Le zéro papier passe par le papier

Dans un monde parfait, tous les échanges seraient dématérialisés et l’économie française économiserait la quasi-totalité des 2,5 milliards d’euros dépensés chaque année à imprimer et transporter des factures. Tout en étant favorable à l'environnement. Une chimère ?

On paierait par virement, les factures et relevés de comptes transiteraient de serveurs en coffres forts numériques, on ne couperait plus d’arbres pour fabriquer du papier et on remiserait les camions qui les distribuent. Ce serait simple, rapide, économique et écologique.

Elle court, elle court, la chimère
Cette parousie est-elle imminente ? Certains semblent le penser : Dexia dévoilait ainsi il y a quelques mois son concept « Zéro papier », grande révolution, innovation majeure ! On sent un paradigme nouveau surgir des objectifs stratégiques de jeunes DSI tout juste entrés dans leurs tours d’ivoire, persuadés d’avoir trouvé la solution à tous les maux de la société. Nouveau ? A voir. En 1992, le NY Times titrait « Paperless office about to become a reality » ; en 1975, Business week révélait au monde « Paperless Office is not far off »; et déjà en 1950, Taiichi Ono annonçait le zéro papier comme un des axes des 5S. Le même discours est ressassé depuis 60 ans et martelé depuis deux générations. La croissance quasi continue de la production de papier prouve que ces prophètes ont manqué de flair. Si tous les visionnaires du zéro papier se sont systématiquement trompés depuis 60 ans, comment peut-on faire confiance aux devins de 2012 qui annoncent l’imminence du tout numérique ?
La conclusion de l’article du NY Times de 1992 était, elle, assez pertinente : « [il y a 20 ans], nous disions tous que nous inventions le bureau sans papier. Avec du recul, ce n’était qu’une illusion de computer nerds ». Cette conclusion est toujours d’actualité : la consommation de papier, poursuit sa croissance. Sur les dix dernières années, elle a augmenté de 20% ; en 2011, la croissance était encore de 1,3%. Le papier demeure d’ailleurs la norme pour l’archivage. Une récente étude du cabinet Coleman Parkes Research indiquait que 42,5% des informations critiques d’une entreprise n’étaient conservées qu’au format papier !  Non, messieurs les rêveurs, le papier n’est pas mort.

Comment expliquer la résistance du papier ?
Naturellement, les avantages des documents numériques sont nombreux : on peut les transférer rapidement, les partager sans difficulté, les archiver à l’abri du feu, les retrouver même si on ne sait pas où ils sont classés (à la mode Google), leur coût de production est très faible, leur acheminement quasi gratuit. Pourtant, le numérique ne parvient pas à prendre la place que le papier conserve[1]. Trois éléments expliquent cette résistance : le confort, l’habitude et la pérennité.

Une maniabilité inégalée
L’immense majorité des plus de trente ans reste attachée à la maniabilité du papier et à la créativité de l’écriture au stylo[2]. Un document papier, même de vingt ou trente pages, tiendra toujours moins de place dans la poche que la plus fine des tablettes, que le plus minuscule des portables, à surface et confort de lecture comparables. Et n’importe quel document papier voit son format réduit de moitié d’un seul geste. On ne plie pas un écran.

Le poids des habitudes
Notre civilisation repose depuis un peu plus de deux milles ans sur l’écrit, et donc sur le papier. Le changement n’est jamais simple ; lorsqu’il concerne un des piliers de la société, il devient encore plus lent, complexe, et anxiogène.

Une sécurité de conservation millénaire
Le plus ancien manuscrit papier, en parfaite conservation, a 1 600 ans. C’est le Codex Vaticanus. Il contient l’essentiel du Nouveau Testament. Ce n’est pas le temps, mais le fanatisme qui a détruit le papier. Pour un support numérique, le temps est plus efficace et beaucoup plus rapide que le fanatisme. Un CD ou un DVD n’est plus lisible après seulement vingt ans. Un Blu-Ray ne passe pas les dix ans. Et les disques durs ont en moyenne leur premier crash avant cinq ans. Qui fabriquera encore des lecteurs de clefs USB dans une génération ? Quel technicien pourra encore réparer un disque dur dans un siècle ? Personne ne peut apporter la réponse[3]. La durée de vie du numérique se compte en années, celle du papier en siècles.
Ainsi la pérennité du support numérique est le premier frein au tout électronique et tant qu’on n’a pas apporté la preuve de cette persistance, les utilisateurs préfèreront une fiche de paie papier rassurante à un fichier virtuel.

