S’équiper d’une solution de gestion de flotte : les étapes clés

La sélection d’une solution de gestion de flotte n’est pas à prendre à la légère. On attendra d’elle qu’elle fournisse des informations utiles et pertinentes pour l’entreprise, aujourd’hui comme demain. Et présente un retour sur investissement rapide et sécurisé sur le long terme.

Première question à se poser : pourquoi ai-je besoin d’un système de gestion de flotte ? Quelle en sera la valeur ajoutée pour mon entreprise ?

Les solutions de gestion de flotte intègrent des composantes techniques, de la technologie et des services. En collectant puis analysant des informations provenant des véhicules, machines et autres unités mobiles, elles en optimisent l’utilisation.
Et permettent ainsi de :
  • Réduire les coûts d’exploitation ;
  • Améliorer la sécurité – des conducteurs, des passagers, des marchandises ;
  • Diminuer les impacts négatifs sur l’environnement.
Sur cette base, comment choisir la solution de gestion de flotte qui sera la plus adaptée à votre entreprise ?


1. Le concept technique

Tout projet devrait toujours débuter par la définition d’objectifs à atteindre. Parce qu’un partenaire ne saura vous apporter une aide pertinente sans comprendre votre situation actuelle et ce à quoi vous tendez. Ce n’est qu’avec ces prérequis qu’il pourra vous proposer la solution la plus adéquate, celle qui répondra le plus précisément à vos attentes.

Pour définir clairement ces objectifs, vous devrez vous poser les bonnes questions. Quels sont les problèmes que je dois résoudre ? Quel est le potentiel d’optimisation de mon entreprise ? Quels sont les points qui peuvent être améliorés ? Avec qui dois-je entrer en contact dans mon entreprise pour assurer la réussite du projet ? Plus les objectifs seront décrits précisément et concrètement, plus la réponse apportée pourra être pertinente et pérenne.

Ces objectifs pourront, par exemple, être :
« Nos coûts de carburant devront être réduits de 5% à 10%. La solution proposée devra également intégrer la gestion de la structure de notre flotte et de la conduite de nos conducteurs. Les objectifs secondaires sont la réduction de l’usure des véhicules (pour optimiser les coûts de maintenance et la valeur de revente), l’amélioration de la sécurité (pour minimiser les accidents corporels et matériels, et les coûts d’assurance), et le suivi de la mise en œuvre de nos politiques de protection de l’environnement. »

L'expérience montre qu’en se limitant à quelques objectifs, ou à des objectifs corrélés, l’amortissement se fait plus rapidement. Par ailleurs, n’oubliez pas qu’un système de gestion de flotte est un outil d’optimisation efficace si, et seulement si, il est utilisé correctement. Trop de changements engagés en même temps conduisent souvent à un "glissement" du projet, avec un potentiel d’optimisation trop lent, ou pas assez convaincant.

A ce moment du projet, il est temps pour vous d’approcher des fournisseurs du marché, et de faire votre choix : celui d’un partenaire spécialiste, capable de travailler avec vous à des solutions concrètes.Conducteurs, personnes en charge de la planification des tournées, gestionnaires de flotte, chefs d’atelier ou encore managers, tous les postes et toutes les strates de l’entreprise n’ont par ailleurs pas besoin d’accéder aux mêmes données.

L’étape suivante consistera donc à définir quelles informations sont utiles à qui, à quel moment et sous quelle forme, afin de permettre à chacun de prendre les bonnes décisions et de mettre en place les bonnes pratiques.

Seule une solution technologique peut ici apporter une réponse satisfaisante. Il s’agira de définir quelles données brutes vous souhaitez remonter de vos véhicules et à quel moment vous voulez qu’elles soient envoyées au centre de contrôle ; puis de choisir en quelles informations les transformer par analyse, et sous quelle forme de rapport ou de vision en temps réel elles seront transmises aux utilisateurs.


