La capture multicanal : nouveau Graal de la gestion documentaire

Les systèmes actuels de gestion documentaire doivent s’adapter à la législation des différents pays ainsi qu’à la croissance constante des données. Dans ce contexte, la capture multicanal va jouer un rôle clé.

Les entreprises reçoivent un flux quotidien de documents de la part de partenaires commerciaux, fournisseurs et clients. Chaque jour, la marée de données ne cesse d’augmenter, rendant ainsi difficile pour les entreprises le contrôle du volume massif de ces données. Pour traiter efficacement le nombre croissant de documents, les entreprises doivent garantir que les informations circulent à travers les bons canaux et sont traitées aussi rapidement que possible.

L’implémentation d’un système de gestion documentaire électronique pour créer des méthodes efficaces et convertir les informations contenues dans les documents en valeur ajoutée présente des avantages. Néanmoins, pour beaucoup d’entreprises, un système de collecte de données est aussi essentiel pour satisfaire les exigences en matière de conformité et de réglementation.

Pour répondre à ces exigences, les systèmes actuels de gestion documentaire doivent s’adapter à la législation des différents pays ainsi qu’à la croissance constante des données et documents tout en considérant les besoins en pleine évolution du secteur.

Simplifier les processus métiers

En utilisant des systèmes de gestion documentaire, les processus métiers sont automatisés et simplifiés. La quantité des données représente un premier défi pour les chefs d’entreprises, mais ils reçoivent également des données provenant de sources variées et dans différents formats. Tout cela nécessite un processus de capture de documents et de données exempt d’erreur, que les systèmes manuels de saisie et d’archivage ne parviennent tout simplement pas à réaliser.

Le monde du travail en pleine transformation

Aujourd’hui, la capture multicanal doit jouer un rôle dans les stratégies de gestion documentaire des entreprises. La sédentarité des employés par le passé a laissé place à une grande mobilité et flexibilité en termes de lieux de travail. Dans ce contexte, la gestion documentaire doit évoluer pour devenir agile et évolutive. La totalité du processus – allant de la numérisation, la détection et l’indexation jusqu’à la recherche, au traitement et à l’archivage d’images numériques, de documents et de données électroniques – se déroule désormais au sein de canaux de plus en plus divers. Ces canaux comprennent entre autre les scanners, les imprimantes multifonction (MFP), les e-mails, fax, ordinateurs portables et Smartphones.

En outre, de nombreux documents et données doivent légalement rester protégés et accessibles pendant plusieurs années. La gestion documentaire s’est transformée en conséquence : de la simple numérisation de papier directement vers un ou plusieurs sites jusqu’à la collecte d’informations provenant de différents canaux conformément aux réglementations et directives ainsi qu’aux exigences spécifiques locales.

Comment a-t-elle évolué ? Afin d’intégrer plusieurs bureaux et travailleurs mobiles dans le processus métier, la capture et le traitement de documents se prêtent de plus en plus à une réalisation en mode Cloud. Cela permet aux entreprises – ainsi qu’à leurs salariés – de gagner en flexibilité. Mais ce n’est pas le seul avantage. Les technologies basées sur le Web comme le Cloud ou la capture Web offrent les normes de sécurité les plus élevées pendant la transmission des données. Certains fournisseurs offre des normes de sécurité spéciales pour empêcher l’espionnage des données et protéger les données sensibles qui tombent entre les mains de tiers.

Améliorer les services clients

Depuis que les smartphones et tablettes ont fait irruption dans la vie de tous les jours, le thème de la capture de documents en fonction du site est arrivé au premier plan. De nombreuses entreprises l’utilisent comme un avantage concurrentiel – qu’il s’agisse d’améliorer leur service clients ou de réduire leur temps de réaction aux demandes des clients. Avec le bon support technologique, il est possible d’accomplir les deux en même temps, tout en réduisant les coûts.

Pour le secteur bancaire ou financier en particulier, la capture mobile joue un rôle essentiel au sein des organisations en pleine transformation. De nombreuses banques autorisent déjà leurs clients à transférer des fonds et à réaliser d’autres transactions de ce type via leur téléphone. La soumission de réclamations d’assurance via un appareil portable – par exemple, après un accident de la circulation – permet de réduire la longue attente pour le remboursement et de recevoir plus vite les décisions.

Dans ces exemples, la confidentialité des données joue aussi un rôle primordial. Les clients comptent de plus en plus sur les smartphones et les tablettes pour soumettre des informations sensibles. Les entreprises ont la responsabilité de garantir que les données sont cryptées de manière sécurisée pour le traitement interne et protégées contre tout accès non autorisé par des tiers. Les solutions de capture multicanal d’entreprises permettent cet équilibre entre la sécurité et la confidentialité des données à long terme dans les communications des clients.

Sauvegarder les entreprises pour aujourd’hui et demain

Pour les collaborateurs nomades comme les équipes de commerciaux ou le secteur du transport et de la logistique, l’option de la gestion documentaire à distance est un avantage de poids. Du traitement des applications d’assurance pour les clients sur place à la capture de rapports de dépenses, la numérisation mobile de documents accroît l’efficacité et apporte un avantage concurrentiel. En effet, ce concept de capture à la demande – le fait de collecter des informations directement à la source, à n’importe quel moment et sur n’importe quel appareil – représente un marché en pleine croissance pour la capture multicanal. En termes de conformité, les solutions de capture mobile permettent d’automatiser la collecte et le traitement des données pour leur utilisation dans des systèmes back-end tout en répondant aux exigences réglementaires, pour la sauvegarde des entreprises maintenant et dans le futur.

Ces solutions aident les entreprises à améliorer leurs processus de gestion documentaire avec une efficacité maximale tout en fournissant une transparence optimale pour les autorités de surveillance.

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