Google Forms vs Microsoft Forms : le match des éditeurs de formulaires

Les deux géants du travail collaboratif proposent des outils de création de formulaires en ligne simples et puissants. Les différences portent avant tout sur les possibilités de collaboration et de personnalisation. Explications.

Enquête de satisfaction client, sondage interne, inscription à un événement, jeu concours, quiz, test d'auto-évaluation, entretien de fin d'année… Les occasions de créer des formulaires en ligne ne manquent pas. Il en va de même des éditeurs qui se sont positionnés sur ce créneau.

A côté des spécialistes comme SurveyMonkey, Jotform, Forms.app, Typeform ou SurveyLegend, Microsoft et Google profitent pleinement de l'intégration de leur outil de création de formulaire en ligne à leur suite collaborative. Tout abonné à Microsoft 365 ou Google Workspace bénéficie nativement de Microsoft Forms et Google Forms et les réponses sont compilées automatiquement dans leurs tableurs respectifs, Excel et Google Sheets.

Proposées en essai gratuit ou en version payante enrichie d'options, ces deux générateurs de formulaires offrent sensiblement la même couverture fonctionnelle avec la possibilité de poser des questions à cocher, à choix multiple ou à compléter. La différence s'établit avant tout sur leurs positionnements respectifs, Google capitalise sur l'approche collaborative de sa solution et la sobriété de son interface tandis que Microsoft joue la carte de la personnalisation et de l'apport de l'intelligence artificielle.

Rappelons que les deux éditeurs sont de nationalité américaine donc soumis au principe d'extraterritorialité de la juridiction de leur pays. Avec le Patriot Act ou le Cloud Act, une agence gouvernementale peut exiger, dans le cadre d'une enquête judicaire, d'accéder aux données personnelles de citoyens européens, y compris si celles-ci sont hébergées hors des Etats-Unis.

Google Forms pour la collaboration

Module de la suite collaborative Workspace, Google Forms est uniquement disponible pour le web, sans application dédiée. Il permet de créer très simplement un formulaire en ligne pour lancer un sondage, une enquête ou collecter des avis utilisateurs. Fidèle à l'esprit Google, l'interface est intuitive et sobre, masquant la complexité sous-jacente. Alors que Workspace revendique plus de 1,8 milliard d'utilisateurs, l'interface semblera familière au plus grand nombre. Le taux de réponses obtenu par un Google Forms pourrait être ainsi plus élevé que celui de Microsoft Forms.

Jouant la carte de la collaboration, Google Forms permet d'inviter des collègues à venir travailler à la coédition du formulaire en ligne. Ils peuvent déposer des commentaires et suivre les modifications jusqu'à la mouture définitive. Microsoft Forms n'autorise cette dimension collaborative que dans sa version payante. Pour ne pas partir de zéro, Google Forms permet d'importer des questions issues de formulaires précédents. Classiquement, le gestionnaire propose des réponses à choix multiples, des cases à cocher ou une liste déroulante.

Plus originale, l'échelle linéaire permet au répondant d'indiquer une préférence sur une échelle, de 1 à 10, par exemple. Ce qui permet de mesurer finement le niveau de satisfaction d'un client ou d'un collaborateur. L'affichage peut aussi se faire en mode grille (grille à choix multiples ou grille de cases à cocher) en ajoutant autant de colonnes que l'on souhaite. Pour éviter les doublons dans les réponses, Google Forms peut exiger que le répondant s'identifie au préalable.

Comme Microsoft Forms, Google Forms adopte une logique conditionnelle qui permet aux répondants accéder à certaines sections du formulaire en fonction des réponses qu'ils ont préalablement fournies. Seuls les clients se déclarant insatisfaits d'un service se verront ainsi poser certaines questions additionnelles. Google Forms peut manipuler autant de données que Google Sheets, soit l'équivalent de 2 millions de cellules.

Sur le plan esthétique, les possibilités de personnalisation restent pauvres. Pas de thèmes ou de modèles prédéfinis, le gestionnaire permet seulement de jouer sur la police de caractère et la couleur de l'arrière-plan ou d'importer des images et des vidéos depuis son ordinateur, une URL ou l'écosystème Google (Photos, Drive, Images, YouTube).

