Les communications unifiées : vecteur de transformation pour les RH ?

Le travail à distance est en voie d’être adopté par la majorité des entreprises. Il y a 10 ans encore considéré comme une exception, il a largement prouvé ses bénéfices : collaborateurs plus autonomes et efficaces, réduction des déplacements et du temps passé dans les transports, rapprochement avec les clients… 

En effet, comme le souligne une étude Arkadin, 81,5% des Français considèrent que ce mode de collaboration, tout comme la mobilité, sont des moteurs de productivité. Par ailleurs, le marché du travail étant devenu très concurrentiel et la flexibilité particulièrement valorisée, toutes les études démontrent que les télétravailleurs s'investissent plus largement.Il s’agit alors d’opter pour des solutions de communication qui soient en adéquation avec l’objectif visé, mais aussi d’aménager les conditions de travail, selon le poste et la personnalité des collaborateurs. Dans ce contexte, les communications unifiées se révèlent de précieuses alliées. 

Elles permettent d’organiser facilement et régulièrement des webinaires (réunions interactives) ou des visioconférences, de mettre en place un système de messagerie sécurisée, de travailler depuis une tablette ou un smartphone ou encore de dossiers partagés entre des collaborateurs qui se consacrent à un même projet… Autant d’outils qui favorisent le travail en mode collaboratif et l’émulation au sein même de l’entreprise, mais aussi entre plusieurs sites ou filiales.

Autre avantage de poids : la mobilité des collaborateurs et la gestion de l’espace. Faire le choix des Communications Unifiées dans le cloud (UCaaS), c’est profiter d’une centralisation de l’ensemble des services afin que tout utilisateur, qu’il soit au sein du réseau de l’entreprise ou sur un site distant ou même en mobilité, puisse accéder aux ressources dont il a besoin pour travailler efficacement quel que soit le lieu, le moment et le device utilisé. Cette approche, particulièrement plébiscitée par les millenials, permet d’effacer les barrières technologiques entre la sphère privée et la vie professionnelle (parfaitement illustré par l’exemple de Skype for Business) facilitant le télé-travail et permettant d’adapter son rythme de travail à ses contraintes personnelles.

Cette flexibilité ne doit cependant pas se limiter aux seuls collaborateurs internes, mais s’étendre aux futurs employés et, donc, à la phase de recrutement. En effet, 78% des personnes issues de la génération Y reconnaissent qu’un employeur aux méthodes innovantes présente une plus grande attractivité (étude Arkadin 2015).Ainsi, au moment de choisir son entreprise, tout ne dépend pas uniquement du poste ou du salaire proposés. Pour les meilleurs talents, d’autres critères entrent en jeu, comme : l’environnement de travail, l’état d’esprit des collaborateurs ou encore l’adéquation entre les objectifs de l’entreprise et ses propres aspirations. 

Des facteurs difficilement perceptibles sur une annonce de recrutement ou un réseau social professionnel !Le recours à des solutions innovantes de collaboration, telles que la visioconférence, notamment, permet d’aller plus facilement et plus rapidement à la rencontre de cette population sur son terrain de prédilection. Cela s’avère aussi une formidable opportunité pour le responsable RH d’avoir accès à un plus grand vivier de talents, tout en élargissant ses recherches au-delà de son bassin d’emploi habituel. 

Libéré des contraintes et méthodes traditionnelles de recrutement, il peut envisager d’employer des experts même si ces derniers collaborent depuis un autre pays ou continent.

Les outils de collaboration se sont ainsi imposés comme des instruments indispensables à la croissance des entreprises et, pour 70% d’entre elles, les communications unifiées représentent un enjeu stratégique. Toutefois opérer cette mutation culturelle et technologique ne va pas sans lever un certain nombre de questions de la part des salariés qui exigent de nouveaux modes de collaboration mais sont réticents aux changements. Car même les systèmes de communication les plus performants restent d’une efficacité limitée s’ils ne sont pas adoptés par le plus grand nombre. 

Une implémentation réussie passe d'abord par une politique ciblée de gestion du changement. En informant les collaborateurs longtemps à l'avance des modifications à venir, et en les accompagnant dans la transformation, on s’assure de la fluidité de l’adoption.Les équipes RH ont un rôle clé à jouer en tant que récepteurs d’informations car ils échangent de façon permanente avec des salariés de plus en plus connectés, ils doivent être force de proposition et prendre en main cette (r)évolution du monde du travail. Ils sont aussi des acteurs importants de la transmission des bons usages de collaboration aux salariés.Les méthodes de recrutement et de travail flexible ne sont donc pas seulement un choix technologique, mais la réponse à une transformation de l’entreprise vers la digital workplace. 

Outre ses effets positifs sur les relations entreprise/salariés, la planification des ressources et l’épanouissement personnel, cette approche apparaît aussi comme un formidable levier de motivation. En réalisant ces aménagements, les RH récolteront ainsi les fruits de l’engagement, de la productivité et de la fidélité des collaborateurs.