Retailers et distributeurs : dans quelles solutions IT investir pour survivre en temps de crise ?

L'année 2020 a été une transition technologique pour les acteurs du retail, forcée pour certains, renforcée pour d'autres. De nombreux commerçants et entreprises n'ont d'autre choix que de repenser leur modèle économique pour subsister dans ce nouveau paradigme : il leur faut réinventer les modes d'achat, la supply chain mais aussi, entre autres, toute leur infrastructure IT, pour investir dans des solutions qui vont renforcer leur potentiel de survie et espérons-le, de croissance sur le marché.

Les commerçants doivent s’attaquer à de gros chantiers. Les mesures sanitaires, et notamment la distanciation sociale, imposent de repenser la gestion de la chaîne d’approvisionnement (ou supply chain). D’une part pour s’adapter aux nouvelles réglementations mais aussi pour rendre - et maintenir - la production fluide, même à distance. Certaines entreprises ont également vu leur modèle économique complètement bousculé par la déferlante de l’e-commerce. Toute transaction devant dorénavant être réalisée à distance, les marques doivent miser sur la vente de leurs produits online, et s’adapter aux nouvelles habitudes des Français et à l’explosion de la demande ces derniers mois. Cette révolution a entraîné dans son sillage l’augmentation des paiements mobiles.

Cette nouvelle donne rend les clients toujours plus volatiles, ce qui oblige les commerçants à investir rapidement dans de nouvelles solutions IT… Aujourd’hui encore plus que par le passé, les entreprises doivent impérativement investir de manière judicieuse et pérenne si elles veulent surmonter cette situation hors norme et tirer leur épingle du jeu. En cette période de crise, comment garantir que la solution choisie est la plus complète et adaptée tout en étant rentable ?  

Des solutions IT qui font et défont le succès des entreprises

Pour répondre à ces nouvelles contraintes, de nouvelles technologies émergent et les processus évoluent. La facturation électronique (e-invoicing) ou encore l’e-procurement, permettant aux commerces de commander en ligne et d’automatiser auprès de leurs fournisseurs l’achat des produits qu’ils souhaitent mettre dans leurs rayons, ont le vent en poupe. Preuves que les entreprises sont en pleine phase d’optimisation et d’automatisation de leurs processus.

Le cloud, grâce à ses atouts pour le travail et le contrôle à distance, renforce sa pénétration dans l’écosystème IT des retailers, et leur permet d’être plus agiles dans leurs échanges de documents internes. Ces derniers ont désormais les moyens de s’affranchir des serveurs physiques et de favoriser l’agilité au quotidien. A mesure que la connectivité des points de vente décentralisés augmente, les réseaux de communications se globalisent. La fin du RTC et l’arrivée du All-IP, réseau dans lequel toutes les données sont transférées de la même manière et indépendamment de la technologie d'accès ou de transport, offrent aux acteurs du marché l’opportunité de créer plus de convergence entre leurs outils et de faire évoluer leurs modes de travail.

Ces nouvelles tendances du marché et ces contraintes sanitaires, induisant l’optimisation et l’automatisation des processus grâce au digital, sont les fondations-mêmes des nouveaux challenges du secteur de la distribution à moyen et long terme. Tout retailer doit aujourd’hui s’interroger sur sa capacité à anticiper les défaillances de communication pour éviter les interruptions de processus, à assurer la cybersécurité de son entreprise, à traiter efficacement les données de ses clients, en conformité avec les exigences légales, et à effectuer un suivi globalisé de la qualité, de la conformité et des performances des processus métier, et ce quelle que soit la taille de son entreprise. Des défis pour lesquels l’adoption de nouvelles technologies peut se révéler un atout de taille, mais qui n’implique pas que les anciennes technologies disparaissent. S’appuyer sur des solutions hybrides est la clé d’une transformation numérique réussie des acteurs du retail.

De nouvelles solutions pour de nouveaux challenges…

… A court terme

Le premier challenge auquel sont confrontés les commerçants est de garantir un réapprovisionnement optimal des rayons dans la grande distribution pour les mois à venir, sur l’ensemble des enseignes de leur réseau, ce qui peut représenter pour certains des dizaines voire des centaines de points de vente. Assurer ce réapprovisionnement dépend d’une chaîne logistique complexe, allant de la fourniture de matières premières à la distribution en passant par la production de biens. L’évolution de ce système interdépendant ne concerne pas uniquement les problèmes organisationnels et humains au sein de l’entreprise, mais bien l’ensemble des relations avec les tiers : fournisseurs, sous-traitants, distributeurs, consommateurs…

