Réduisez votre temps de réunion de 90 %

Comment réduire le temps consacré aux réunions de manière plus efficace.

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"Les managers font bien les choses alors que les dirigeants prennent les bonnes décisions",
Warren Bennis, universitaire et spécialiste en organisation. 

La plupart des conseils concernant les réunions se focalisent sur ‘comment’. Mais les efforts pour améliorer les réunions doivent démarrer par ‘quoi’. Peu importe que vous vous réunissez avec efficacité à mauvais escient, ce sera toujours à mauvais escient.
J'ai assisté à des centaines de mauvaises réunions : aucun objectif, pas de programme, pas de préparation, pas de document, pas de planning, pas de procès-verbal, aucun élément d'action, pas de suivi, etc. Nous détestons tous ces réunions. Nous voulons tous les améliorer. C'est pourquoi, les messages issus des influenceurs concernant la gestion des réunions sont les plus populaires.
Mais ils ne répondent pas à ce que je considère être le problème majeur :
la plupart du temps de réunion est gaspillé parce que les gens visent la mauvaise cible.

Dans cet article, je vais vous suggérer une façon de réduire votre temps de réunion

Pas en se réunissant plus rapidement sur les mêmes sujets mais en se réunissant sur ​​moins de choses. Cette recommandation a réduit le temps de réunion de l’un de mes clients de 90 %. Cela ne signifie pas que vous pouvez faire la réunion dans les 10 % du temps restant. Vous devez consacrer d’importants efforts hors réunions pour résoudre les problèmes, travailler plus efficacement en étant de meilleure humeur et atteindre de meilleurs résultats.

Quel est Le Secret ?

Le seul but d'une réunion est "de décider et de s'engager". Aucun autre objectif n’en vaut la peine.
  • Pas de réunion pour "discuter".
  • Pas de réunion pour "mettre à jour".
  • Pas de réunion pour "réexaminer". Pas de réunion pour "informer".
  • Pas de réunion pour "faire un rapport".
  • Pas de réunion pour "présenter".
  • Pas de réunion pour "vérifier".
  • Pas de réunion pour "dialoguer".
  • Pas de réunion pour " évaluer".
  • Aucune réunion pour "se rapprocher".
  • Pas de réunion pour "penser".
  • Pas de réunion pour "réfléchir".
  • Pas de réunion pour "former".
Pas de réunion pour quoi que ce soit, sauf pour "décider et s'engager".

Bien sûr, afin de décider et s'engager, il est nécessaire de partager l'information, suivre les progrès, fournir des mises à jour, réexaminer des documents, échanger des idées, analyser des options et évaluer les coûts et les avantages. Ce sont des façons très raisonnables d’effectuer une réunion.

Mais ce sont des objectifs intermédiaires, l'objectif final étant l’accomplissement

Pour ce faire, une équipe a besoin de décider intelligemment, de s'engager fermement et d’exécuter impeccablement. Une bonne réunion doit se concentrer sur les deux premiers objectifs (décider intelligemment et s’engager fermement) afin de réaliser le troisième, c’est-à-dire exécuter impeccablement.

Décider et s’engager

Si vous jouez au tennis ou au golf, vous devez avoir entendu parler de l’expression "s’élancer sur la balle". Si vous vous élancez sur la balle, vous interrompez votre swing et vous frappez avec beaucoup moins de force. Bien sûr, vous frapperez la balle mais le but est de finir le swing, pas de frapper la balle.
Dans le même esprit, réunissez-vous pour "décider et s'engager" Si vous vous rencontrez dans le but de discuter, vous réduirez vos efforts et travaillerez avec beaucoup moins d'énergie. Bien sûr, vous discuterez afin de décider et de vous engager mais le but est de faire, pas de discuter.
Pourtant, de nombreuses équipes pratiquent "la gestion magique". Ils pensent que parler d'un problème est suffisant pour qu’il se résolve par magie. Ils sont fiers de "travailler" sur quelque chose alors qu'ils ne font qu’exprimer leur opinion sur ce "qui devrait être fait". Mais comme je l'ai écrit ici, il n'y a pas d'action sans engagement. Sans surprise, tout le monde se sent frustré parce que la question reste en suspens "après tout le temps que nous avons passé à en parler".

