E-mail, texto ou téléphone ? Voici les nouvelles règles pour communiquer
Il y a deux ans, j'ai découvert la meilleure façon de garder la boîte de réception proche de zéro mail non lu. Le secret, c'est de ne pas regarder mon iPhone ou ouvrir mon Gmail, à moins que je puisse réagir immédiatement à chaque e-mail non lu.
En pratique, cela signifie que lorsque je me trouve dans un ascenseur, je regarde mon application e-mail et je gère chaque e-mail non lu. Je vais soit :
répondre immédiatement en une ou deux phrases (5% des e-mails) ;
écrire une réponse complète et réfléchie parce que l'e-mail provient d'un expéditeur extrêmement important (1% des e-mails) ;
archiver le message, toujours non lu (74% des e-mails) ;
ou, si l'e-mail requiert une réponse plus judicieuse, le marquer comme lu et le marquer d'un drapeau (20% des e-mails).
En règle générale, il me faut au moins un jour ou deux (et quelque fois une semaine voire plus) pour arriver à donner aux e-mails maqués d'un drapeau la réponse qu'ils méritent. Finalement, la plupart du temps, le meilleur moyen d'obtenir une réponse tardive de ma part, c'est de m'envoyer un e-mail.
Même si vous êtes un interlocuteur important et que vous m'envoyez un message auquel j'estime qu'il est crucial de répondre, je ne vous écrirai pas avant au moins deux jours. C'est un laps de temps étonnamment long, alors que les e-mails sont techniquement parlant un moyen de communication instantané. Il s'avère que la vitesse d'acheminement n'est plus un frein à la rapidité avec laquelle certaines communications obtiennent une réponse.
Cela m'inquiète parfois que mes interlocuteurs s'agacent que je ne réponde pas immédiatement, puisque les e-mails sont instantanés. Ce qui serait commode, ce serait qu'il y ait une conception nouvelle de la manière dont nous devrions entrer en contact lorsque nous avons besoin de réponse dans un certain délai. Nous avons besoin de nouvelles règles relatives au moment où il est préférable d'envoyer des textos, téléphoner ou envoyer des e-mails.
La bonne nouvelle, c'est qu'un consultant, Cyrus Stoller, a trouvé la solution. Sur son blog, il explique que comme tout le monde aujourd'hui dispose de smartphones, nous pouvons nous mettre à utiliser des canaux différents pour nous connecter aux autres au lieu de se limiter à l'e-mail ou au téléphone.
Il affirme que si vous souhaitez qu'il vous réponde en :
30 minutes : vous devrez lui téléphoner. "Cela vous donne l'occasion de vous assurer que je comprends exactement ce dont vous avez besoin et vous saurez exactement quand j'ai reçu votre demande. Si vous ne souhaitez pas me déranger en effectuant une directement une demande, c'est que probablement ce n'est pas aussi urgent et que cela peut attendre un peu".
2 heures : vous devez lui envoyer un texto. "Cela me donne gentiment le temps de terminer ce que je fais et de vous rappeler".
dans la journée : vous pouvez lui envoyer un message instantané. "Les messages instantanés marchent bien pour échanger de manière légèrement plus asynchrone. Vous souhaitez obtenir rapidement une réponse mais il n'est pas nécessaire que ce soit dans l'immédiat. C'est moins perturbant que de téléphoner ou d'envoyer un texto. Ça marche bien lorsque vous avez besoin d'une information concrète avant de continuer".
un jour ou plus : envoyez-lui un e-mail. "La plupart des gens ont le sentiment d'avoir à gérer trop d'e-mails. Pensez-y à deux fois pour savoir si les e-mails sont la bonne manière de transmettre des informations. Vous devez vous attendre à ce que les échanges d'e-mails soient réellement asynchrones".
Voilà, ce sont les nouvelles règles. C'est bon pour tout le monde ?
Article de Nicholas Carlson. Traduction par Sylvie Ségui, JDN
Voir l'article original : These Are The New Rules For When To Email, When To Text, And When To Call