La délicate étape du choix de sa solution de gestion financière

Lorsqu'un groupe décide d'acquérir une application de gestion financière, la phase du choix de solution apparaît comme une étape structurante mais non moins délicate. Définition du périmètre fonctionnel et élaboration d'une maquette applicative et construction d'une grille d'évaluation font partie de ses clés de réussite.

Lorsqu'un groupe décide d'acquérir une application de gestion pour les besoins de production de ses informations financières, soit dans le cadre d'un changement d'outil devenu obsolète, soit dans le cadre d'une réduction des délais ou encore pour remplacer Excel, environnement devenu limité, la phase de choix de la solution s'avère être une étape délicate mais structurante.  

La définition d'un périmètre fonctionnel, l'élaboration d'une maquette applicative et la construction d'une grille d'évaluation pondérée sont trois étapes de la phase de cadrage qui doivent permettre une véritable réflexion afin d'apporter une réponse adaptée aux nécessités identifiées et ainsi aboutir au bon choix.
 
Etape 1 : LA DEFINITION DU PERIMETRE FONCTIONNEL : QUALIFIER SES BESOINS
 
La définition précise du périmètre fonctionnel attendu de la solution future doit être l'un des tous premiers aspects abordés dans un tel projet : Les acteurs du projet doivent ainsi déterminer les finalités de la solution à déployer en répondant à la question : la solution doit-elle permettre de :

       - Produire les comptes consolidés (consolidation statutaire) ;
       - Analyser, de consolider les données de gestion (contrôle de gestion corporate) ;
       - Elaborer des budgets, « forecasts » (élaboration budgétaire) ;
       - Interfacer les données des systèmes amonts vers l'application corporate (module d'interface) ;
       - S'intégrer à une autre solution de reporting de masse (reporting opérationnel).

Pourquoi faut-il se poser ces questions ? Car les éditeurs de solutions ne proposent pas les mêmes réponses selon les besoins exprimés. Il est donc essentiel d'identifier ses propres exigences fonctionnelles avant de s'orienter vers les éditeurs du marché.

Par exemple, si le besoin identifié doit répondre à une nécessité d'unifier une même solution de consolidation statutaire et de reporting de gestion, il conviendra évidemment de s'orienter uniquement vers les éditeurs offrant la possibilité de produire les deux informations.

Second exemple : les éditeurs ne proposent pas avec la même solution lorsqu'un un véritable processus  d'élaboration budgétaire complexe est impératif d'où la nécessité absolue de qualifier le besoin au préalable. Il n'est pas rare de rencontrer  chez les éditeurs des ingénieurs d'affaires qui, avec leurs avant-ventes, réalisent des démonstrations produits et qui à la fin de la soutenance comprennent que la solution avancée ne correspond pas aux besoins désormais mieux qualifiés du client...

Ces deux exemples démontrent que cette définition du périmètre fonctionnel doit être consignée dans un document dit cahier des charges qui sera le document de référence dans les relations entre les éditeurs et le Groupe. Au-delà des besoins de demain ce cahier recense également l'existant d'aujourd'hui.
 
Etape 2 : L'ELABORATION D'UNE MAQUETTE APPLICATIVE : PERSONNALISER LA DEMONSTRATION

Lors de la première manifestation commerciale d'un éditeur, la majorité des interlocuteurs clients estiment avoir « participé à une démonstration où il a été difficile de percevoir réellement la solution » et il est alors nécessaire de passer à l'étape suivante avec une démonstration individualisée.

Dans un document, le plus souvent quelques fichiers Excel, le client aidé du cabinet de conseil qui l'accompagne, va traduire les problématiques qu'il souhaite voir aborder par l'éditeur.  Grâce à cette maquette, les avant-ventes Editeur vont créer une application spécifique avec des besoins personnalisés et ainsi démontrer au prospect, lors d'une seconde soutenance,  la capacité de sa solution à répondre aux exigences.

Le client commencera alors à percevoir beaucoup plus aisément les forces et faiblesses, les avantages et inconvénients, l'étendue ou les limites de chaque solution tant en confort d'utilisation, qu'en facilité de déploiement,... Des rencontres plus techniques entre les interlocuteurs de la Direction des Systèmes d'Information et les techniciens des plates-formes éditeurs peuvent également avoir lieu afin d'appréhender ensemble la cohérence de l'intégration de la solution proposée dans l'urbanisme informatique du client.  Après cette étape le choix commence à se dessiner mais ne négligeons pas une 3ième étape elle aussi essentielle....

