Cinq conseils pour gérer les équipes dispersées géographiquement

Les entreprises sont de plus nombreuses à autoriser leurs collaborateurs à télétravailler. Ce qui implique la mise en place d'outils et de process pour continuer à collaborer efficacement.

Il n’y a jamais eu autant d’outils et d’applications qu'en 2017. Mais la dispersion géographique des effectifs implique de nouveaux défis en termes de communication et de collaboration, sans parler des difficultés techniques et des problèmes de sécurité inhérents au télétravail. Voici cinq conseils pour garantir un bon travail en équipe des télétravailleurs.


Comprendre l’importance de la réactivité 

L’évolution et l’adoption des technologies de communication et de collaboration ont engendré des attentes nouvelles chez les clients, les partenaires, les employeurs et les employés. Il est nécessaire de réagir plus vite, pouvoir contacter nos collègues de façon immédiate et simple, et, globalement, nous adapter à un monde toujours connecté. Le fait d’être toujours connecté pose néanmoins de nouveaux défis exacerbés par les travailleurs nomades. Travailler où que vous soyez est une idée séduisante, mais la gestion de ce mode de travail doit être appréhendé avec précaution. 

Adopter des outils fonctionnant dans un environnement naturel  

FaceTime, Snapchat ou encore Skype…la technologie moderne des communications est fortement influencée par le grand public et ses habitudes de consommation. Les employés veulent pouvoir disposer de ce type de fonctionnalité au travail, à fortiori s’ils travaillent chez eux en utilisant un appareil mobile. 
On peut aujourd’hui communiquer avec n’importe qui sur FaceTime en un seul clic, pourquoi devrait-on composer un numéro de téléphone et un code d’accès pour se connecter à une salle de conférence ? Configuration, gestion, administration et sécurisation des processus de communications et de collaborations…, les complications techniques sont souvent responsables de perte de productivité. 
Plus que jamais, les plateformes et les outils doivent être aussi simples et fluides que possible. C’est la condition pour que les employés les adoptent, optimisent pleinement leur journée et génèrent un retour sur investissement maximal pour les équipes dirigeantes. 

Réduire le nombre d’outils utilisés 

La généralisation des technologies de communication offre de nombreuses possibilités et a ouvert la voie à la simplicité et la convivialité. Toutefois, elle est aussi responsable de la prolifération d’outils complexes que les responsables IT sont contraints de gérer. De ce fait, selon une étude récente, la plupart des informaticiens (65 %) déclarent que leur entreprise utilise des solutions différentes pour les audioconférences, les vidéoconférences et les webconférences. Résultat : un parcours utilisateur complexe car non-unifié, des fonctionnalités redondantes entre les solutions, un désordre administrative et des risques de sécurité. En d’autres termes, un vrai casse-tête informatique.

Reprendre le contrôle et renforcer la sécurité 

S’il ne fallait retenir qu’une seule et bonne raison de gérer le nombre et les types des outils de collaboration utilisés au sein d’une entreprise, ce serait bien la sécurité. La sécurité doit faire l’objet d’une planification stratégique et être intégrée au processus de décision dès le départ. Un ensemble standardisé de logiciels informatiques vous permet de reprendre le contrôle de vos programmes, de renforcer la sécurité et de rationaliser les communications au sein de votre entreprise. Néanmoins, cette approche ne doit pas être trop restrictive ou perturber les utilisateurs finaux. 

Adopter la vidéoconférence sur le cloud 

Pour une communication et une collaboration efficaces et productives, la vidéoconférence est incontestablement une excellente option, sinon la meilleure, à l’exception bien sûr des interactions en face à face. Longtemps perçue comme un outil réservé au conseil d’administration, elle est devenue un outil accessible et fluide, indépendamment de l’endroit où ils se trouvent, de leur plateforme ou de leur rôle professionnel. Grâce aux solutions sur le cloud, la vidéoconférence est désormais une option très facile à déployer, gérer et utiliser. Il existe des solutions simples qui offrent la convivialité des applications grand public, assortie de toute la puissance, richesse fonctionnelle et sécurité des solutions d’entreprise. Les nouvelles solutions permettent d’intégrer, à travers la vidéoconférence Cloud, l’audioconférence et la web-conférence qui deviennent qu’une composante de la vidéoconférence Cloud.
Pour les travailleurs ou les groupes dispersés, l’interaction en face à face via la vidéoconférence sur le cloud laisse loin derrière les autres outils de communication et de collaboration (emails, communications orale, conférence web, applis de messagerie instantanée, …). 
Elle améliore la productivité, écourte les réunions, renforce et clarifie la communication, et permet en définitive de nouer des relations à distance de meilleure qualité. C’est un outil essentiel qui répond aux exigences les plus rigoureuses des professionnels contemporains en termes de communications et collaboration en toute sécurité.

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