Déployer un service de communications unifiées, oui, mais à quel prix ?

L'UCaaS, est le thème fort de ces prochains mois. Plus qu'une tendance, nous sommes face à une future évolution technologique qui risque de prendre des aires de révolutions … Une bonne chose, certes, mais attention aux budgets. Ceux-ci risquent également de s'envoler...

Les temps changent et l’intégration de nouvelles technologies dans les entreprises est un mouvement inéluctable. Nous avons vu ces dernières années pointer les bénéfices de la virtualisation des services. Internet est devenu un moteur pour nos outils logiciels et nos outils de communication. Le Cloud s’est mis en marche.
Après plusieurs mois de préparation, les acteurs majeurs du secteur ont franchit le pas. Microsoft et consorts poussent désormais des solutions 100% Cloud. Et il est certain que nous n’aurons pas le choix d’intégrer ces technologies d’ici quelques temps.
Cette marche forcée touche également nos outils de communication. Si elle a pris son temps pour s’imposer, la téléphonie sur IP est désormais la base pour les entreprises. Nous arrivons dès lors à une nouvelle étape : la fusion entre téléphonie et services logiciels. C’est l’ère des communications unifiées, de l’UCaaS.
Son avenir semble tout tracé. Une étude menée par IDC en novembre 2013 indique que 63 % des entreprises sont prêtes pour intégrer ces technologies et qu’elles prévoient à court et moyen terme d’engager des projets.
À chaque nouvelle étape de cette évolution, ses freins. Le principal défi pour l’adoption des solutions UCaaS tient au coût impliqué par le déploiement de ces services et par leur utilisation au quotidien. En d’autres termes, les entreprises souhaitent évoluer technologiquement, mais elles ne souhaitent pas pour autant payer plus et multiplier considérablement leur budget télécommunication. Comme il est bien souvent le cas : quand c’est nouveau, c’est plus cher … Sommes-nous pour autant obligés de pâtir à nouveau de cette équation business ? Selon nous : non.
Pour illustrer notre propos, effectuons un focus sur un des services phare des communications unifiées : les solutions reposant sur l’utilisation de la vidéo en tant que nouvel outil collaboratif. D’abord réservées au top management, les solutions de communication vidéo se sont peu à peu démocratisées passant des salles de board à l’ensemble des postes de travail de l’entreprise.
Ce qui était jusqu’à présent réservé à un petit nombre d’utilisateurs va de toute évidence se démocratiser de manière radicale. Les directions technologiques prises par les principaux éditeurs sont en partie la cause de cette révolution.
À titre d’exemple, Microsoft, qui intègre un module de communication Lync dans son OS, entend développer pour l’été prochain de nouvelles fonctionnalités de communication vidéo. Désormais, la visio sur poste de travail sera complètement intégrée à nos outils bureautiques. Elle sera aussi banale que l’utilisation du mail et sera couplée aux fonctions téléphoniques.

Bonne nouvelle ? Technologiquement oui, budgétairement non

En effet, nous avons une tension radicale qui est en train de se dessiner et qu’il est essentiel de dépasser. Faisons un petit calcul. Pour une entreprise de 500 collaborateurs utilisant uniquement des moyens de communication de type mail. Je suis obligé d’assurer un réseau internet classique, peu onéreux, de type accès ADSL. Parfait.
Cependant, plus mes collaborateurs utilisent de nouveaux services et plus les besoins en bande passante augmentent. Les liaisons ADSL doivent être multipliées par 2, puis par 3. L’ADSL doit in fine être substituée à des liens plus puissants, de nouveaux liens sécurisés. Bilan : pour répondre à l’évolution technologique : les prix s’envolent. Des coûts cachés qui, rien que pour ce nouveau service vidéo, font de fait croître considérablement les coûts de fonctionnement de mon entreprise.
Nous retrouvons alors le dilemme qui sied aux communication unifiée : leurs coûts trop important.
C’est sur ce point précis que les entreprises font face aux enjeux réels de l’UCaaS : comment déployer ces nouveaux services tout en maîtrisant ses coûts. Il est dès lors essentiel de remonter à la source de ces enjeux : l’infrastructure réseau.
Quelles bonnes pratiques est-il pertinent de recommander afin de ne pas subir cette envolée budgétaire ? Le premier point tient au fait de ne jamais envisager de déployer un nouveau système UCaaS en ne se préoccupant que de l’aspect services au sens propre du terme. Comme nous l‘avons indiqué, toute nouvelle fonctionnalité implique de redimensionner la bande passante mise à disposition par son opérateur.
Les communications unifiées ne sont dès lors, du point de vue budgétaire, plus le seul fait des responsables informatiques de l’entreprise. Ces projets doivent être menés à plusieurs voix : l’éditeur, qui propose ses solutions, le DSI, qui gère son intégration, l’opérateur, qui définit et dimensionne le réseau adéquat, et enfin le responsable des achats, qui conditionne ce nouveau périmètre budgétaire. L’accord de ces interlocuteurs est la condition sine qua non pour qu’un projet puisse être mené à terme.

L’opérateur télécoms a in fine un rôle primordial à jouer dans cette échiquier technologique. C’est à lui de définir pour l’entreprise la configuration réseau la plus souple et la plus adaptée. Ceci signifie qu’il existe des solutions qu’un opérateur lambda ne vous proposera pas automatiquement et qu’il est essentiel d’exiger. Le fait de recourir à des réseaux hybrides, faisant transiter les applications métiers critiques sur une plateforme techniquement performante tels que les WAN MPLS, et les applications non critiques sur une plateforme économiquement performante tels que les IP VPN Internet.
La mise en place de solutions réseau permettant de prioriser les flux est également un point crucial.
Il existe en effet des solutions performantes permettant d’analyser la répartition de la bande passante en fonction de priorités préalablement définies. Ces outils de gestion et de coordination permettent aux entreprises d’effectuer des économiser substantielles tout en améliorant la qualité de service et en augmentant la bande passante disponible sur site.

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