Embauche : toutes les formalités
L'embauche d'un nouveau salarié n'est jamais une chose simple pour l'employeur. Ce dernier doit en effet respecter un certain nombre de formalités.
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)
Au moment de l'embauche, l'employeur doit effectuer la déclaration préalable à l'embauche (ou DPAE) auprès de l'Urssaf ou de la Mutualité Sociale Agricole, selon le régime dont il dépend. Cette déclaration doit intervenir dans la semaine précédant l'embauche. Cette DPAE doit contenir un certain nombre d'informations obligatoires comme la dénomination sociale, l'adresse de l'employeur, le code APE et le numéro SIREN de l'entreprise, les informations relatives à l'identité du futur salarié... L'employeur qui ne respecte pas cette obligation de déclaration préalable à l'embauche sera considéré comme coupable de travail dissimulé et s'exposera par conséquent à de lourdes sanctions.
Le registre unique du personnel
Ensuite, l'employeur doit inscrire son salarié nouvellement embauché auprès du registre unique du personnel. Lorsqu'il s'agit d'une première embauche, l'employeur doit également informer l'inspection du travail par lettre recommandée avec accusé de réception.
L'affiliation auprès des organismes de retraite complémentaire
La troisième étape est celle de l'affiliation du salarié par l'employeur auprès de l'organisme de retraite complémentaire. Cet organisme sera soit l'Arcco (pour les salariés), soit l'Agirc (pour les cadres).
La déclaration des mouvements de main-d'oeuvre
Chaque entreprise de 50 salariés et plus doit effectuer chaque mois une déclaration de mouvement de main-d'œuvre (ou DMMO). Lors de cette déclaration, l'employeur doit indiquer les contrats de travail conclus ou rompus au cours du laps de temps écoulé. Cette formalité n'est pas applicable pour les entreprises employant moins de 50 salariés.
La visite médicale d'embauche
Enfin, la dernière modalité indispensable au contrat d'embauche est bien évidemment la visite médicale d'embauche. En principe, cette visite médicale doit être effectuée avant la fin de la période d'essai du salarié. Toutefois, la visite médicale d'embauche doit intervenir avant même la date d'embauche dans certains cas précis. Ces cas sont ceux où le salarié bénéficie d'un suivi médical spécialisé, cela concerne notamment les jeunes âgés de moins de 18 ans, les salariés handicapés, les salariés effectuant un travail de nuit, les travailleurs exposés à des risques pour la santé, les femmes enceintes...