Les entreprises s'interrogent toujours sur le prélèvement à la source
Fin janvier, les salariés ont reçu leurs premiers bulletins de salaire amputés du prélèvement à la source. Dans un communiqué, le ministère de l'Action et des Comptes publics a assuré que cette première mise en œuvre s'est déroulée "comme prévue et sans bug". Une réforme qui ne concerne pas que le salarié-contribuable mais aussi les entreprises devant collecter l'impôt et les éditeurs de logiciel de paie qui ont dû adapter leurs solutions.
Du côté de l'éditeur ADP, qui compte 12 000 clients, on fait un premier bilan "complètement positif" de la réforme, déclare au JDN Emmanuel Prévost, directeur du pôle veille juridique. "Plusieurs facteurs ont permis que cela se passe bien côté employeurs", explique-t-il. Comme les tests effectués par l'éditeur en janvier 2017 et juillet 2018. Mais aussi et surtout la préconfiguration. En effet, dès octobre 2018, les entreprises ont pu avoir accès aux taux d'imposition de leurs salariés pour se préparer à la réforme. "Avec la préconfiguration, on a familiarisé nos clients au prélèvement à la source", confirme Laura Chikli, chef de marche paie et RH chez l'éditeur Sage (18 000 clients).
Quel taux pour les nouveaux salariés ?
Reste le cas des salariés nouvellement embauchés. En effet, les entreprises récupèrent les taux de leurs salariés après l'envoi de la DSN (déclaration sociale nominative) donc après le paiement des salaires. Concrètement, après sa déclaration, l'entreprise récupère sur Net-entreprises.fr son CRM (compte-rendu métier), fichier qui contient les taux d'imposition de ses salariés. Résultat, l'entreprise ne peut pas connaître le taux du nouvel arrivant avant de lui avoir versé son premier salaire. Quand bien même le salarié donnerait de lui-même son taux à sa nouvelle entreprise, "le responsable paie ne peut pas saisir lui-même le taux dans son logiciel, à la demande de la DGFip (direction générale des finances publiques, ndlr)", selon Jérôme Ricard, product marketing manager de l'éditeur de logiciels de paie Cegid (10 000 clients).
Il existe cependant l'application TOPaze, disponible sur Net-entreprises.fr depuis décembre 2018, qui permet à une entreprise de connaître le taux d'un nouveau salarié avant l'envoi de la DSN. Mais son utilisation n'est pas obligatoire. Et si l'entreprise ne dispose pas du taux du salarié, elle peut lui appliquer un taux neutre pour sa première paie. D'où de possibles "difficultés de compréhension" chez les nouveaux salariés pour Jérôme Ricard.
"Pour la première fois, les entreprises exploitent les données individuelles de la DSN"
Le sujet de la DSN, et donc des échanges de données entre les entreprises et l'administration, est au cœur de la gestion du prélèvement à la source pour les entreprises. "Pour la première fois, les entreprises exploitent les données individuelles de la DSN", relate Xavier Gaulle, vice-président produits de Dhatim, éditeur de Conciliator Pay (16 000 clients). "Avant, les responsables paie travaillaient sur de la masse", ajoute-t-il. Xavier Gaulle pense d'ailleurs qu'il y a encore tout un "travail sur la qualité de la donnée" à faire, notamment pour s'assurer d'un bon report des taux sur les bulletins de paie.
Le cas des changements de situation
Le changement de situation est une illustration de cet enjeu du flux de données. En effet, en cas de mariage, naissance ou de tout autre évènement ayant des conséquences fiscales, le salarié peut signaler ce changement sur impots.gouv.fr pour que son taux soit modifié sur sa fiche de paye. "Le salarié a en tête que ce sera modifié en temps réel", estime Vincent Chevalier, responsable paie et SIRH du groupe Bernard, concessionnaire automobile qui emploie 2500 salariés. Dans les faits, un processus doit se mettre en place, la DGFip devant recalculer le taux puis le retranscrire dans le CRM de l'entreprise qui doit ensuite le télécharger pour mettre à jour ses feuilles de paie. "Dans le meilleur des cas, il faut compter un mois (pour que le taux soit modifié sur le bulletin, ndlr), dans le pire, deux mois", souligne Jérôme Ricard de Cegid. Ce délai fait que "le salarié ne comprend pas pourquoi il voit directement son nouveau taux sur impots.gouv.fr et pas sur son bulletin", commente Vincent Chevalier du groupe Bernard.
D'où le besoin de pédagogie en interne. Y-a-t-il un risque que les responsables paie et RH se mutent en agents des services fiscaux pour répondre à toutes les interrogations du personnel ? "La DGFip reste l'interlocutrice des salariés", rappelle Laura Chikli de Sage. Pour Jérôme Ricard de Cegid, "le message est bien passé, ce sont des questions à poser à l'administration fiscale et pas à l'entreprise". Vincent Chevalier, responsable paie du groupe Bernard conclut : "on essaie de donner le bon discours mais on ne prend pas une responsabilité qui n'est pas la nôtre".