Comment gérer un projet agile dans Jira

Outil star de la gestion de projet agile, l'application d'Atlassian met en musique les bonnes pratiques de pilotage Scrum et Kanban. Première prise en main.

Atlassian fait un carton auprès des équipes agiles. C'est, en effet, sur Jira, sa solution historique de gestion de projet basée sur les méthodes agiles Kanban et Scrum que l'éditeur australien a bâti son succès. En France, la société affiche parmi ses références Airbus, Peugeot, Michelin, Crédit Agricole ou encore Axa.

Introduit en 2015 au Nasdaq pour une valorisation de 5,8 milliards de dollars, Atlassian décline son produit en quatre versions. Jira Core vise les équipes métiers (marketing, finance, qualité, RH…) souhaitant gérer des projets en mode agile. Jira Service Desk s'adresse au support technique en recouvrant le pilotage des tickets d'incidents. JiraOps se concentre, lui, sur la résolution d'incidents en tant que telle via la coordination des équipes d'intervention en fonction du niveau de priorité. Quant à Jira Software (ex Jira Agile), il est dédié aux équipes de développement logiciel. C'est à cette quatrième offre que nous allons nous intéresser. Atlassian en propose une version d'évaluation de 7 jours en mode cloud ou serveur.

Kanban ou Scrum ?

Via une interface graphique (UX) 2.0 introduite en 2018, dite de "nouvelle génération", Jira Software va à l'essentiel. Vous retrouvez, dans la barre de tâches latérale, vos tableaux de bord, projets et demandes. Pour démarrer un projet, il suffit de cliquer sur le bouton "créer un projet". Avec, à la clé, un choix à faire : Scrum ou Kanban (cette dernière méthode est désormais proposée par défaut). En choisissant l'une ou l'autre, l'UX implémentera ensuite dynamiquement les bonnes pratiques et vocabulaire de chacune.

En mode Scrum, les agilistes seront en terrain connu. Jira utilise les termes consacrés. Un projet – l'épopée - est découpé en demandes business (user stories). Le catalogue de ces demandes (backlog) est ventilé en sprints, les cycles de travail itératifs.

Le mode Kanban répartit classiquement les tâches en colonnes entre ce qui est "terminé", "en cours", "à faire" (voir capture ci-dessous). Un mode qui conviendra typiquement au suivi d'avancement d'un projet. Des règles permettent de répartir la charge de travail en limitant par exemple à dix le nombre de tâches allouées dans la colonne "à faire".

Il est possible de mixer les deux approches. Sur un sprint donné, les tâches à réaliser pourront être découpées en colonnes. La demande pourra ainsi avancer, mûrir ou, au contraire, être refusée. Arrivée à la dernière colonne du tableau Kanban, elle retombera dans le backlog, puis continuera à suivre le cycle de vie propre à Scrum. 

Planification et exécution

Une fois le backlog constitué, les tâches peuvent être réparties entre les développeurs. Plutôt que d'envoyer des invitations par mail, il est possible, dans la version serveur de la solution, de connecter l'application à l'annuaire LDAP de l'entreprise. Si Jira ne limite pas le nombre de participants, l'agilité préconise de rester sur des équipes de petite taille, inférieures à dix personnes.

Un système de filtres permet d'établir des règles afin de mieux équilibrer la charge de travail

L'organisation du travail suit les phases de planification (plan) et d'exécution (work). Sur un sprint d'une ou deux semaines, l'administrateur pourra décider de traiter dix tâches sur les 150 que compte le backlog. Les tâches sont dispatchées entre les différents membres de l'équipe.

Un système de filtres permet d'établir des règles afin de mieux équilibrer la charge ou de fixer des priorités par un jeu de couleurs. La console d'administration donne une vision précise de qui a accès à quoi avec des règles de cloisonnement, par exemple entre développeurs maison et prestataires. Sur des tickets sensibles tel un tunnel de paiement ou un module d'authentification, il sera possible d'adjoindre un niveau de sécurité privé.

Rituel interactif et reporting 

Une fois le travail planifié, commence l'exécution proprement dite avec son calendrier, ses échéances, ses alertes. En cours de route, Jira permet de rajouter ou supprimer des demandes. L'application tient compte du changement de périmètre et le "reste à faire" est ajusté. D'un simple "glisser déposer", une tâche se déplace d'une colonne Kanban à l'autre à l'aide de la souris voire du doigt sur un écran tactile. Une fois celle-ci clôturée, Jira génère un reporting. Burn down chart, graphique de vélocité, sprint report, graphique des épopées… Jira propose toute sorte de restitutions et tableaux de bord à même d'évaluer la performance collective en fonction du ou des méthodes agiles retenues. 

Jira peut être enrichi via des extensions. La place de marché d'Atlassian en recense plus de 1 500 dont Tempo Timesheets et Zephyr. Parmi elles, on relève Jira Portfolio : une console qui fournit une vision consolidée de l'ensemble de ses projets en cours. Très utile en vue de piloter une direction technique ou une DSI aux multiples chantiers, elle permettra d'équilibrer les charges de travail entre équipes mais aussi de réaliser des analyses d'impact et de risque.