Optimisez votre service achats : adoptez le bon outil de pilotage !

Nouvel outil de pilotage , la démarche processus est en train de devenir une méthode incontournable pour maîtriser son organisation et améliorer la performance globale des acheteurs. À la clé, gain de temps, sécurisation des procédures ou encore automatisation des tâches.

Une procédure achats implique de nombreuses étapes, une pluralité d’acteurs et un flux d’informations important. Si ces éléments ne sont pas harmonieusement gérés, l’acheteur peut rapidement être confrontés à plusieurs risques comme un mauvais choix de fournisseur, des clients internes insatisfaits ou, en termes purement opérationnels, la perte d’informations ou de documents.

La communication interne comme externe est un élément important dans le domaine des achats. La bonne circulation de l’information permet non seulement de bien cerner le besoin mais aussi d’en assurer le suivi et de pouvoir par la suite anticiper les demandes. Cependant, les équipes souffrent du manque de suivi et parfois d’informations qui se perdent entre les différents interlocuteurs.

Il est donc essentiel pour l’acheteur de formaliser son fonctionnement et de le sécuriser à travers la mise en place d’outils de pilotage. En interne dans les entreprises, l’un des outils les plus utilisés reste la suite Office de Microsoft. 60 % des acheteurs exploitent quotidiennement Excel pour gérer leurs activités et suivre l’avancée des procédures (source : enquête Demos - Décision Achats 2010). Néanmoins, les tableaux de bords générés via Excel sont peu flexibles voir lourds à gérer et font l’objet de questionnements fréquents.

Les services achats ont besoin d’outils souples qui s’adaptent à leur fonctionnement et qui puissent évoluer en fonction des nouvelles réglementations mais aussi des enjeux qui touchent la fonction achats à savoir :

  • Adopter une économie intelligente en optimisant les coûts
  • Travailler avec des entreprises innovantes
  • Améliorer la relation avec les acteurs internes (services de l’entreprise) comme externes (fournisseurs)
  • Intégrer une stratégie d’achats responsables en prenant en compte les facteurs sociaux et environnementaux

La gestion des processus : qu’est-ce que c’est ?

La gestion des processus se démarque des autres outils de pilotage car elle prend en compte l’intégralité du fonctionnement de l'organisation, des acteurs associés et des échanges avec les systèmes d’information sans alourdir la "boîte à outils" des acheteurs. Elle a l’avantage d’être totalement modulable en fonction des besoins et s’intègre à n’importe quel type d’organisation.

Là où d’autres outils comme Excel par exemple, permettent de centraliser des données sur un fichier, le logiciel de gestion de processus permet lui, de relier directement les acteurs entre eux, de centraliser les échanges et par conséquent les informations liées au processus. Plus besoin de tableurs, toutes les données sont accessibles via le logiciel de gestion de processus.

Les bénéfices pour l’acheteur

Avec cette méthode, le service achats peut formaliser et sécuriser toutes les étapes de sa procédure. La solution va harmoniser l’organisation du service. 

Les équipes ont une meilleure planification des tâches à réaliser et ne manque plus une étape du processus achat. De plus, avec l’automatisation de la procédure ou d’une partie de la procédure, les acheteurs gagnent du temps sur des tâches répétitives et ne perdent plus d’informations.

Les responsables ont une visibilité sur tout le processus et peuvent suivre en temps réel l’avancée d’une demande par exemple. Résultats, les cycles de validation sont plus courts et les prises de décision plus rapides. Par ailleurs, les collaborateurs internes comme externes évoluent dans de meilleures conditions grâce à la simplification de leurs échanges. 

Découvrez tout ce qu'il faut savoir sur la démarche processus en téléchargeant notre livre blanc

Microsoft / Office