Rappelons que le CNRS, dans un rapport en mars 2010, avait sonné l’alerte sur cette grande fragilité des supports numériques.
Il semble donc totalement utopique d’imaginer un monde sans papier dans un avenir proche. Cette phrase était évidente il y a deux générations, elle l’est toujours aujourd’hui et rien ne laisse présager qu’elle sera caduque pour nos petits enfants. Nous ne connaîtrons pas plus le zéro papier que les centrales à fusion nucléaire ou les trains supersoniques.

Accepter le papier pour avancer vers le numérique
Les avantages du numérique sont évidents et sa croissance importante, mais le papier ne disparaîtra pas. On peut, au mieux, espérer arriver à une cohabitation intelligente entre documents papier et numériques.

L’impasse du zéro papier
Le « zéro papier » est un absolu qui ne tolère pas d’exception. Son nom même exclut tout papier. Gérer une comptabilité totalement numérique impose que 100% des justificatifs soient dématérialisés ; la première facture papier sera le grain de sable qui bloquera cette dynamique théorique. Quand le cafetier du coin de la rue pourra-t-il délivrer une note de frais électronique accompagnée d’une signature numérique et offrant toutes les garanties de non répudiation et d’intégrité ? Quand pourrons-nous imposer aux fournisseurs étrangers de se plier aux normes françaises ? Qui peut prétendre à une telle faisabilité à court ou moyen terme sans passer pour un ayatollah de la valeur probante ?

Une cohabitation salutaire…
Soyons pragmatique : il faut à la fois aller vers le numérique et accepter le papier. C’est l’intuition que nous avons eu dès le début du projet Xambox, en 2004, en inventant une solution qui intègre totalement ces deux supports. Les technologies développées permettent de prendre en charge de façon homogène tous les papiers (dont les originaux sont automatiquement classés), les fichiers numériques et les factures disponibles en ligne.

…validée par le marché
A l’époque, on nous qualifiait de réactionnaires illuminés. Aujourd’hui, la solution a été choisie par Lexmark, Fujitsu (dont les scanners envoient directement les documents sur les espaces Xambox) et par Orange qui, via le Cloud pro, propose le coffre fort numérique à tous ses clients. Les résultats sont là : le service affiche sereinement une croissance hebdomadaire de 25%.
Cette gestion hybride conserve le confort du papier, garantit que l’original sera encore lisible dans un siècle et accepte d’être à l’écoute des attentes et des habitudes de l’utilisateur sans lui imposer un tout numérique souvent anxiogène. Proposer un mode transitoire de gestion combinée du papier et du numérique est certainement l’unique chemin qui démocratisera la dématérialisation et le coffre fort électronique.
Tant que les coffres forts numériques ne prendront pas en compte les facturettes des petits professionnels et les cartes postales des particuliers, leur usage restera confiné aux technophiles et ne deviendra jamais le service de grande consommation auquel il aspire. Les croissances comparées de Xambox et des coffres forts qui mettent en avant une valeur probante théorique en sont la preuve.

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[1] Selon nos estimations, les grands facturiers (opérateurs téléphoniques, FAI, fournisseurs d’énergie) ne dématérialisent que 5 à 18% de leurs factures clients. Ce chiffre correspond aux early adopters, facilement convaincus, mais le potentiel des technophiles épuisés, comment progresser ? Il s’agit là d’un enjeu majeur dont le marché, pour les seules factures, avoisine les 2,5 milliards d’euros.

[2] Il est acquis que la génération X reste attachée au papier, la génération Y un peu moins, au mieux, les enfants des années 2010 seront les premiers à préférer le confort de l’écran à celui du cahier.

[3] Les technologies de « cloud » apportent probablement une réponse à cette problématique en confiant les migrations successives des fichiers à des structures spécialisées et outillées.

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