Manutan fait la chasse aux factures impayées avec du SaaS
Le spécialiste de la vente à distance de matériels de manutention a mis en place une solution SaaS de recouvrement des factures clients. Le coût de fonctionnement annuel ne dépasse pas les 6 000 euros.
Le groupe Manutan (488,6 millions d'euros de chiffre d'affaires en 2009) s'est lancé courant 2008 dans un projet d'amélioration de la gestion des encours clients et de pilotage automatisé des opérations de relance.
Car si jusqu'à présent la gestion des relances des factures impayées était effectuée de façon manuelle via l'ERP, le poids d'un portefeuille permanent de 150 000 factures a fini par décider l'entreprise familiale à se doter d'un nouvel outil spécialisé.
"Avant la mise en place de notre nouveau logiciel, la gestion des relances s'effectuait exclusivement par le biais de notre ERP Mercure fournit par Bull, baptisé Tolas, qui a fini par montrer ses limites compte tenu de l'accroissement de la volumétrie du nombre de courriers de relance à gérer", explique Odile Schmutz, directrice administrative et financière Europe du Sud chez Manutan.
Pour mettre un terme à cette gestion non automatisée des courriers de relance et améliorer leur suivi - sur tableaux Excel jusqu'alors -, la société échafaude alors un planning projet bien précis. A commencer fin 2008 par la phase de choix de solution.
"Nous avons pris du retard sur les interfaces d'éditions de courriers sortants liées aux serveurs de fax et matrices d'éditions des courriers" (Odile Schmutz - Manutan)
Se retrouvant rapidement avec une short list de trois solutions, Manutan décide alors d'écarter les solutions on-premise pour orienter son choix vers une solution 100% SaaS, Sidetrade. Un choix d'autant plus logique pour elle que l'éditeur dispose déjà de nombreuses références clients proches de son cœur de métier.
Appréciée par ses qualités d'adéquation au besoin fonctionnel et faisant montre d'une bonne capacité d'évolutivité, Sidetrade Network séduit également Manutan par la transparence et la simplicité de son modèle économique.
L'entreprise se lance alors dans une étape d'analyse fonctionnelle de janvier à mars 2009, laquelle sera suivie en avril d'une phase de mise en œuvre technique qui n'aura d'ailleurs pas été sans poser quelques petits soucis.
"Nous nous sommes heurtés à quelques problèmes techniques liés aux communications de fichiers et avons pris un peu de retard sur les interfaces d'éditions de courriers sortants liées aux serveurs de fax ainsi qu'aux matrices d'éditions des courriers", pointe cependant du doigt Rose-Marie Guarrato, credit manager chez Manutan.
Une fois les difficultés résolues, la mise en production de la solution de gestion des relances a pu ainsi être effectuée en mai 2009. Pour mener à bien son projet, Manutan a fait appel à plusieurs ressources. En interne tout d'abord avec un chef de projet métier épaulé par plusieurs experts métiers (contentieux, comptabilité, finances...) ainsi qu'un spécialiste télécoms. Mais aussi en externe, avec l'appui de l'éditeur et d'un de ses chefs de projets, d'un formateur et d'une équipe technique.
Aujourd'hui, Sidetrade Network est appréciée par sa quinzaine d'utilisateurs pour ses nombreuses qualités dont le suivi centralisé des actions de relance en cours, un balayage complet de la balance clients sur gros volumes ou encore sa fonctionnalité de lissage des relances en fonction des ressources disponibles.
"Sidetrade a permis d'améliorer la productivité de l'entreprise aussi bien en France que dans ses filiales, en particulier en Espagne et en Italie, et les collaborateurs se sont dans l'ensemble très bien appropriés la solution", se félicite Odile Schmutz.
Pour autant, des améliorations bienvenues restent attendues par la société qui espère pouvoir en bénéficier rapidement, comme un interfaçage avec son système de gestion des absences ainsi qu'un système de requetage standard amélioré côté administrateur.
| Source : Manutan | |
| Organisme | Manutan |
| Solution retenue | Sidetrade Network (Sidetrade) |
| Début du projet | Courant 2008 |
| Implémentation | Mai 2009 |
| Coût | 70 000 euros (étude, besoins fonctionnels, phase projet, tests et formation). Coût de fonctionnement de 6 000 euros par mois pour toute l'Europe du Sud. |