L’impact positif des datarooms électroniques sur l’environnement

L’apparition des datarooms électroniques au début des années 2000 a permis aux entreprises d’en finir avec la gestion complexe des datarooms physiques – à l’origine d’une logistique souvent complexe et coûteuse – qu’il s’agisse de gestion des actifs immobiliers, de fusions acquisitions ou encore d’accompagnement à la certification.

Avec la simplification de la due diligence (ou des audits préalables, d’acquisition, de certification, etc.) permise par les datarooms électroniques, les entreprises, acheteuses ou vendeuses, peuvent partager et analyser une documentation volumineuse d’un seul clic. Elles réalisent alors un gain de temps précieux en se connectant sur une plateforme sécurisée et accessible en mode Cloud et peuvent ainsi réduire considérablement le coût d’une due diligence. 
Au-delà de la disparition des nombreuses contraintes liées aux datarooms physiques, l’adoption croissante des datarooms électroniques par les entreprises est porteuse de nombreux autres bénéfices dont les plus inattendus pourraient avoir un impact considérable sur l’environnement.

Les datarooms électroniques permettent de simplifier le processus de Due Diligence…

L’utilisation de datarooms électroniques à la place des datarooms physiques dans le cadre des due diligence a permis non seulement de réduire sensiblement la durée de la due diligence mais également de la fluidifier. Les processus de travail ont été simplifiés grâce à un partage à distance, sécurisé et simultané, des documents entre les acheteurs et les investisseurs potentiels.
Les recherches par mots clés et phrases facilitent l’accès direct aux informations recherchées, les plateformes de questions et réponses permettent de faciliter et de fluidifier les échanges entre les parties participant au processus de due diligence – réduction du nombre d’emails, de fax, d’appels téléphoniques et de fichiers Excel – pour mettre à disposition des investisseurs et acquéreurs potentiels les informations dont ils ont besoin, de façon rapide et sécurisée. Des rapports détaillés permettent de savoir quelles questions ont été posées, quand elles l’ont été, mais également le temps qui a été nécessaire pour fournir les réponses adéquates.
De plus, une plus grande transparence est assurée par le biais d’outils de traçage et d’indexation des documents, en fonction de leur fréquence de consultation, de leur date de publication ou encore des utilisateurs qui y ont accès.
Enfin, les entreprises vendeuses peuvent mettre à disposition de tierces parties des documents confidentiels – parfois très sensibles – sans pour autant en perdre le contrôle grâce au suivi de l’activité dans la dataroom (traçage, journal des activités, gestion des autorisations, etc.).

… mais surtout de faire disparaître les contraintes spatio-temporelles

Pour les deux parties, le partage de la documentation dans une dataroom électronique fait surtout disparaître les contraintes spatiales et temporelles. Si le gain de temps sur le processus de la due diligence et la plus grande transparence dont bénéficient les deux parties et la flexibilité des datarooms électroniques permettent de réduire considérablement le coût d’une due diligence et de faire jusqu’à 70 % d’économies (frais de déplacements, impressions, temps passé, honoraires de conseil, etc.), l’impact sur l’environnement est considérable : la réduction des déplacements concerne, selon les phases de due diligence, des centaines – voire des milliers – dŽutilisateurs dont les trajets ne sont plus nécessaires. Les économies en carburant et la diminution des rejets de CO² sont d’autant plus importantes dans le cas d’opérations internationales.
Par ailleurs, les études, qu’elles soient menées par The Economist, Lexmark ou encore Ipsos, soulignent respectivement que ce sont 15 000 milliards de pages qui sont imprimées chaque année, ou que les entreprises françaises dépenseraient plus de 400 millions d’euros par an en impressions inutiles. Ces chiffres permettent de mesurer l’importance et l’utilité des datarooms électroniques.
Selon ASSPI (Audit, Services et Solutions pour les Parcs d’Impression), le budget moyen d’impression pour une entreprise est compris entre 1 et 3 % du chiffre d’affaire, mais ce montant peut être réduit de près de 40 %, effort auquel les datarooms électroniques peuvent également contribuer.
A l’heure où les choix écologiques ne relèvent plus de l’option mais de l’obligation, pour le respect de l’environnement et des principes directeurs du développement durable, les entreprises – qui en sont des acteurs à part entière – se doivent d’entrer de plein pied dans la dématérialisation des échanges. A ce titre, l’usage, dans les processus de due diligence, des datarooms électroniques, s’impose comme un impératif, tant pour faciliter les échanges relatifs aux enjeux stratégiques des parties prenantes que pour s’engager de façon plus prononcée sur la voie du développement durable.

Développement durable / Indexation