Dépenses professionnelles, quels sont les risques d'utiliser sa carte personnelle ?
Nombreuses sont les entreprises qui demandent à leurs salariés d'avancer leurs frais professionnels. Pourtant, payer ces dépenses avec une carte personnelle représente plusieurs risques.
Dépenses professionnelles, quels sont les risques d’utiliser sa carte personnelle ?
Déjeuner d’affaires, frais de déplacement ou achat de fournitures, nombreuses sont les entreprises qui demandent à leurs salariés d’avancer leurs frais professionnels. Pourtant, le paiement des dépenses professionnelles avec une carte personnelle représente un risque social, financier et opérationnel.
Les entreprises face au risque social, sociétal et juridique
En France, un salarié avance en moyenne 2 545€ de frais professionnels chaque année. Si ces montants peuvent paraître négligeables pour une entreprise, ils le sont beaucoup moins pour un collaborateur, et ceci est d’autant plus vrai dans un contexte inflationniste.
La loi prévoit l’obligation pour l’employeur de fournir tous les moyens matériels nécessaires à l’exécution de sa mission. Certes, la détermination des moyens dont le salarié a réellement besoin peut donner lieu à discussion notamment devant le juge mais la mise à disposition d’une carte professionnelle peut tout à fait entrer dans la définition de l’obligation de loyauté de l’entreprise vis-à-vis de son collaborateur.
A l’heure où l’expérience collaborateur est un sujet majeur pour l’entreprise, demander à un salarié d’avancer ses frais revient à lui demander d’être une source de trésorerie, et risque de placer le collaborateur en difficulté financière. Or, le code du travail est assez clair sur le fait que la responsabilité de l’employeur pourrait être recherchée si le salarié subit un préjudice causé par le retard intervenu dans le remboursement des sommes dues par celui-ci à l’occasion de l’exécution du contrat de travail. En effet, en cas d’inexécution ou de mauvaise exécution par l’employeur de ses obligations, celui-ci engage sa responsabilité sans qu’il soit nécessaire d’établir une intention de nuire.
La prise en compte du risque financier
Les coûts financiers identifiés reposent sur le fait que l’entreprise voit les bénéfices de certains contrats disparaître. D’un côté, les pourcentages de réduction potentiels accordés lors des négociations par les acheteurs dépendent d’un volume prévisionnel. Le plus souvent, les opérations réalisées avec la carte personnelle des collaborateurs ne sont pas comprises dans ce volume. Et, si le volume n’est pas atteint, alors les conditions favorables à l’entreprise ne pourront être accordées lors de la prochaine renégociation.
D’autre part, les collaborateurs s’affranchissent le plus souvent des recommandations de travailler avec les fournisseurs sous contrat lorsqu’ils doivent avancer leur carte personnelle. Ce qui a une incidence négative sur les contrats négociés sur la base d’un volume d’achats. A la fin de l’année, cela se traduit alternativement par des pénalités financières et/ou la non-atteinte des objectifs déclenchant des remises négociées. C’est ainsi l’ensemble du contrat de l’entreprise qui est impacté.
Quel risque opérationnel pour l’entreprise ?
Dans le cadre de ses opérations quotidiennes, les risques encourus sont de nature diverses et impactent l’ensemble des services, que ce soit les directions financières et son contrôle de gestion, la comptabilité, les ressources humaines, la production entre autres font face au mieux à une perte d’avantages, et au pire à des difficultés à se justifier fiscalement.
Tout d’abord, l’usage de la carte personnelle lors des déplacements présente un risque en matière de sécurité, notamment de ne pas pouvoir bénéficier des assurances négociées dans le cadre de la politique de voyages et éventuellement d’une solution de remplacement rapide.
Ensuite, les notes de frais engendrent une perte de productivité. Il faut en moyenne 30 minutes pour réaliser une note de frais. Ce temps de non-production s’incrémente si les moyens mis à la disposition des salariés ne facilitent pas le rapprochement entre la dépense, la destination de la dépense et la justification de cette dépense.
Enfin, les notes de frais présentent un risque de fraude et un manque de traçabilité. En effet, selon SAP Concur, 20% des salariés présentent des notes de frais non conformes ou frauduleuses, soit en moyenne 5% de revenus perdus pour l’entreprise chaque année. Et, en laissant les collaborateurs avancer leurs frais professionnels, l’entreprise perd en visibilité et en traçabilité. En plus de l’absence de contrôle a priori des dépenses, l’organisation rencontre des difficultés pour analyser chacun des frais, réconcilier les dépenses dans l’ERP et perd également le contrôle et la visibilité sur l’ensemble des dépenses auprès de chaque partenaire.
C’est pourquoi, l’utilisation de cartes corporate apporte aux entreprises un contrôle total pour améliorer la prise de décision, protéger leurs équipes, affiner les politiques et négocier les contrats.