Pour les enseignes, le défi est d’assurer les commandes quotidiennes des centaines de magasins auprès des fournisseurs, ne disposant pas toujours d’EDI, cet outil informatique précieux permettant l'échange de données concernant des transactions. Or, rares sont les commerçants ou primeurs disposant de bureaux. Même lorsqu’ils sont équipés d’un ordinateur, ce dernier est rarement utilisé, et les e-mails peuvent être lus très tardivement car les employés, souvent en mouvement, ne peuvent consacrer qu’une part limitée de leur temps à ces tâches de bureau. L’installation de solutions informatiques complexes semble donc inadaptée à leur situation, sans compter son coût important en ressources : le matériel est cher, les frais de maintenance sont élevés et les formations nécessaires à leur utilisation sont chronophages… Il leur faut trouver des solutions dont l’intégration est simple, ne nécessitant aucun développement, et qui vont permettre d’optimiser les chargements lors des tournées tout en offrant un ROI immédiat, notamment lorsque le chargement concerne des données périssables. Pour cela, les entreprises ont simplement besoin que leurs ordres de commande soient récupérés dans l’ERP de l’entreprise (Progiciel de Gestion Intégré), pour être ensuite convertis et envoyés par mail ou par fax à leurs fournisseurs.

Et les enseignes ont tout à gagner à automatiser le processus de saisie des commandes. Les flux de trésorerie en sont accélérés et les étapes de commande sont mieux gérées. Toujours d’actualité, le fax joue ici encore un rôle central, voire incontournable dans certaines enseignes. Aujourd’hui cette technologie particulièrement efficace pour ces usages fait encore partie intégrante de nombreux processus dans l’entreprise. Il a également l’avantage d’être simple d’utilisation et de pouvoir s’intégrer à presque tous les environnements système. En termes de cybersécurité, il est sûr et immunisé contre les virus. Aujourd’hui, il est possible d’amorcer un virage digital en adoptant le Fax numérique. Celui-ci récupère les ordres de commandes dans un ERP, les convertit et les envoie par mail ou par fax aux fournisseurs, et ce sans nécessiter aucun développement. Cette typologie de solution convertie automatiquement les fax entrants, comme les commandes, en enregistrement EDI, puis les reproduit numériquement grâce à un moteur OCR afin qu’ils puissent ensuite être lus et traités. Ce système est 70% plus économique que les télécopieurs, serveurs et infrastructures de télécopie autonomes.

Cela permet aux vendeurs en ligne de transmettre des commandes à leurs partenaires de manière fiable et sécurisée, directement par fax, sans qu’ils aient besoin de changer leur matériel existant pour les recevoir, conserve les processus de communication existants, et représente une réduction de 80% des coûts comparé à un traitement manuel.

En fonction de la quantité des produits présents en magasin, la mise à jour annuelle de l’ensemble des prix fournisseurs peut mobiliser des employés durant plusieurs semaines, notamment pour les grands commerces, et ce au détriment d’autres missions plus utiles. Pourtant, des solutions d’automatisation des confirmations de commande envoyées par les fournisseurs existent et permettent aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent.

Grâce à ces solutions, chaque commande passée auprès d’un fournisseur est envoyée sous forme d’e-mail interactif dans lequel le fournisseur peut confirmer la commande en un clic, sans devoir se connecter au moindre portail. Ainsi, les commerçants reçoivent plus de confirmations de commande, le travail de saisie manuelle est réduit et le suivi est davantage automatisé. Les prix sont affichés dans un portail dédié et sont automatiquement mis à jour dans les systèmes clients. Des relances ciblées peuvent également être effectuées si la base n’est pas remplie par certains fournisseurs, et ce sans aucun traitement manuel.

Conjuguer technologies anciennes et nouvelles… Ce mix IT permet aux commerçants de se doter de solutions IT adaptées à la réalité de leur marché et de leurs tiers, à un tarif très abordable. Ces solutions permettent d’automatiser leurs processus pendant cette crise, mais aussi à sa sortie, et ce sans avoir à investir dans du nouveau matériel qui ne risque plus d’être utilisé par la suite ou de devenir obsolète.

… A long terme

Dans le contexte économique actuel, les enseignes devront réaliser des économies structurelles dans leurs processus informatiques. Elles devront choisir les bonnes solutions IT pour s’assurer de la bonne communication entre toutes les parties prenantes de la chaîne de production, et éviter les interruptions de processus, tout en assurant le suivi globalisé de leurs processus métiers ainsi que la protection des données.

