Dématérialisation : un programme au cœur de la transformation des organisations
Les programmes de dématérialisation sont toujours sur le devant de la scène en 2014 et le seront encore en 2015. Il faut dire que le retard est conséquent et que les domaines métiers à dématérialiser ne manquent pas.
De la dématérialisation de l’entretien professionnel RH à la dématérialisation du courrier entrant en passant par la mise en place d’espaces collaboratifs, tous nécessitent au préalable une maitrise parfaite de leurs processus de gestion pour bien appréhender ces projets.
Dans une étude de Markess
International réalisée fin 2013 intitulée « Projets numériques des ministères et agences : perspectives 2015 et bénéfices associés », la
dématérialisation de documents et des processus est citée dans 93 % des cas comme
susceptible de générer un ROI dans les années à venir. Il est encore temps de s’affranchir
de certaines idées préconçues comme…
Les projets de dématérialisation nécessitent des compétences technologiques très spécifiques
D'un point de vue humain, l’inquiétude
sur l’acquisition des compétences nécessaires pour mener à bien ce type de
projets est souvent basé sur une fausse idée de prédominance de la technologie
au sein même des dispositifs. Or, force est de constater que ce type de projet
est avant tout un projet organisationnel et non technologique : il s’agit
ici de logique de transformation de
l’organisation avec des gains de productivité à la clef et le bénéfice de
processus à valeur ajoutée.
La dématérialisation favorise le recentrage des activités sur le cœur de
métier, cependant, la mise en œuvre de nouvelles pratiques de
gestion documentaire peut entraîner une nécessaire modification des méthodes de
travail. La charge de travail des agents doit évoluer en tenant compte de ces
nouveaux processus.
Il faut donc concentrer ses
efforts et ses ressources sur la démarche de conduite de changement.
Et dans ce
cadre il est plus difficile de détecter les talents capables de piloter ces
transformations car par définition ils sont une combinaison rare de compétences
rares. Compétences en communication, pédagogie, méthodologies, facultés
d’adaptation et d’écoute, une bonne connaissance des systèmes d’information ne
sont qu’une partie des aptitudes nécessaires pour mener à bien cette mission
d’accompagnement des métiers vers le succès de la dématérialisation.
Les projets de dématérialisation suppriment l’utilisation et la production du papier
Il est illusoire voire utopique
de croire que la dématérialisation supprimera complètement la production de
papier. Dans bien des cas, il faudra à
un moment ou à un autre re-matérialiser le document généré numériquement, sauf
dans le cas où le document peut-être numérisé avec une signature certifiée et
que vous le déposiez dans un outil à valeur probante ou dans un coffre-fort
électronique, il sera alors inutile de garder l'original papier.
A l’inverse, dans le cas de la
dématérialisation du courrier entrant, la question des types de courrier à
numériser est une donnée qui peut décider du volume de papier qui ne sera pas
dématérialisé et celui-ci diffère selon l’activité ou le métier de
l’organisation en question.
Autre cas de figure, le déroulé
d’une réunion, il est de coutume que chacun soit amené à y participer avec ses dossiers
pré-imprimés. L’accès au document directement numérisé (donc sans papier) ne
pourrait être possible que si l’ensemble des collaborateurs serait en mobilité « totale »,
c'est-à-dire doté de tablettes connectées sur les espaces collaboratifs visés. Là
encore, la technologie existe mais quid de l’organisation et de la conduite de
réunion sous cette méthodologie ?
La situation la plus proche du
zéro papier est celle créée numériquement de toute pièce, c'est-à-dire
concernant les processus dématérialisés qui n’entrent pas dans une logique
d’impression mais plutôt de gestion de la traçabilité du flux d’information.
La Gestion Électronique de Document est centrale dans un projet de dématérialisation
Dans une démarche de
dématérialisation, il est nécessaire d’éclaircir les concepts de la gestion
documentaire auprès de différents interlocuteurs du projet et de développer à
vocabulaire commun et partagé. En effet la gestion documentaire est une
problématique à la fois commune (GED transverse) et spécifique à chaque métier
(GEDs métiers) de l’organisation. Chacun est soumis à des contraintes, des
exigences et des attentes dédiées. De même, le niveau de maturité sur le sujet
est très variable en fonction des directions concernées. L’enjeu est donc de compléter
l’existant par une solution transversale qui soit suffisamment riche pour couvrir
un large panel de services numériques tout en conservant une agilité de gestion. Il ne s’agit pas de supprimer les GED métiers
mais de les lier entres elles et de les rendre accessibles à travers un outil
commun.
La transversalité concerne essentiellement les
projets et les processus supports, c’est dans ce cadre que les bénéfices
pourront être maximisés. Le dispositif central sera alors en mesure
d’accueillir l’ensemble des objets et documents en provenance des GED métiers
afin de répondre à plusieurs objectifs : préparer l’archivage
électronique, faciliter les recherches de dossiers en mode transversal, traiter
efficacement toute cette masse d’information (Bigdata).
Bien évidement ce programme de
dématérialisation ne pourra se dérouler que dans un double objectif
d’urbanisation et de simplification du système d’information afin de maîtriser
son évolution, les coûts et les délais. Il
devra aussi s’imbriquer dans un SI changeant et accompagner progressivement la
« maturité numérique » des clients internes.
Le ROI sera de toute façon limité dans ce type de projets
Encore
une idée préconçue basée sur le fait que le papier sera toujours présent dans
le dispositif. C'est sans compter sur les nouveaux usages impulsés par les
tablettes numériques tactiles et qui génèrent de nouvelles pratiques directement
sans papier à l’entrée et à la sortie.
Plus le niveau d’appropriation
des dispositifs de dématérialisation sera élevé plus le retour sur
investissement sera visible et quantifiable. Les efforts entrepris dans la conduite
du changement seront donc primordiaux et contribuerons de manière active à
l’atteinte du ROI final.
Sur l’accès aux contenus
électroniques, nous noterons une meilleure accessibilité, facilitation et
accélération des recherches et traitement d’informations.
Sur la collaboration autour des
contenus électroniques, nous constaterons l’amélioration du travail
collaboratif et le développement d’une logique d’intelligence collective :
la performance d’un individu au sein du groupe sera meilleure que s'il était
isolé.
Enfin, ce type de programme
permet de participer à la stratégie de développement durable de toute
organisation soucieuse de son environnement.