La valeur de l'information

Imaginez que vous êtes enfermé dans une cellule, au secret, pour les prochaines 24 heures. Je vous propose de vous donner le numéro gagnant de la loterie qui sortira en début de soirée. Le billet gagnant qui vaut 100 000 000 dollars est toujours disponible. Combien seriez-vous prêt à payer pour obtenir l'information ? Rien. Cette information n’a aucune valeur pour vous car vous ne pouvez pas l’utiliser.
Une information est précieuse dans la mesure où elle peut vous permettre de produire de meilleurs résultats que vous n’auriez obtenus si vous ne l’aviez pas eue. A moins qu’elle ne vous amène à agir de manière différente si vous l’aviez eue, elle ne vaut rien.
Puisque vous ne pouvez ni acheter, ni demander à quelqu'un d'autre d’acheter le billet de loterie, le numéro gagnant est sans valeur pour vous.
C’est la même chose pour une réunion. A moins que la réunion amène les participants à agir de manière différente s’ils n’y avaient pas participé, elle ne vaut rien, quelle que soit la manière efficace dont elle a été menée.

Une Proposition qui Coûte Cher

Une réunion nécessite que tous les participants soient au même endroit (de manière virtuelle) au même moment. C'est une proposition qui coûte cher. Il n'y a qu'une seule raison pratique pour la justifier : la conception interactive et l'évaluation de stratégies alternatives, et la décision collective avec l'engagement de poursuivre la stratégie que l'équipe pense être plus propice à sa mission.
(Il existe des raisons sociales et émotionnelles pour se réunir mais les réunions normales poursuivent des tâches plutôt que des objectifs relationnels).
Une équipe dispose de plusieurs moyens pour être à jour sur l'état des initiatives, recevoir des  rapports d’activité, partager des informations, demander des éclaircissements, poser des questions, exprimer des préoccupations, soulever des objections, faire des suggestions et proposer des options, sans avoir à se réunir. Les e-mails et les documents partagés semblent presque préhistoriques en comparaison des nombreux outils électroniques disponibles aujourd'hui, mais ils fonctionnent encore très bien.
La seule chose qui ne peut être effectuée que de manière interactive est l’évaluation de pistes alternatives d'action concernant la mission de l’équipe. Cet exercice nécessite la mise en commun de l'information de chaque membre sur sa zone de responsabilité et ses connaissances sur les opportunités et les menaces que ça déclenchera dans son environnement local.
Par exemple, l’équipe mondiale de dirigeants de l'une des trois plus grandes sociétés informatiques dans le monde que j'ai aidée pendant plusieurs années a cessé de se réunir en vidéoconférence à raison de quatre heures par semaine pour "surveiller les progrès" de ses différents projets. Maintenant, elle utilise des documents partagés où chaque maître d'œuvre du projet écrit une synthèse en trois points:
(a) ce que nous avons fait la semaine dernière,
(b) ce que nous prévoyons de faire la semaine prochaine,
(c) les questions sur lesquelles j'ai besoin d'aide.
Ce n'est que lorsque (c) exige l'interaction de toute l'équipe qu’il y a une réunion. Sinon, il y a des réunions des sous-équipes pour faire face aux détails.
Seules les personnes concernées sont invitées à participer à ces conversations. Personne n’est oisif et toutes les personnes présentes ont un rôle important à jouer dans la prise de décision et l’engagement à résoudre le problème.
L'équipe se réunit désormais tous les quatre mois pour explorer de nouvelles stratégies et entrer en contact sur un plan humain. Tout le monde aime ces réunions qui ne prennent environ que 10 % du temps des mises à jour hebdomadaires passées.

L’Epreuve de Vérité

Prenez un marqueur rouge et recherchez dans votre agenda des termes tels que "discuter", "mise à jour", "réexaminer" et autres verbes non déclaratifs. Rayez-les et voyez ceux qui subsistent.
Ensuite, passez tout élément restant au test suivant en répondant à trois questions :
1. "Que ferons-nous différemment si nous assistons à cette réunion ?"
2. "Pourquoi avons-nous besoin de nous réunir pour réaliser ceci ?"
3. "Comment cela nous aidera à poursuivre l'objectif de l'équipe ?" Je parie que 90 % de votre temps de réunion disparaîtra.

A l’attention du lecteur : veuillez vérifier vos deux ou trois derniers ordres du jour et voir combien d’éléments ne passent pas l'épreuve de vérité. Laissez vos remarques dans un commentaire ci-dessous.

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Traduction par Sylvie Ségui, JDN.
Cette chronique traduite par le JDN a été publiée via le programme Influencers de LinkedIn, où s'expriment près de 300 leaders d'opinion. Retrouvez la version originale en anglais ici.

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