un temps précieux aux équipes hospitalières et de favoriser la percée du digital dans le secteur des soins de santé, ces technologies de pointe n’en restent pas moins des outils, qui ne pourront jamais se substituer à la pensée humaine. Le succès de leur mise en œuvre sera donc autant dépendant de l’appropriation de l’outil par les utilisateurs que de l’environnement de déploiement. Si les professionnels ne constatent pas de bénéfices directs dans leur pratique, alors ces outils seront rapidement abandonnés.

Il est possible d’intégrer très rapidement au système des notions nouvelles, des néologismes et des abréviations spécialisées. Qui plus est, le système apprend par lui-même, pendant l’utilisation, ce qui lui permet de s’améliorer de manière exponentielle avec chaque utilisateur.

Choisir le système approprié    

De façon générale, dans la majorité des services des hôpitaux où le personnel soignant doit taper ses textes lui-même, la reconnaissance vocale est pleinement justifiée. Il convient toutefois de bien définir les besoins et les processus que l’on souhaite voir améliorer avant de mettre en place une telle technologie. Une fois celle-ci testée au sein des départements concernés, les équipes n’auront plus qu’à se familiariser à l’utilisation de l’outil et les médecins pourront personnaliser leur usage notamment au travers des autotext ou des commandes vocales, pour encore plus d’efficacité.

[i] HIMSS Europe et Nuance : « La traque aux pertes de temps en clinique : la charge de la gestion documentaire dans les cliniques allemandes est sous-estimée ». Mars 2015. Interviews qualitatives de 120 médecins et de 109 membres du personnel soignant ; interviews quantitatives de 21 médecins, 8 membres du personnel soignant et d’une sage-femme.

[ii] Markus Vogel et al. : Analyse de la vitesse de gestion de documents en utilisant la reconnaissance vocale médicale Web-based : un essai contrôlé et randomisé. In : Journal of Medical Internet Research 2015, Vol. 17(11) : e247.

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