5 conseils pour avoir un intranet efficace
Les organisations font face à de nombreux défis, notamment celui de l’engagement de leurs collaborateurs. Leur objectif ? S’assurer que les employés soient connectés, informés et qu’ils puissent collaborer et travailler, peu importe l’endroit et le device utilisé.
Dans les grands groupes, on parle de centaines de documents, blogs, discussions et vidéos crées et partagés. Pour relever ce défi et s’assurer que leur intranet soit porteur de valeur ajoutée, les équipes de communications, RH ainsi que l’équipe dirigeante doivent travailler de concert pour orienter la stratégie de communication interne et être sûr qu’elle serve la stratégie globale de l’entreprise. Pour y parvenir, voici quelques conseils.
Quel type d’information communiquer aux employés ?
Communiquer en interne permet, à chaque collaborateur, de connaître la stratégie et les enjeux business de l’entreprise. Les employés comprendront ainsi mieux comment leurs missions respectives s’inscrivent dans cette vision globale. Pour cela, six piliers doivent être pris en compte :
- Vision : définir l’orientation de l’entreprise et indiquer les objectifs qu’elle souhaite atteindre ;
- Stratégie : permet de transformer la vision en réalité, de savoir comment la mettre en œuvre et de répartir les rôles de chacun ;
- Activités commerciales : quels processus commerciaux doivent-être mis en place et exécutés ?
- Employés : quelles sont les valeurs de l’entreprise ? Comment sont-elles promues par les employés ?
- Externe : clients, analystes, médias et investisseurs, que pensent-ils de l’entreprise ?
- Interne : comment les employés peuvent aider l’entreprise à communiquer auprès des influenceurs ? Comment peuvent-ils devenir des ambassadeurs en relayant les informations de l’entreprise sur leurs réseaux sociaux ?
Quels canaux de communication utiliser ?
Il s’agit de savoir quelles sont les plateformes de communication les plus utilisées par les employés afin d’adapter les messages. Il faut donc veiller à ce que chacune d’elle bénéficie de la meilleure visibilité pour identifier les canaux plébiscités par les collaborateurs. Pour les autres, il faudra voir quelles sont leurs défaillances pour y remédier.
A charge donc à l’équipe garante des
communautés internes de créer une carte schématisant les différents flux
d’informations. Cela leur permettra d’analyser comment sont créés les contenus
au sein de l’organisation et, si besoin, réattribuer les tâches aux bons
profils.
Mettre en place une stratégie de communication
Une fois établis les sujets sur lesquels l’entreprise veut se concentrer, il faut établir un rythme soutenu de production de contenus, aussi bien par la direction que les employés. Tout le monde doit s’impliquer pour que cela fonctionne. Pour cela il faut identifier les ressources nécessaires pour créer ce dit contenu. Il sera ensuite beaucoup plus facile pour l’équipe de communication de collaborer avec chaque département (produit, finance, marketing, etc) sur les contenus adaptés à leurs enjeux.
Quid de la culture d’entreprise ?
Dans le cadre d’une stratégie de communication interne, il est également important de faire remonter les critiques des employés à la direction. Pour cela, il faut penser à créer des espaces dédiés au sein desquels les collaborateurs peuvent soumettre leurs propositions sur une thématique particulière. Ces idées pourront ensuite être transmises et partagées au sein de l’entreprise. Par exemple, l’ensemble des employés pourraient être invités à voter pour les propositions qu’ils souhaitent voir mises en place. Une façon de les impliquer encore plus dans la vie de l’entreprise et dans le processus de décision. L’année dernière, Jive Software a par exemple engagé près de 60% de ses employés et plus d’une centaine d’idées novatrices ont été collectées sur divers thématiques : finance, produit, culture, etc.
Mesurer l’impact des communications
Communiquer c’est bien, mais encore faut-il pouvoir mesurer l’impact des contenus diffusés (newsletters, blogposts, etc) et identifier ceux qui ont fonctionné (ou pas) et pourquoi. Cela peut passer par la mise en place d’un sondage interne pour mesurer le niveau de compréhension de chaque collaborateur. Ou encore, par l’organisation de rendez-vous, en face-à-face avec des managers et des employés, pour avoir leurs retours sur les informations diffusées.