Dématérialisation : un programme au cœur de la transformation des organisations

Les programmes de dématérialisation sont toujours sur le devant de la scène en 2014 et le seront encore en 2015. Il faut dire que le retard est conséquent et que les domaines métiers à dématérialiser ne manquent pas.

De la dématérialisation de l’entretien professionnel RH à la dématérialisation du courrier entrant en passant par la mise en place d’espaces collaboratifs, tous nécessitent au préalable une maitrise parfaite de leurs  processus de gestion pour bien appréhender ces projets.
Dans une étude de Markess International réalisée fin 2013 intitulée « Projets numériques des ministères et agences : perspectives 2015 et bénéfices associés », la dématérialisation de documents et des processus est citée dans 93 % des cas comme susceptible de générer un ROI dans les années à venir. Il est encore temps de s’affranchir de certaines idées préconçues comme…

Les projets de dématérialisation nécessitent des compétences technologiques très spécifiques

D'un point de vue humain, l’inquiétude sur l’acquisition des compétences nécessaires pour mener à bien ce type de projets est souvent basé sur une fausse idée de prédominance de la technologie au sein même des dispositifs. Or, force est de constater que ce type de projet est avant tout un projet organisationnel et non technologique : il s’agit ici de logique  de transformation de l’organisation avec des gains de productivité à la clef et le bénéfice de processus à valeur ajoutée.
La dématérialisation favorise le recentrage des activités sur le cœur de métier, cependant,  la mise en œuvre de nouvelles pratiques de gestion documentaire peut entraîner une nécessaire modification des méthodes de travail. La charge de travail des agents doit évoluer en tenant compte de ces nouveaux processus.
Il faut donc concentrer ses efforts et ses ressources sur la démarche de conduite de changement.
Et dans ce cadre il est plus difficile de détecter les talents capables de piloter ces transformations car par définition ils sont une combinaison rare de compétences rares. Compétences en communication, pédagogie, méthodologies, facultés d’adaptation et d’écoute, une bonne connaissance des systèmes d’information ne sont qu’une partie des aptitudes nécessaires pour mener à bien cette mission d’accompagnement des métiers vers le succès de la dématérialisation.

Les projets de dématérialisation suppriment l’utilisation et la production du papier

 Il est illusoire voire utopique de croire que la dématérialisation supprimera complètement la production de papier. Dans bien des cas, il faudra à un moment ou à un autre re-matérialiser le document généré numériquement, sauf dans le cas où le document peut-être numérisé avec une signature certifiée et que vous le déposiez dans un outil à valeur probante ou dans un coffre-fort électronique, il sera alors inutile de garder l'original papier.
A l’inverse, dans le cas de la dématérialisation du courrier entrant, la question des types de courrier à numériser est une donnée qui peut décider du volume de papier qui ne sera pas dématérialisé et celui-ci diffère selon l’activité ou le métier de l’organisation en question.
Autre cas de figure, le déroulé d’une réunion, il est de coutume que chacun soit amené à y participer avec ses dossiers pré-imprimés. L’accès au document directement numérisé (donc sans papier) ne pourrait être possible que si l’ensemble des collaborateurs serait en mobilité « totale », c'est-à-dire doté de tablettes connectées sur les espaces collaboratifs visés. Là encore, la technologie existe mais quid de l’organisation et de la conduite de réunion sous cette méthodologie ?
La situation la plus proche du zéro papier est celle créée numériquement de toute pièce, c'est-à-dire concernant les processus dématérialisés qui n’entrent pas dans une logique d’impression mais plutôt de gestion de la traçabilité du flux d’information.

La Gestion Électronique de Document est centrale dans un projet de dématérialisation

Dans une démarche de dématérialisation, il est nécessaire d’éclaircir les concepts de la gestion documentaire auprès de différents interlocuteurs du projet et de développer à vocabulaire commun et partagé. En effet la gestion documentaire est une problématique à la fois commune (GED transverse) et spécifique à chaque métier (GEDs métiers) de l’organisation. Chacun est soumis à des contraintes, des exigences et des attentes dédiées. De même, le niveau de maturité sur le sujet est très variable en fonction des directions concernées. L’enjeu est donc de compléter l’existant par une solution transversale qui soit suffisamment riche pour couvrir un large panel de services numériques tout en conservant une agilité de gestion. Il ne s’agit pas de supprimer les GED métiers mais de les lier entres elles et de les rendre accessibles à travers un outil commun.
La transversalité concerne essentiellement les projets et les processus supports, c’est dans ce cadre que les bénéfices pourront être maximisés. Le dispositif central sera alors en mesure d’accueillir l’ensemble des objets et documents en provenance des GED métiers afin de répondre à plusieurs objectifs : préparer l’archivage électronique, faciliter les recherches de dossiers en mode transversal, traiter efficacement toute cette masse d’information (Bigdata).
Bien évidement ce programme de dématérialisation ne pourra se dérouler que dans un double objectif d’urbanisation et de simplification du système d’information afin de maîtriser son évolution, les coûts et les délais. Il devra aussi s’imbriquer dans un SI changeant et accompagner progressivement la « maturité numérique » des clients internes.

Le ROI sera de toute façon limité dans ce type de projets 

Encore une idée préconçue basée sur le fait que le papier sera toujours présent dans le dispositif. C'est sans compter sur les nouveaux usages impulsés par les tablettes numériques tactiles et qui génèrent de nouvelles pratiques directement sans papier à l’entrée et à la sortie.
Plus le niveau d’appropriation des dispositifs de dématérialisation sera élevé plus le retour sur investissement sera visible et quantifiable. Les efforts entrepris dans la conduite du changement seront donc primordiaux et contribuerons de manière active à l’atteinte du ROI final.
Sur l’accès aux contenus électroniques, nous noterons une meilleure accessibilité, facilitation et accélération des recherches et traitement d’informations.
Sur la collaboration autour des contenus électroniques, nous constaterons l’amélioration du travail collaboratif et le développement d’une logique d’intelligence collective : la performance d’un individu au sein du groupe sera meilleure que s'il était isolé.
Enfin, ce type de programme permet de participer à la stratégie de développement durable de toute organisation soucieuse de son environnement.

Développement durable / Mobilité