Volvo CE donne un nouvel élan à la gestion de ses processus achats Amélioration du cash flow et diminution du risque fournisseur au rendez-vous
Les gains, essentiellement qualitatifs, ont permis de mettre en place un mode de gestion centralisé et unique des achats au sein de Volvo CE. "Désormais, il n'y a plus de risque d'avoir des commandes isolées, éparpillées sur des tableurs ou des fichiers individuels, car elles sont toutes centralisées au niveau d'une base de données unique qui sécurise un maximum le risque fournisseur", se réjouit Patrick Baris.
L'objectif atteint par le constructeur se retrouve également en termes comptable, avec une amélioration sensible du cash flow, une meilleure vision des provisions effectuées tous les mois, ainsi qu'une harmonisation des règles d'achats et de crédit fournisseurs pour s'assurer d'être en légalité par rapport à la Loi de Modernisation de l'Economie, imposant de ne pas dépasser le seuil fatidique des 60 jours.
"En termes de gain de production, la mise en place de la dématérialisation du processus achat a permis de gagner du temps en arrêtant de manipuler des factures papier, de perdre de l'espace de stockage, mais en permettant également de rationaliser le fichier fournisseurs qui est passé de 1 000 à 800 références", explique le directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne au sein de Volvo CE.
"Il n'est plus nécessaire de changer à la main le statut d'une facture fournisseur et le suivi de l'évolution d'un litige est automatisé" (Patrick Baris - Directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne)
Les deux solutions BasWare, entièrement internalisées et accessibles via l'intranet des achats de Volvo CE, se montrent par ailleurs particulièrement souples d'utilisation. Les utilisateurs semblent apprécier la convivialité de l'interface et sa facilité de prise en main.
En termes fonctionnel, la solution apparaît également répondre parfaitement aux besoins de Volvo CE. Sachant que pour l'heure, il n'est pas prévu d'évolutions particulières si ce n'est de simples ajustements mineurs en termes de paramétrages.
"Les utilisateurs se sont rendus compte qu'avec cet outil centralisé de gestion des achats, ils n'avaient plus besoin de gérer à la main le changement de statut d'une facture fournisseur et le suivi de l'évolution d'un litige relatif à une facture, ce qui a permis d'optimiser le temps alloué à d'autres tâches administratives ou à plus forte valeur ajoutée", avance Patrick Baris.
Afin de scanner avec précision les gains financiers qui ont été dégagés, Volvo CE compte toutefois mettre prochainement en place des indicateurs de retour sur investissement. Mais pas avant que les procédures de gestion des achats n'aient été revues. Comment ? Par le biais d'un chantier - cette fois-ci exclusivement lié au contrôle de gestion et à l'organisation - qui doit redéfinir les prérogatives et méthodes de travail des collaborateurs. Lancé d'ici la fin de l'année, il pourrait bien se révéler cependant plus ardu que son homologue informatique.