FB Avocat dématérialise ses dossiers de contentieux
Le cabinet a mis en place une solution globale de dématérialisation alliant numérisation et gestion électronique de documents. Travail collaboratif et gestion de versions sont très appréciées.
Cabinet d'affaires spécialisé dans l'assistance juridique auprès des PME/PMI, FB Avocat compte à son actif près de 400 clients. Pour chacun, il traite en moyenne 2 à 3 dossiers par an.
Compte tenu de l'accroissement de son activité et du volume de documents papier que cela engendrait, le cabinet a décidé en 2007 de mettre au point un système d'archivage de données au format numérique adossé à une gestion électronique de documents.
"Il nous a fallu trouver une solution pour exploiter correctement nos archives qui ont commencé à devenir conséquentes et diminuer par la même occasion les coûts liés au stockage des documents papier qui occupait à eux seuls une pièce de 10 mètres carrés", raconte Franck Benhamou, fondateur du cabinet FB Avocat.
Au début de l'année 2007, le cabinet se met alors en recherche d'une solution de numérisation et fait appel pour l'accompagner dans sa tâche au prestataire Elit-Technologies, spécialisé dans les solutions de numérisation.
Sur la base du cahier des charges élaboré dans la foulée, dans le courant du premier trimestre 2007, Elit-Technologies propose alors au cabinet une offre de numérisation de bout en bout composé d'un scanner Ricoh interfacé avec la suite eCopy ShareScan, le tout relié par réseau VPN et une liaison ToIP estampillé Cisco Systems.
"Nous avons complété l'existant avec du chiffrement et des accès par profil aux documents" (Franck Benhamou - Fondateur de FB Avocat)
"Nous avons opté pour la solution de gestion de numérisation eCopy car elle répondait parfaitement à nos besoins de partage et de collaboration sur des documents entre les différents membres du cabinet", poursuit Franck Benhamou.
Au-delà de la simplicité d'utilisation, c'est également sur les aspects liés au versionning de documents proposé par la solution qui aura su répondre pleinement aux attentes du cabinet.
"Ce que nous avons le plus apprécié, c'est le fait de pouvoir accéder à n'importe quel moment, même en déplacement, à l'ensemble des pièces d'un dossier concernant une affaire en cours. Cela nous permet d'être plus réactif vis-à-vis de nos clients ce qui est décisif dans un contexte où les prises de décision doivent être immédiates", se félicite Franck Benhamou.
Un accès à distance permis par les différentes briques d'infrastructure réseau mises en place pour l'occasion : un système VPN client, ainsi que les outils de communications unifiées fournis par l'équipementier Cisco Systems - dont IP Communicator softphone et Unified Communication 500 Series.
Du point de vue de l'implémentation, elle a été effective au mois de novembre 2007, sans contrainte technique ou organisationnelle particulière. Et ce, malgré plusieurs ajustements fonctionnels mineurs.
"Il a été nécessaire de compléter l'existant sur l'aspect lié à la gestion des flux documentaires et aux historiques de dossiers en mettant en place un accès par profil à notre système d'archives électroniques qui permet désormais de chiffrer les documents de façon individuelle", se rappelle Franck Benhamou.
| Source : FB Avocat | |
| Organisme | FB Avocat |
| Solutions retenues | ShareScan (eCopy), IP Communicator softphone et Unified Communication 500 Series (Cisco) |
| Début du projet | 2007 |
| Implémentation | Novembre 2007 |