Pas de code QR comme pour Microsoft Forms, les modalités de diffusion du formulaire se limitent à l'envoi d'un lien. La restitution des résultats se fait sous forme de graphiques ou bien en exportant les données recueillies dans un tableau de bord ou le tableur Google Sheets. Depuis le 1^er mars 2022, il est possible d'intégrer les résultats sous forme de graphiques éditables dans un document Google Docs, une présentation Google Slides ou un dessin Google Drawings.

L'export via un outil tiers, comme un CRM, par l'intermédiaire d'un fichier .CSV ou d'une API reste, lui, complexe. En revanche, Google Forms permet de traiter les réponses en temps réel. Ce qui peut être utile pour connaître au fil de l'eau le nombre de participants à un événement. Depuis le 1^er août, un administrateur peut, depuis sa console, bloquer temporairement la création ou la modification d'un formulaire ou les réponses apportés à ce dernier.

Microsoft Forms, pour la personnalisation

Outil bureautique de la suite Microsoft 365, Microsoft Forms permet de créer facilement des formulaires, des enquêtes et des sondages personnalisés. Il se présente sous forme d'une application web ou, depuis peu, d'une application Windows à télécharger sur le Microsoft Store. La version gratuite est limitée à cent questions.

A la différence de Google, l'éditeur américain propose d'emblée un grand nombre de modèles et de thèmes selon que le projet est personnel, professionnel ou dans un cadre scolaire. Dans le monde de l'entreprise, on trouvera ainsi un modèle d'enquête sur la satisfaction employé ou un formulaire de demande d'équipement informatique dédié au télétravail.

Microsoft Forms fait appel à l'IA pour accompagner l'utilisateur dans la création et la personnalisation du formulaire. A partir d'un titre, l'assistant proposera, par exemple, un style graphique associé. Un nombre restreint de musiques de fond est aussi disponible. En revanche, il n'est pas possible d'ajouter un visuel par question comme dans Google Forms.  Lancé plus récemment, Microsoft Forms propose une interface répondant davantage aux codes actuels du web.

Sur le fond, le gestionnaire propose différents types de questions à cocher ou à choix multiple ou des systèmes d'évaluation sous forme d'étoiles ou basés sur le Net Promoter Score, un outil qui mesure la probabilité de recommandation d'une marque. Pour une stratégie de marque plus poussée, Microsoft propose une solution dédiée, Dynamics 365 Customer Voice (ex Forms Pro). L'échelle de Likert permet, elle, de mesurer une opinion de façon plus nuancée qu'une simple réponse binaire oui/non. Le répondant indiquera s'il est tout à fait d'accord, d'accord, plutôt d'accord, plutôt pas d'accord, pas d'accord ou pas du tout d'accord avec telle affirmation.

Comme Google Forms, l'éditeur en ligne reprend la logique d'embranchement qui modifie l'ordre des questions en fonction des réponses aux questions précédentes. A tout moment, l'utilisateur peut prévisualiser le résultat au format desktop (ordinateur) ou au format terminal mobile. Les capacités de coédition sont, en revanche, plus limitées, faute d'ajout de commentaires ou d'historique de révision intégré. Il est cependant possible de partager un modèle via un lien qui permettra à son destinataire de le dupliquer.

Le formulaire peut être diffusé en communiquant l'URL ou via un QR code. Microsoft Forms mentionne le temps qu'il faut pour remplir le questionnaire et une éventuelle date limite. Il est aussi possible de restreindre l'accès au formulaire par mot de passe.

	Google Forms	Microsoft Forms
Date de lancement	2008	2016
Application dédiée		X
Modèles et thèmes graphiques		X
Personnalisation par l'IA		X
Possibilités de coédition	X
Système d'évaluation	Echelle linéaire	Echelle de Likert, NPS
Logique d'embranchement	X	X
Résultats temps réel	X
Génération de QR code		X
Version gratuite	X	X
Tarification (HT) par utilisateur et par mois	A partir de 11,50 euros pour le forfait Workspace Business Standard	A partir de 5,60 euros pour le forfait Microsoft 365 Business Basic

 Les réponses sont accessibles en temps réel, au fur et à mesure qu'elles arrivent. Les résultats peuvent ensuite être exportés vers Excel qui offre des capacités d'analyse plus élevées que Google Sheets, avec ses tableaux croisés dynamiques et ses macros qui automatisent certaines tâches, telles que la saisie de données. L'enregistrement au format PDF est également possible.