Etape 3 : LA CONSTRUCTION D'UNE GRILLE D'EVALUATION : AIDER A PONDERER SON CHOIX

Les démonstrations des solutions éditeurs, les propositions commerciales et autres documents ont permis de collecter une multitude d'informations qu'il convient de structurer pour y voir un peu plus clair : Une grille d'évaluation des solutions peut être élaborée afin justement  d'éclairer les différents décideurs. Pour exemple voici quelques thèmes, non exhaustifs,  à lister dans cette grille d'évaluation :

       - Informations sur l'éditeur : comme nous l'évoquions ci-dessus le positionnement de la solution au regard de la stratégie de l'éditeur est un élément à prendre en compte. La politique commerciale, la maturité de la solution, les références sur le marché du groupe, la durée de vie de la maintenance, le support de l'éditeur (exemple : capacité à fournir des correctifs de bugs,...)...sont également à intégrer dans la grille ;

       - Couverture des besoins fonctionnels : Il conviendra d'estimer si la solution répondra aux besoins fonctionnels du groupe préalablement définis dans le périmètre fonctionnel ;

       - Confort d'utilisation : dans un choix d'une solution, il convient de distinguer la perception de l'utilisation de la solution en tant qu'utilisateur fonctionnel et en tant qu'administrateur technique. Il est possible d'avoir une position contradictoire pour la même solution entre l'utilisateur final qui juge simple d'utilisation le logiciel, et au contraire l'administrateur technique qui percevra une lourdeur dans la maintenance de l'application ;

       - La facilité de réalisation : Il est par exemple important de comparer le nombre de jours nécessaires au déploiement de l'une ou l'autre des solutions même si aujourd'hui, sur un même projet, la variable d'ajustement se situe autour de 10% entre les implémentations de différentes solutions. Par ailleurs, il est intéressant d'appréhender pour le déploiement et pour la maintenance future de la solution, les compétences techniques à acquérir pour être indépendant vis-à-vis des éditeurs et/ou intégrateurs. Pour exemple des compétences MDX, SQL, Visual Basic peuvent être nécessaires en fonction de la solution retenue ;

       - Coût : Le coût de la solution ainsi que celui de la maintenance (+ ou - 20% par an du coût des licences) sont évidemment des éléments à prendre en compte. Nous pouvons noter aujourd'hui qu'en raison d'une concentration du marché des éditeurs, et dans un environnement financier actuellement instable, les tarifs proposés par les éditeurs sont réellement attrayants et sont le plus souvent à peu près comparables. Nous rajouterons que les prix catalogues affichés sont loin des tarifs contractualisés au final avec le client.

Cette grille d'évaluation devra être pondérée en fonction de la hiérarchie d'importance des besoins de chaque décideur. Ainsi en fonction du profil des décisionnaires, la pondération pourra être différente : On peut imaginer qu'un utilisateur mettra plus de poids dans la balance pour la convivialité de la solution, qu'un administrateur technique portera plus d'importance aux types de langages nécessaires au développement, qu'un directeur informatique s'attardera sur la conformité de l'architecture technique de la solution vis-à-vis des normes groupe et que le DAF regardera de très près le coût global du projet...

TROIS ETAPES NECESSAIRES....MAIS PAS SUFFISANTES !

Correctement menées, ces trois étapes doivent permettre au client de choisir LA solution qui convient à SES besoins dans SON contexte. Il est également intéressant de noter que ce dernier peut échanger sur des retours d'expériences avec des groupes ayant installé les mêmes solutions dans un contexte similaire. Ces dialogues peuvent éclairer le client en échangeant concrètement sur des projets de solutions déjà déployées. Enfin il est important d'indiquer que même si ces 3 étapes sont essentielles elles ne suffisent pas à garantir le succès du projet....

Effectivement, les solutions proposées actuellement par les éditeurs sont relativement souples et adaptables. Ainsi la réussite du déploiement de la solution dépend en grande partie des phases de conception et de réalisation. Ainsi la souplesse des outils est un grand avantage car ces solutions peuvent s'adapter aux spécificités de chaque groupe mais cette flexibilité peut également être un inconvénient important car si les développements spécifiques ne sont pas convenablement réalisés, alors la solution ne répondra pas aux besoins du client.

Ceci implique que les attentes fonctionnelles du client soient parfaitement comprises et retranscrites dans le dossier des spécifications et que les paramétrages suivent idéalement ces principes de réalisation. Sans vouloir prêcher pour notre propre paroisse, nous rencontrons encore trop souvent des clients mécontents de la solution déployée chez eux, non pas parce que l'outil ne répondait pas nativement à leurs besoins, mais parce que la phase de conception n'a pas été convenablement menée et ainsi la solution mise en place n'a pas été correctement paramétrée...Ce sont donc des nouvelles étapes à ne pas négliger dans le phasage du projet.

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