Comment l'EFS a migré d'un ERP SAP à l'autre
Aidé par HCL Axon et KPF, l'Etablissement Français du Sang a pu réussir sa migration iso-fonctionnelle d'un SAP R/3 Enterprise 4.7 à l'ECC 6 en 3 mois. La phase d'étude en amont a été capitale.
L'Etablissement Français du Sang (EFS) a le monopole de la transfusion sanguine depuis 2000. Cette structure publique assure la sécurité de la chaîne transfusionnelle, du donneur au receveur. Depuis sa création, elle utilise des solutions SAP, qu'elle a progressivement déployées : module finance, puis RH, puis Achats & Logistique, et Maintenance. 1 200 utilisateurs repartis dans 17 établissements régionaux et les services centraux se servent de cette suite SAP, alors SAP R/3 Enterprise 4.7. L'EFS s'appuie sur son centre de compétence SAP interne composé de 10 personnes pour assurer l'exploitation et la maintenance de l'application.
Une aide pour la migration iso-fonctionnelle
Mi 2009, une migration vers la suite SAP ECC6 est décidée. Plusieurs raisons motivent ce choix : "la fin du support de la version actuelle annoncée pour 2013, et nos futurs projets qui demandent un environnement SAP plus à jour au niveau logiciel", explique Phuong Vo Vinh, chef du projet migration chez l'EFS. Parmi ces projets, par exemple, la mise en place d'un portail pour gérer les frais des missions. Possible dans SAP ECC6 Enhancement Package 4 mais pas dans SAP R/3 Enterprise 4.7. Dans un premier temps, il est néanmoins décidé que la migration sera iso-fonctionnelle. D'autres modules pourront ensuite être activés.
"KPF est intervenu pour les mises à jour de SAP, de la base de données, les tâches de pré et post migration..."
L'équipe EFS dédiée au système SAP est polyvalente (développement, support etc ). En outre, SAP propose, via son site Marketplace, la documentation nécessaire pour réussir la migration ; pour autant l'EFS souhaite être épaulé par des sociétés ayant déjà l'expérience de ces migrations.
Analyse d'impact en amont
Pour la phase d'étude en amont, d'analyse d'impact et de "sizing", la SSII HCL Axon a été choisie pour accompagner l'EFS dans cette tâche. Elle analyse les sources et les différents programmes utilisés afin de cerner les codes à modifier et assurer ainsi le bon déroulement de la mise à jour de l'ERP. La migration doit être transparente pour l'utilisateur. Fin 2009, cette phase était terminée.
La date du mercredi 13 mai 2010 est alors retenue pour le grand saut. Le pont de l'ascension donne plus de jours qu'il n'en faut à la migration. Trois prestataires sont consultés pour assurer la transition, mais KPF est celui dont la proposition technique et tarifaire obtient le meilleur score selon la grille d'évaluation de l'EFS. "Les consultants KPF sont intervenus pour les mises à jour de SAP, de la base de données, les tâches de pré et post migration... "Nous avons pris en charge l'adaptation du standard SAP et des programmes spécifiques et les tests de non régression", précise Phuong Vo Vinh.
"La clé de la réussite a essentiellement résidé dans le travail en amont : il a fallu bien anticiper."
Week-end fatidique et continuité du service
Afin de garantir la continuité de services sur le système de production, l'EFS a opté pour une migration progressive : le serveur de développement est copié afin de conserver la version SAP R/3 Enterprise 4.7 en plus de celle ECC6. Les programmes peuvent ainsi être testés, et le développement depuis l'ancienne version est toujours possible. Puis, les systèmes ont été migrés progressivement : serveur de développement, puis serveur qualité et enfin les serveurs de production. La base de données Oracle a aussi dû être mise à jour (de la version 9 à 10). "Nous avons démarré le projet début mars et terminé la migration des serveurs de production mi mai, ce qui a été relativement rapide", estime Phuong Vo Vinh.
Le week-end fatidique, tout se déroule comme prévu : KPF termine son travail le samedi, ce qui laisse le temps à l'équipe d'EFS de tout vérifier le dimanche.
Inévitables bugs
Les inévitables bugs se comptent sur les doigts de la main : le front end de certains utilisateurs reposait sur une version trop ancienne du SAP GUI, leur empêchant d'accéder au système, certaines transactions doivent être effectuées différemment pour ne pas être trop lentes, et un index de table a été re-créé pour optimiser les performances d'une transaction. Quelques manipulations rapides permettent de résoudre ces problèmes qui s'étalent sur une semaine et ont concerné une poignée d'utilisateurs. "La clé de la réussite a essentiellement résidé dans le travail en amont : il a fallu bien anticiper et bien se faire accompagner", résume Phuong Vo Vinh.