Pour les grandes enseignes, des solutions certifiées d’envoi de message électroniques directement depuis un logiciel SAP (logiciel contenant des solutions complètes et couvrant la majorité des exigences d'affaires, que ce soit en matière de finances, de ressources humaines ou de commerce électronique) vers l’ensemble d’un réseau de magasins simplifient les échanges à l’international. Ainsi, toutes les enseignes, qu’importe leur localisation, peuvent être reliées entre elles et disposer d’un moyen de communication dédié. Les documents sont envoyés directement par fax et par mail, et ce à un nombre illimité de destinataires, via un prestataire IT certifié. Celui-ci se connecte directement au système SAP de l’enseigne et permet aux documents d’être transmis simplement par une connexion IP. par Eliminant les coûts de serveur fax et logiciel, l’activation rapide sans serveur de fax permet un ROI immédiat et assure la sécurité de toutes les données en transit.

Pour assurer l’envoi des bons de commande, factures, suivi de colis… le SMS permet un contact privilégié. Grâce à des solutions dédiées, il est possible d’envoyer et de prioriser l’envoi de messages en masse, de gérer les retours clients, comme le SMS Chat ou le Stop SMS par exemple. L’entreprise obtient ainsi rapidement un retour de l’utilisateur. Ne requérant aucun développement, le SMS reste le meilleur vecteur de communication, de par son excellent taux de livraison dans tous les pays.

Si le Fax, le SMS et l’email résistent dans l’écosystème du Retail, les messages passant par ces canaux transitent, depuis la fin du RTC notamment, via un réseau All-IP. Ils sont donc sujets à de potentielles cyberattaques. Faire le choix d’utiliser ce type de technologie induit de s'appuyer sur un fournisseur fiable, faisant de la cybersécurité de ses solutions une priorité.  En effet, la recrudescence des cyberattaques représente des risques non négligeables pour les entreprises. Une protection de messagerie efficace réduit drastiquement les intrusions, et surtout les demandes de rançoning pouvant atteindre parfois plusieurs milliers d’euros.

Lorsqu’une société cherche à se prémunir des cyberattaques, elle doit essayer de se doter d’un maximum de solutions évoquées précédemment, tout en assurant la sécurité de chaque canal de communication utilisé, sans oublier d’être en totale conformité avec le RGPD et les nouvelles lois et réglementations en matière de cybersécurité. L’existence de plateformes dédiées offre un accès simple à des solutions de cybersécurité aux niveaux de protection variés (antivirus, anti-spam, anti-phishing, sandboxing, fraude au président, post-delivery…) et proposent des services complémentaires d’encryption et d’archivage pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de travailler quelles que soient les potentielles menaces.

L’avantage des acteurs européens

Les acteurs présents en Europe sont au cœur de nouvelles réformes, et garantissent la mise en conformité des entreprises avec les règles de protection des données (RGPD). Aujourd’hui, les entreprises qui ne respecteraient pas les prérequis pour la protection des données encourent une amende dont le montant peut atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaire de l’entreprise, le montant le plus élevé étant celui qui fait référence. Les sommes peuvent donc être très conséquentes !

L’annonce du Cybersecurity Act, un dispositif européen uniformisé de certification en matière de cybersécurité, entraîne une réduction substantielle des coûts pesant sur les entreprises afin de s’équiper et de sécuriser leurs outils, et permet aux acteurs du retail de réduire leur budget IT tout en profitant de services les plus adaptés pour leur marché.

Les détaillants européens dont les données sont hébergées ou transitent par les Etats-Unis peuvent opter pour des services de fournisseurs de datacenters, présents en Europe, dont le siège est situé sur ce même continent et qui n’utilisent pas de fournisseurs de cloud américains. Certes, ces acteurs sont parfois moins connus, mais ils sont tout aussi efficaces, et surtout, de facto, soumis à une juridiction europénne. Ils proposent généralement un large panel de solutions IT adaptées au marché du retail en plus d’assurer leur sécurité. Y avoir recours assure que la protection des données personnelles respecte les directives du RGPD.

Au fait des dernières évolutions et des services proposés, les acteurs européens fournissent, à l’échelle internationale, des services de sécurité parmi les plus fiables du marché, et ce à des tarifs plus que compétitifs. L’ensemble des solutions européennes est hébergé en SaaS, sur serveurs européens. Les coûts d’infrastructure et de maintenance en sont ainsi réduits. En se tournant vers ces solutions européennes, les acteurs présents sur le Vieux Continent assureront le bon fonctionnement de leurs processus IT sur le long terme, un investissement judicieux de par le caractère évolutif des solutions choisies ainsi qu’une optimisation de leurs finances et de leur activité.