Stockage de données : faire face aux coûts liés à la mise en conformité

La demande en matière d’amélioration de la conformité, que ce soit pour des raisons réglementaires, professionnelles, juridiques, ou même de sécurité, signifie clairement que les organisations doivent réfléchir de façon beaucoup plus stratégique à ce qu'elles paient pour conserver leurs données.

Ainsi qu’à l’emplacement de leur stockage et à la façon dont se fait ce stockage. L’utilisation des méthodes traditionnelles consistant à tout conserver n’est plus ni acceptable, ni réaliste.
Le contrôle des coûts de conformité reste l’une des principales priorités des entreprises. Le challenge majeur est de conserver les données appropriées au bon endroit et au bon moment. Malheureusement, les solutions traditionnelles ne permettent souvent que de transformer les archives en pools de stockage permanent et sont loin de proposer des solutions à long terme pour la conservation rentable des données. Il n’est donc pas surprenant que les discussions en salle de conseil de direction se focalisent sur l’équilibre entre la conservation des données à long terme et les chiffres du bénéfice.
  • Sur le montant payé pour stocker ses données, quel pourcentage apporte une réelle valeur pour l’entreprise ?
  • Les informations conservées pourraient-elles causer un risque potentiel ?
  • Que savez-vous sur vos données et, plus encore, qu’ignorez-vous ?
  • Pouvez-vous être sûr que le bon contenu peut être récupéré quand vous le souhaitez ?
  • Quel est le budget réservé par an pour la sauvegarde de données en ligne et comment ces dépenses sont-elles gérées sur le long terme ?
A l’ère des données Big Data, le fait que beaucoup d’entreprises aient tendance à être trop prudentes est une difficulté supplémentaire. Avec les changements de réglementations et d’exigences d’année en année, elles ont maintenant le risque de sauvegarder trop d’informations et de devenir, concrètement, thésauriseuses de données. Le plus gros problème que cela engendre est la multiplication des coûts et des risques lorsque les entreprises sauvegardent tout aveuglément.
L'augmentation exponentielle des disques de partage, du nombre d’e-mails, d’ordinateurs portables et  de bureau  génère une source sans fin de nouvelles données à gérer. Mais les anciennes données deviennent-elles rapidement redondantes, dépassées et périmées ou restent-elles aussi critiques pour l’entreprise que le jour de leur création ? Toutes ces questions nous ramènent au niveau de la compréhension, de l’intelligence et de la connaissance des données qui sont stockées, de leur emplacement et des raisons justifiant ce stockage. Ce besoin d’informations mène de nombreuses entreprises à adopter une stratégie consistant à « tout garder » afin de jouer la sécurité. 
Mais selon une enquête du CGOC (Compliance, Governance and Oversight Counsel), jusqu’à 69 % des données conservées n’ont aucune valeur pour l’entreprise. Non seulement ce contenu occupe un espace de stockage précieux et onéreux, mais il peut également devenir une source de risque s’il n’est pas géré correctement.
La demande en matière d’amélioration de la conformité, que ce soit pour des raisons réglementaires, professionnelles, juridiques, ou même de sécurité, signifie clairement que les organisations doivent réfléchir de façon beaucoup plus stratégique à ce qu'elles paient pour conserver leurs données, ainsi qu’à l’emplacement de leur stockage et à la façon dont se fait ce stockage. L’utilisation des méthodes traditionnelles consistant à tout conserver n’est plus ni acceptable, ni réaliste. 
Les entreprises réalisent de plus en plus que la solution à ce casse-tête réside dans la conservation des données en fonction de leur contenu. Une solution contribuant à contrôler les coûts, les risques et la complexité de la gestion et de la conservation des données conformes.
En d'autres termes, elle permet aux entreprises d'obtenir une compréhension beaucoup plus poussée des données possédant une valeur de gouvernance, de preuve ou toute autre valeur métier.
Les politiques de conservation des données, stipulant quelles données conserver, pourquoi et pendant combien de temps, sont par conséquent beaucoup plus faciles à définir et à mettre en œuvre.
 Cela signifie également qu’une fois les politiques de conservation des données mises au point, il est possible de classifier automatiquement les informations, et de les organiser en fonction de leur valeur métier. Cela permet d’éliminer des processus manuels longs qui génèrent beaucoup d’erreurs, et, par la mise sur pilote automatique de la collecte et de la conservation à long terme des données, ces dernières sont gérées de façon plus efficace tout au long de leur cycle de vie. Il existe des solutions de conservation des données d’après leur contenu, capables d’indexer et de déplacer systématiquement uniquement les données pertinentes vers le stockage le plus économique et de supprimer de façon justifiée tout ce qui ne concerne pas l’entreprise. Au bout du compte, cela améliore les chances d’obtenir des réductions significatives des coûts globaux du stockage à long terme, ce qui permet de toute évidence de réduire également le coût de la conformité.
Toutefois, et c'est sans doute le point le plus important à noter, la combinaison d’une conservation des données d’après leur contenu, d’un dépôt de données virtuel, centralisé et agnostique au stockage, d’une capacité de recherche de documents à l’échelle de l’entreprise et d’un accès aux données en libre service permet également de réduire le risque pour l’entreprise. En effet, tout le monde, y compris les équipes juridiques et de conformité, peut rapidement trouver les bonnes informations. L'indexation intelligente des données de sauvegarde et d'archivage simplifie la récupération des informations, même si elles sont stockées dans le cloud.
Les entreprises commencent à comprendre que des erreurs simples, lors de la transmission d’e-mails et de documents dans le cadre de procédures juridiques, ou une mise en œuvre inadéquate des délais légaux de conservation des documents, peuvent entraîner des amendes salées, des sanctions et une dégradation de la marque. Pourtant, d’après Gartner1, 62 % des entreprises n’utilisent toujours pas d’outils pour conserver et comprendre leurs données. L’étude indique, et on peut le comprendre, que « Des challenges qui peuvent sembler insurmontables existent. Toutefois, les résultats d'une bonne gestion des données aideront une entreprise agile qui comprend ses données, et donneront à cette entreprise le potentiel de les exploiter. »

