Quand la formation aux outils informatiques permet de gagner en productivité

Tirer pleinement parti de l'outil informatique passe par l'élaboration d'un plan de formation prenant en compte la mise à niveau des connaissances de différents types de profils dans l'entreprise : utilisateurs finaux non informaticiens et techniciens.

Innovations technologiques constantes, cycles raccourcis de sortie de produits sur le marché… autant d’éléments qui complexifient l’usage d’outils sans cesse repensés ! En effet, bien qu’il soit indispensable de s’appuyer sur des infrastructures et outils informatiques de pointe, il est aujourd’hui difficile de maintenir un niveau de connaissance optimal à grande échelle. En effet, comme chacun le sait, le changement est souvent un frein culturel important. Alors comment concilier productivité et changement constant d’outils de travail ?


A y regarder de près, la formation semble être un maillon essentiel à la résolution de cette équation. En effet, déployer de nouveaux outils n'est pas la même chose que les utiliser. De plus, la vision des bénéfices "technologiques" est parfois bien différente de celle des utilisateurs finaux. Un travail de synthèse entre les directions informatiques et les responsables de formation doit alors être entrepris bien en amont pour faciliter le basculement vers de nouveaux outils. Il convient de prendre en compte les résistances naturelles d'utilisateurs qui devront changer leurs habitudes de travail jugées comme optimales.

 

Il convient de ne jamais oublier que pour gagner en productivité, il est fondamental que les outils soient acceptés par les utilisateurs et utilisés au maximum de leur capacité. Ainsi, un simple outil bureautique comme un tableur Excel peut se transformer en un puissant outil modélisant et consolidant des données chiffrées complexes. Une récente étude montre par exemple que seuls 10 à 15% des fonctions des outils bureautiques sont généralement utilisées dans un contexte professionnel contre 5 à 7% dans un contexte domestique. Notons également que ces chiffres s'expliquent principalement par la méconnaissance des fonctions proposées et non pas par leur manque d'intérêt.

 

Ce constat fait ressortir les nombreuses pistes d'amélioration que les entreprises doivent prendre en compte dans leur cycle de formation aux outils et infrastructures informatiques. En effet, lorsque l'on connaît la place qu'occupe l'environnement informatique dans la chaine de création de valeur de l'entreprise moderne, il est difficilement concevable de maîtriser moins de 1/4 des fonctionnalités proposées par de tels outils.

 

On notera également que ce besoin s'amplifie sur des domaines informatiques complexes comme par exemple les réseaux. La sécurité est également un axe stratégique à prendre en compte. Ainsi, il est par exemple fondamental de former en continu les équipes systèmes et réseaux des entreprises aux nouveaux environnements leur permettant de parfaitement garantir la pérennité et la disponibilité du système d'information.


Tirer pleinement parti de l'outil informatique passe donc par l'élaboration d'un plan de formation prenant en compte la mise à niveau des connaissances de différents types de profils dans l'entreprise (utilisateurs finaux non informaticiens et techniciens). Cet élément qui semble évident est pourtant souvent mis de côté au profit de formation orientée techniciens administrateurs.

Attention donc à ne pas oublier ce pan stratégique du projet qui représente en général 90% de collaborateurs. Ainsi, non informaticiens comme techniciens pourront exploiter au mieux les outils mis à leur disposition et accroître leur productivité. Cette donnée est un élément central qui permettra à la fois à l'entreprise d'améliorer sa productivité mais également de rentabiliser plus rapidement ses investissements informatiques.

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