2. Le déploiement et la pratique : définir les processus

Le processus de déploiement devra déterminer qui fournit quelles informations au système, et comment sera coordonnée l’installation de la solution dans les véhicules et, le cas échéant, dans le centre de contrôle. Un plan de communication assurera que toutes les parties prenantes de l’entreprise sont informées en temps voulu, de manière transparente et personnalisée, afin de s’assurer de l’adoption par tous du système mis en place. Enfin, un plan de formation devra être prévu, afin d’expliquer aux salariés l’utilité d’une telle solution et les avantages qu’ils pourront en tirer.

Après le déploiement, suit la période de stabilisation du système, à savoir l’ajustement de la solution à vos besoins, votre environnement de travail et votre utilisation réelle et quotidienne. Beaucoup de choses peuvent être définies théoriquement, mais seule la pratique permettra de peaufiner les derniers détails. Vous aurez peut‑être ainsi à revoir les seuils à partir desquels un événement est considéré comme critique, l’utilité ou non d’un rapport en particulier, ou tout simplement des processus qui ne sont pas conformes et doivent être corrigés. Par ailleurs, l’expérience de vos salariés évoluera également, leur permettant d’interpréter toujours mieux les informations qu’ils reçoivent et d’en tirer de meilleures conclusions.

A ce niveau, doit encore être défini qui assurera le suivi du fonctionnement de la solution. Il ne faut, une fois encore, pas oublier qu’une solution de gestion de flotte ne vaut que si le système fonctionne correctement.
  • Ainsi, des utilisateurs clés devront-ils être formés pour détecter et remonter les anomalies ?
  • Le fournisseur de la solution propose-t-il un support ?
  • Dans ce cas, qui, dans l’entreprise, fera le lien ?
  • Et qui sera en charge du suivi des demandes ?
N’importe quel fournisseur du marché sera en mesure de vous vendre une solution de gestion de flotte, mais déjà beaucoup moins sauront déployer un système qui accompagnera efficacement votre entreprise dans la durée. Il ne faut pas se méprendre, même un excellent système pourra montrer des faiblesses. Encore faut-il qu’elles soient corrigées en temps voulu. Le choix d'un partenaire pour la mise en place d'une solution de gestion de flotte est une décision à long terme, qui implique de sélectionner à la fois les bonnes technologies et le bon partenaire.


[Trucs et astuces] Les choses à vérifier avant de signer
  • La base installée du fournisseur. 100 000 unités, par exemple, sont la preuve d’une solution testée, rodée, et utilisée avec succès par de nombreuses entreprises.
  • Son expertise sur votre marché. Demandez-lui ses références et des contacts parmi ses clients dans votre secteur. Leurs retours vous rassureront quant à sa capacité à comprendre vos spécificités.
  • Son expertise sur son marché. Un bon indicateur : la production de contenus à valeur ajoutée (analyses de marché ou comparatives, livres blancs, conseils, vieille technologique ou réglementaire, etc.)
  • Sa capacité à vous accompagner sur le long terme. Vérifiez la structure de l’entreprise et sa solidité financière.
  • Son aptitude à gérer la relation avec vos syndicats. La mise en place d’une solution de gestion de flotte peut être perçue comme du "flicage" par les syndicats de votre entreprise. Vérifiez que le fournisseur sera là pour vous épauler, prendre la parole devant eux pour leur expliquer les bénéfices à tous les niveaux, conducteurs inclus.
  • Votre équipe dédiée. Un bon relationnel et une confiance partagée doivent s’installer entre vos salariés et les salariés de votre fournisseur. Renseignez-vous sur les ressources qui vous seront attribuées après le déploiement : consultants, support technique, directeur de clientèle, etc.
  • Son niveau de support. Un bon partenaire devra toujours répondre présent pour vous aider, technologiquement et humainement, dans la phase de mise en œuvre et dans le fonctionnement au quotidien.
  • Son offre de formation. Le fournisseur assurera-t-il la formation de votre management, des utilisateurs du système, de vos conducteurs ?
  • Sa roadmap produit. Quels nouveaux produits sont prévus dans les 12 à 18 mois ? 
  • L’ouverture et l’interopérabilité de ses technologies. Quels développements et intégrations sur mesure sont possibles ? Une API (application programming interface) est-elle disponible pour l’intégration avec vos autres systèmes internes ?

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