Les partisans de la conservation des données d’après leur contenu font naturellement la promotion de sa capacité à :
  • Réduire à long terme les coûts et les besoins en capacité du stockage de conservation de jusqu’à 70 % en éliminant les données sans valeur,
  • Simplifier la gestion du cycle de vie des informations avec des politiques automatisées pour classifier, organiser, conserver et supprimer les informations,
  • Permettre des archives en ligne efficaces avec une intégration fluide du stockage cloud pour permettre un accès et des analyses plus rapides des données métier,
  • Réduire le fardeau pour les utilisateurs finaux en matière de classification,
  • Simplifier la détection, la conservation légale et l’examen des fichiers et des données de messagerie électronique pour réduire les risques.
Toutefois, il serait sage pour les organisations qui souhaiteraient contrer le coût de la conformité de prendre en compte les trois points suivants si elles veulent fournir de meilleures analyses et en faire bénéficier à l’entreprise.

1) La conformité évolue et personne n’a de boule de cristal.

On peut dire sans crainte que de nouvelles réglementations vont faire leur apparition, que les réglementations existantes vont changer, et que quelques-unes d'entre elles seront supprimées. Si vous voulez bâtir une entreprise agile et réactive, il est donc conseillé d'utiliser une technologie évolutive et adaptable pour suivre le rythme de l'entreprise au fur et à mesure de son évolution.

2) Ne sauvegardez pas tout aveuglément sans considération pour la valeur intrinsèque des données.

Cela peut poser un problème du point de vue des coûts comme du point de vue des risques. Une approche de la gestion des informations reposant sur leur contenu vous permettra de gérer les données de façon intelligente, automatique et économique, tout au long de leur cycle de vie.

3) Écoutez les conseils des experts de l'industrie.

Gartner suggère : « Lorsque c’est possible, cherchez des solutions exploitant une infrastructure commune. » Un dépôt de données unique et un point de suppression central vous fourniront une solution de conformité plus économique, plus résistante aux risques et plus facile à justifier.


(1) Does Integrated Backup and Archiving Make Sense (Que penser de la sauvegarde et l’archivage intégrés ?) (Gartner, 2013)
  

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