Les critères pour identifier une bonne application de partage de fichiers

Aujourd’hui, entre productivité, rapidité, facilité ou encore sécurité, quels sont aujourd’hui les critères plébiscités par les collaborateurs pour identifier une bonne application de partage de fichiers ? Le point.

Pour une majorité d’employés, la technologie utilisée sur leur lieu de travail pourrait être optimisée pour une meilleure productivité. Un sondage Kelton Research réalisé en 2014 pour Cornerstone OnDemand montrait l’importance de la technologie comme facilitateur des tâches quotidiennes. Aujourd’hui, entre productivité, rapidité, facilité ou encore sécurité, quels sont aujourd’hui les critères plébiscités par les collaborateurs pour identifier une bonne application de partage de fichiers ?

Une bonne technologie pour une meilleure capacité d’utilisation et des résultats optimisés

Un nombre croissant de tâches à exécuter, un niveau de stress qui augmente : la forte charge de travail nécessite d’avoir une technologie garante d’une bonne productivité - tout du moins en théorie. 33 % des répondants de l’étude Kelton Research estiment en effet que la technologie qu'ils doivent utiliser au travail réduit en réalité leur production parce qu'elle n'est pas assez efficace. À cela viennent s'ajouter diverses distractions associées à la technologie, telles que les alertes des médias sociaux (30 %), les messages instantanés (26 %) ou encore les e-mails excessifs (33 %), qui ont pour conséquence de réduire fortement la capacité de concentration, et donc d’efficacité et de production.

Quand on s’intéresse au partage de fichiers en entreprise, deuxième type d’application la plus utilisée au travail selon Kelton Research derrière les applications bureautiques, les répondants annoncent attendre de la technologie :

- Une facilité d’utilisation (74 %) 

- Un accès aux informations pertinentes quand nécessaire (72 %) 

- Une meilleure productivité (72 %) 

- Un outil pour travailler plus intelligemment (61 %)

Des critères liés notamment à une volonté d’une meilleure utilisation du temps, donc une meilleure productivité, et par là même une meilleure vie professionnelle. La technologie est dans ce cas non seulement un facteur non négligeable de « temps qualitatif », au travail mais aussi à l'extérieur de l'entreprise.

Détecter les facteurs de stress liés aux transactions

Dans les professions où le partage d’informations est clé, et a fortiori lorsqu’il s’agit d’échanger des données sensibles ou confidentielles, le besoin pour les collaborateurs d’accéder à une technologie facile, rapide et efficace est au cœur de la productivité de l’entreprise, et donc de sa réussite. Ainsi, les responsables de transactions – qu’il s’agisse de transactions immobilières ou de fusions acquisitions par exemple - passent de nombreuses heures dans le Cloud, mais aussi sur les datarooms virtuelles, ces coffre-fort électroniques permettant de stocker des informations dans un cloud privé en toute sécurité.

En 2015, dans une enquête menée par Drooms auprès d’experts et professionnels de l’immobilier sur les facteurs de distraction et de stress lors d’opérations transactionnelles, les répondants indiquaient attendre de la technologie qu'elle leur fasse gagner du temps et les aide à travailler plus intelligemment, afin de réaliser des économies (en ressources, en temps, en productivité…). 

Or, dans la réalité, l’équation ne se vérifie pas toujours : les responsables des transactions exprimaient en effet leur souhait de bénéficier d'une meilleure vitesse de traitement et de chargement des documents dans leur dataroom virtuelle (15%), trouver les informations pertinentes plus facilement (26%) et avoir la certitude que tous les documents pertinents sont disponibles dans la dataroom (36% indiquent que des documents importants manquent).

C’est pourquoi, pour une vie professionnelle plus productive, chefs d’entreprise et collaborateurs ne doivent plus se contenter d’être des utilisateurs passifs de la technologie, mais doivent devenir de réels utilis-ACTEURS, à la recherche d’outils efficaces, rapides et conviviaux qui optimiseront les résultats de l’entreprise.  

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