La gestion de la paie en proie au démon de la rétroactivité

Qu'elle soit gérée de façon manuelle ou bien prise en charge par une fonctionnalité ad hoc d'une solution, la rétroactivité de la paie met les entreprises au pied du mur. Les éditeurs aussi.

Complexe pour les uns, indéchiffrable pour d'autres, la compréhension d'un bulletin de paye par les salariés se réduit (bien) souvent à sa case net à payer. Côté employeur, en revanche, son élaboration nécessite la plus grande attention... jusqu'à même devenir véritablement cauchemardesque dans certains cas.

Au palmarès des craintes des gestionnaires et administrateurs de paie, la problématique de la rétroactivité occupe une bonne place - si ce n'est la première -, en ayant une influence directe sur le système ou le progiciel de paie utilisé par l'entreprise.

"La rétroactivité est une mécanique de traitement de calcul de la paie d'un salarié qui consiste à prendre en compte l'antériorité de l'évolution d'une donnée collective ou individuelle de la paye d'un salarié sur ses bulletins de paye à venir", explique Hervé Brunner, P-DG du cabinet SIRH Conseils.

Dans l'univers impitoyable de la paie, ces évolutions revêtent plusieurs formes : changement d'assiettes des barèmes et des taux de cotisations salariales ou patronales, relèvement des points de calcul des salaires de base, révision majeure de la législation (Loi TEPA...). Déjà peu évidentes à gérer lorsqu'elles sont connues de l'employeur, ces évolutions deviennent particulièrement délicates à gérer lorsqu'il s'agit de les prendre en considération a posteriori.

"Il faut vérifier que les algorithmes de rétroactivité et tables de données prennent en compte les dates d'effet" (Hervé Brunner - SIRH Conseils)

Pour faire face à la problématique de rétroactivité de la paye, deux approches coexistent : la première est de la traiter de façon manuelle - mais souvent fastidieuse - par les gestionnaires de paie. La seconde, elle, consiste à sa prise en charge directe par le progiciel ; pour autant que ce dernier soit doté de la fonctionnalité ad hoc...

"On ne doit pas se fier aux seules annonces des éditeurs qui déclarent embarquer une fonctionnalité de rétroactivité dans leurs offres de gestion de la paie. Il faut absolument vérifier que les algorithmes de traitement de la gestion de la rétroactivité prennent en compte les dates d'effet, tout comme les tables de taux ou les données collaborateurs pour permettre par exemple la prise en compte de changement en cours de mois et non seulement au 1er de chaque mois", avertit ainsi Hervé Brunner.

Mais Yves Barouk, consultant expert paie chez Meta4 France de rassurer de son côté : "nous avons décidé d'intégrer dans notre système de paie un principe de rétroactivité permettant de prendre en compte l'évolution d'un certain nombre de règles légales, d'évolution de plafonds ou d'assiettes afin de reconstituer et de recalculer de façon automatisée des éléments de paie d'un ou plusieurs mois à l'autre".

D'abord présente au sein des solutions de paie orientées grands comptes (HR Access, Meta4, SAP...), la fonctionnalité de rétroactivité étend désormais son emprise aux offres du mid-market, et notamment celles proposées par Cegid, Geac - aujourd'hui propriété d'Infor - ou encore Lefebvre Software.

Car les grandes entreprises ne sont plus les seules à être concernées. Les entreprises de moins de 1 000 salariés et celles ayant multiplié les différents types de contrats (CDD, intérimaires...) ou qui souhaitent rationaliser leurs équipes de paie ont aussi pris goût à la présence de cette fonctionnalité en surmontant les différents obstacles techniques ou organisationnels inhérents à sa mise en place.

Un état d'esprit, serein, loin d'être partagé par tous. "L'une des principales difficultés à laquelle nous sommes confrontés en tant qu'éditeur c'est le manque de proactivité du législateur à nous informer plus tôt dans l'année des changements de plafonds pour nous permettre de patcher le plus tôt possible les solutions, mais aussi de rester vigilant  face aux annonces à double détente relatives à l'évolution du cadre réglementaire, comme dans le cas de la TEPA", plaide Yves Barouk.

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